Co jest dokumentem elektronicznym?

Poziom komputeryzacji dzisiaj domaga się przejścia do „elektronicznego” dla biura. Jest on oparty na dokumencie elektronicznym, który w przeciwieństwie do tradycyjnego, charakteryzującego się szereg nowych właściwości i cech. Jak dotąd, jedna definicja tego zjawiska nie istnieje w prawie, ani w świecie naukowym Rosji.

Pojęcie „dokumentu elektronicznego” pojawiła się już w 1970 roku. Więc zaczął być nazywany „dokumenty do odczytu maszynowego.” Ich osobliwością jest to, że muszą one być tworzone za pomocą techniki komputerowej i nadawać się do przetwarzania komputerowego. W tym przypadku wymagane dane są ściśle zgodnie z procedurą ustaloną dla wszystkich dokumentów.

dokument elektroniczny – jest przedmiotem informacji, składający się z dwóch obowiązkowych części: 1) dane (nazwisko, informacje o autorze, czasu, miejsca pochodzenia, etc.) i elektronicznym podpisem cyfrowym; 2), główną część zawartości obejmującej tekście informacje graficzne i numeryczne przetwarzane jako jednostka.

Dokument elektroniczny musi być podpisany przez kwalifikowany podpis elektroniczny, co odpowiednik papieru podpisanego przez jego własną ręką. Informacje są prezentowane w nim w formie elektronicznej (formularz). Dane Sensing wykorzystujące komputery mogą przekazywać informacje w sieciach telekomunikacyjnych, proces – w systemach informacyjnych. W razie potrzeby, dokument może przyjąć formę wyświetlania na ekranie i na papierze.

dokument elektroniczny – cykl życia elektronicznych dokumentów w przedsiębiorstwie (organizacja, firma), aby je otrzymać, należy zmienić status (zatwierdzony, przekazanego w, znak, zamknięte, itd.) do odwołania archiwum. Taki dokument jest czasem określane jako «» przepływu pracy, który charakteryzuje przepływ dokumentów w postaci pojedynczego strumienia poszczególnych prac w ramach określonego procesu biznesowego. Cały system zarządzania dokumentem elektronicznym zawiera oprogramowanie, które trzeba zorganizować i utrzymać ten rodzaj cyklu życia dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów i oparte na nim mają kilka zalet w stosunku do tradycyjnych. Umożliwiają one personelu organizacji kontrolować nie tylko swój własny obszar pracy, ale cały proces. Użyj archiwum elektronicznego jest znacznie wygodniejsze niż papier. , Skracając czas do upływu jego koordynację i realizację dokumentu można znaleźć w ciągu kilku minut. W ogólności, jest bardziej ekonomiczny niż papier. Jest sporo oprogramowania elektronicznego zarządzania dokumentami ( „Motive”, „E1 Eufrat”, „DocsVision”, „1C: Dokument”. I innych).

Obecnie jest Shade zagranicznych doświadczenie regulacji stosunków w dziedzinie dokumentów elektronicznych w kategoriach prawnych. W Rosji problem regulacji tych stosunków nie otrzymała decyzje legislacyjne, choć starano przyjęcie ustawy (2005). Przyjęcie przepisów dotyczących tego rodzaju papierze – jeden z najważniejszych kierunków regulacji prawnej.