Zakres spraw. Kolejność tworzenia

Wszystkie dokumenty po ich wykonaniu musi być zgrupowane w tej sprawie. Określenie „biznes”, zgodnie z GOST 51141-98 należy rozumieć jeden dokument lub zbiór dokumentów, które odnoszą się do konkretnego kierunku organizacji i umieszczone w folderze pod oddzielną pokrywą. Dla poprawnego tworzenia, przechowywania i rejestrowania przypadków w każdej organizacji musi rocznie (z uwzględnieniem zmian w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym) składowych Spraw Scalonej, która jest niezbędna do szybkiego wyszukiwania dokumentów.

Podczas formowania sprawami dowolnych jednostek należy kierować się wymaganiami jednolitego państwowego systemu ewidencji. Główne postanowienia określone są w GOST 51141-98, głównych dokumentów Departamentu archiwach rządu rosyjskiego, wytyczne archiwizowania organów wykazy materiałów dokumentalnych. Konieczne jest, aby przestrzegać warunków przechowywania dokumentów i plików. Jeśli organizacja o złożonej strukturze i wielu funkcji w każdym dziale i całej organizacji stosuje jednolite zasady organizowania dokumentów, tworzenia i przypadków indeksowania. Dlatego pracownicy Departamentu Spraw Nomenklatura, jakość usług, każda inna jednostka strukturalna lub organizacja powinna być utworzona z uwzględnieniem wymagań dokumentów normatywnych.

Na pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie problemów i rodzaje dokumentów, które muszą obejmować jednostki Nomenklatura lub organizacja przypadki. Powinniśmy postępować z koniecznością pokrycia całej kwoty dokumentacji, jak tworzyć i odbierać. Po pojawieniu się nowych pytań nie objętych nomenklaturą, konieczne jest, aby dodatki. Sprawy Formularz nomenklatura powinna umożliwić terminowe aktualizowanie go. Dlatego podczas indeksowania Sprawy powinny zapewnić możliwość nowych indeksów i nie zastąpi wcześniej przypisane indeksy już uformowanych przypadki. Przechodząc niedokończony biznes przeniesione na następny rok z zakresu zachowania oryginalnego numeru.

Tytuł każdym przypadku muszą być jasne i w pełni ujawnione skład sprawy i treść dokumentów, które są umieszczone w tym folderze. W folderze musi być określony indeks i trwałość obudowy. Konsolidacja przypadkach przeprowadzana jest na podstawie nominalnego, na przykład, zamówienia, protokoły, instrukcje i tak dalej. Obudowy mogą być konfigurowane w, na przykład, zgodność z pewną reporter korespondencji dla dostarczania surowców korespondencji z reporterami, połączone na podstawie terytorialnych, i tak dalej.

Kiedy dokumenty grupowania należy zwrócić uwagę na warunki ich przechowywania. nie mogą być łączone w jedną dokumentów przypadku czasowego i stałego przechowywania lub różnych okresach przechowywania. Niedopuszczalne jest, aby uwzględnić w projekcie umowy, nieistotne dokumenty lub opcje kopiuje mnożyć. W tworzeniu rzeczy należy sprawdzić w obecności wszystkich dokumentów i podpisów prawidłowego rozliczenia.

Sprawy indeksujące i kolejność powinna być wykonana w kolejności ważności. Pierwszy przedstawia najważniejsze dokumenty (zamówienia, wykonawczych lub innych dokumentów administracyjnych). Nomenklatura spraw powinno zawierać indeksów i nagłówki Spraw, warunki przechowywania, ewakuacja zamówienie. Zakres przypadków zatwierdzonych przez ustalonego porządku w organizacji i uzgodnionych z oficerem Archiwum Państwowego w regionie. Pod koniec roku w nomenklaturze wydał ostateczny zapis pokazujący liczbę przypadków, które zostały otwarte w ciągu roku w każdej kategorii. Złożenie przypadków trwałej archiwizacji lub usuwania tymczasowych przypadkach przechowywania (w terminie zapadalności) jest prowadzone zgodnie z ustalonym przez Instrukcji o pracy biurowej- prawa organizacji.