578 Shares 9635 views

Dokumenty dotyczące personelu, ich typów. Jakie są zlecenia na pracowników?

Niezależnie od rodzaju działalności, każda organizacja pracy z ludźmi. Rejestracja prawny pracowników jest wymagane na wszystkich etapach stosunku pracy. Struktura dokumentów personalnych utworzonych w tych przypadkach obejmuje wiele różnego rodzaju przepisów dotyczących papierów wartościowych i danych osobowych.


Pracodawca jest zobowiązany nie tylko do prawidłowego utrzymania dokumenty dla personelu rachunkowości, ale również do zorganizowania ich przechowywanie i archiwizację oraz, w razie potrzeby, zniszczenie. Wszystkie te działania muszą być zgodne z normami ustawodawstwa.

Jakie są składniki dokumentów kadrowych

Wszystkie etapy przepływu pracowników powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich papierów. Struktura dokumentów dotyczących pracowników, odzwierciedlających przepływ pracowników, obejmuje następujące elementy:

  • dokumenty odnoszące się do poszukiwania i rekrutacji;
  • dokumenty odzwierciedlające obecne działania pracowników;
  • Przepisy regulujące proces pracy i stosunki międzyludzkie;
  • różne zlecenia na personel, jak opublikowane w sposób ogólny, a znormalizowane;
  • dokumenty włącznie z informacji osobowych pracowników;
  • Archiwalne dokumenty dotyczące personelu;
  • dokumenty osobiste rachunkowości i profili;
  • inne rodzaje dokumentów personalnych.

Zasady rejestracji dokumentów na pracowników

Personel personel i usługi sekretarskie firmy muszą pamiętać, aby zaprojektować dokumentów osobistych, zgodnie z wymogami prawa. Zasady określone w przepisach przedsiębiorstwa, nie mogą być sprzeczne z instrukcjami przełożonych.

Prawidłowe wykonanie dokumentów dotyczących personelu spółki wskazane w odpowiednich instrukcji. W nim, z przykładami i referencje powinny obejmować wszystkie niuanse ustalenia w sprawie pracy na papierze z pracownikami. Rozporządzenie to zostało wydane i zatwierdzone przez kierownictwo organizacji i jest zawarta na czas nieokreślony.

Poszczególne dokumenty mogą być wydawane zarówno elektronicznej, w formie papierowej. Jeśli tekst jest napisany ręcznie, konieczne jest monitorowanie poprawności pisma i nie próbować dokonać skreśleń. Wszelkie skorygować błąd musi być potwierdzony pechtyu organizację i poświadczone podpisem głowy.

personel dokumentów księgowych często są tajne, ponieważ zawierają one prawnie chronione dane osobowe. Pracować ściśle ograniczonej liczby specjalistów pozwoliło im.

Zamówienia dla personelu

Pracownicy serwisu dokumenty są dwa rodzaje zleceń:

  • Zamówienia przedsiębiorstwa na podstawowej działalności, ale związane z pracy pracowników;
  • Zamówienia dla składu osobowego spółki.

Różnią się one w drodze rejestracji, procedur zatwierdzenia, podpisania i publikacji. Ponadto, ze zlecenia osobiste częściej pracują pracownicy działu personalnego. Tam i przechowywane oddzielnie od innych dokumentów. Zamówienia te stanowią część dokumentów dotyczących personelu organizacji.

Większość osobistych zleceń znormalizowanej formie. Użyteczność takich form implikuje ich jedności dla firmy. Jednak obowiązkowe stosowanie standardowych formularzy przepisywany wyłącznie agencje rządowe i organizacje budżetowe. Przedsiębiorcy z jakiejkolwiek formy własności nie może stosować się do tych zasad.

Wśród najczęściej spotykane zamówień osobistych, jak następuje:

  • Zlecenia dotyczące zatrudniania i zwalniania:
  • rozkazy dla przemieszczania i przekazywania;
  • Zlecenia podróży;
  • Zamówienia dla wszystkich rodzajów wakacje ;
  • przepisy dotyczące certyfikacji, edukacja i szkolenia, i tak dalej. d.

Każde zamówienie na pracowników podane do wiadomości pracownika, do którego się odnosi. Jeśli z jakiegokolwiek powodu pracownik nie podpisze dokumentu, to jest sporządzane.

Wszystkie zamówienia osobowe muszą przejść obowiązkową rejestrację w specjalnym rejestrze. W tym przypadku są one przypisany numer, który pokazuje, że wprowadzane na koncie, a ich realizacja jest monitorowana. Kopia aby koniecznie złożonym w sferze prywatnej, oryginalny dokument jest przechowywany oddzielnie przez rok, a potem albo wysłane do archiwum lub zniszczone.

Dokumenty kadrowe Company

W każdej organizacji, w zależności od formy własności i innych cech, stworzy szereg dokumentów dotyczących personelu przedsiębiorstwa. Lista musi być wniesiona w instrukcjach administracji HR.

Najczęściej jest to:

  • zatrudnienia;
  • wykaz stanowisk;
  • pracować książek i puste formy zapisu o pracę;
  • kopie dokumentów osobistych pracowników;
  • dokumenty osobiste księgowości i ewidencji pracowników;
  • urzędnicy i inni pracownicy fizyczni oraz umów o pracę;
  • rozkazy i instrukcje odnoszące się do pracowników Spółki na działalności podstawowej;
  • Dokumenty Komisję certyfikacji;
  • kierunki i inne dokumenty dotyczące szkolenia i rozwoju zawodowego;
  • dokumenty dotyczące wakacji, podróży służbowych i transferów;
  • różne zleceń lub dyspozycji przez personel;
  • notatki, sprawozdania i oficjalne noty od pracowników, i tak dalej. d.

Każda firma, niezależnie określa żądane rodzaje dokumentów dotyczących personelu oraz sposób ich tworzenia i zapisywania.

Dokonywanie biznesowe Osobiste

Najważniejszą i kompletne informacje na temat pracownika weszła w sferze prywatnej. Dokumenty i cechy ich nabycia są określane przez każdą organizację niezależnie i mieć pewność, aby zarejestrować się w dokumencie normatywnym. Można zaszyć akcje zarówno w przód jak i w odwrotnej kolejności, lub tworzyć grupy.

Pliki osobowe mogą być przeprowadzane zarówno na większości ludzi w organizacji, a wyłącznie na głowach i czołowych specjalistów. W praktyce jednak większość organizacji wolą mieć komplet dokumentów i innych informacji na temat każdego pracownika, niezależnie od jego położenia i statusu.

Kategorie dokumentów i kopie mają być przechowywane w aktach osobowych pracownika:

  • profil osobisty lub lista służyć konsolidacji podstawowe informacje biograficzne;
  • kopie dokumentów tożsamości i wspomagająca edukację i kwalifikacji, – paszportu, dyplomów, certyfikatów i licencji;
  • Kopia historii zatrudnienia;
  • Wniosek o dopuszczenie, transferu i innych;
  • kopie wszystkich zamówień dla pracownika;
  • kopia umowy o pracę;
  • inne dokumenty osobiste.

Dla każdego pracownika uruchomić osobny folder, który złożył wyżej wymienionych dokumentów i ich kopii. Przechowywane pliki osobiste oddzielić od innych dokumentów personalnych. Zawierają one dane osobowe, a zatem nie powinny być dostępne dla osób niepowołanych.

karta osobista: jak stosować?

Unified pracownik osobista karta jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od własności. Jest to podstawowy dokument przeznaczony do konta dla pracowników organizacji.

karta osobista zawiera wszystkie podstawowe informacje na temat pracownika. Wypełnij go zwykle ręcznie, ale dopuszczalne jest, aby podstawowe informacje z pomocą technologii. Przeprowadził dowód osobisty cały czas pracownika w organizacji. Przy wypełnianiu tej sekcji jest dopuszczalne, aby wydrukować i wkleić wkładka.

Podczas wypełniania karty osobistej pamiętać kodów referencyjnych. Są one wymienione po prawej stronie tabeli, informacja, w której zjednoczone. Informacje zawarte w tych sekcjach muszą być zgodne z klasyfikatorów i innych dokumentów normatywnych.

Karty osobowe będą prawidłowo przechowywane oddzielnie od innych dokumentów osobistych w sejfie lub w metalowej szafce z zamkiem. Niniejszy dokument zawiera dane osobowe i podlegają ścisłej rachunkowości. Kiedy oddalił pracownikowi odpowiedniego wpisu oraz dowód osobisty wydany na przechowywanie archiwalnych.

Praca-book: przetwarzanie i przechowywanie

Praca-book – dokument potwierdzający doświadczenie zawodowe, staż pracy i stanowiska pracownika. Jej utrzymanie jest koniecznością dla każdego. Jest umieścić na początku pracy, a później towarzyszy osobie aż do emerytury.

Obowiązek zakupu puste formularze i książki wkładki robocze leżące na rachunkach organizacji. Jej personel trzymać je w domu w sposób bezpieczny i wybitnych pracowników działu personalnego na życzenie. Ten wpis został złożony w odpowiedniej księdze. Administracja nie jest zalecany dla pracowników i czyste formy ucha książek pracy nieznanego pochodzenia.

Wydane historię zatrudnienia zawsze tylko ręcznie. Nagrania wykonane z długopisu z niebieskim tuszem. W przypadku wystąpienia błędu, konieczne jest, aby poprawić i potwierdzić podpisem administracji i pieczęcią organizacji. Wszystkie informacje muszą być zgodne z prawem i przepisami.

Zapisy zatrudnienia są przechowywane oddzielnie od innych dokumentów w sposób bezpieczny. Zabrania się dać swoim pracownikom i więcej stron trzecich. Jeśli ludzie w organizacji, aby otrzymywać informacje o wpisach w tym dokumencie, to tworzy kopię wszystkich stron, po czym są one uszyte, a każda strona jest wybity. Kiedy oddalił kartę stażu pracy pracownika przyznawaną w tym samym dniu.

przechowywanie Operacyjny dokumentów osobistych

Właściwe przechowywanie dokumentów na pracowników – jeden z głównych obowiązków funkcjonariuszy zasobów ludzkich. Informacje zawarte w nich, należący do kategorii indywidualnej i nie powinny zostać ujawnione. Ponadto, przechowywane i przetwarzane dokumenty takie powinny odbywać się w specjalnych warunkach.

Przed podpisaniem umowy o pracę z pracownikiem prospektywnym obowiązkowo podjąć pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Kopia dokumentu zostanie złożony w prywatnym biznesie lub w osobnym folderze.

Wszystkie dokumenty odnoszące się do danych osobowych powinny być przechowywane oddzielnie od wspólnych akcji. Dostęp do nich jest dozwolone tylko dział wykwalifikowany personel i szef organizacji. partie i organizacje trzecie ujawnić dane osobowe pracowników, jest surowo zabronione. Wyjątkiem są organy sądowe i prokuratorskie, aby złożyć formalny wniosek udokumentowany.

Do przechowywania dokumentów osobistych są osobny zakres spraw. Teczki i pudełka z dokumentami w zamkniętej szafce. Wskazane jest, aby odizolować je od promieni słonecznych i wysokiej temperatury. W przypadku dużej liczby dokumentów, wskazane jest, aby przeznaczyć specjalne pomieszczenie.

Pliki osobiste, profile i karty osobowe są przechowywane w eksploatacji, o ile organizacja pracuje z danym pracownikiem. Po wypaleniu, są one wysyłane do przechowywania archiwalnych.

Zamówienia osobowe są przechowywane w ciągu roku po ich publikacji. Urzędnicy i inne instrukcje termless aż do ich zniesienia. Rekrutacja, jak również harmonogram świąt są corocznie publikowane i przechowywane są w dziale kadr lub księgowości przez rok po zakończeniu akcji.

Archiwizacja dokumentów kadrowych

Po upływie operacyjnego personelu sklepu dane są przesyłane do archiwum dokumentów dotyczących pracowników. Może to być podział organizacji lub osób trzecich, zazwyczaj państwo, organizacja.

Wykaz dokumentów, które należy długoterminowej archiwizacji, co następuje:

  • Pliki osobiste, profile i osobiste Karty rezygnacje pracowników;
  • nieodebrane książki pracy i wkładki;
  • rozkazy i instrukcje dotyczące personelu z wygasłym trwałości;
  • czasopisma na rachunku przepływu dokumentów personalnych;
  • zatrudnienia;
  • Przeważnie wakacje;
  • inne dokumenty, które wymagają przechowywania wymagane przez prawo lub Komisji.

Dokumenty w archiwach Departamentu personel przygotowuje sekretarza. Długoterminowe przechowywanie przypadku i innych dokumentach, jak to możliwe w organizacji, a umowa w specjalistycznej instytucji.

Dokumenty do długoterminowego przechowywania folderu za pomocą formularza datę, począwszy od najwcześniej. Konieczne jest, aby ściśle monitorować fizyczne bezpieczeństwo pracy i, jeśli to konieczne, aby i poświadczyć kopię. Wszystkie przypadki są ponumerowane i zszyte arkusze, po których wykaz jest wykonane.

Foldery z dokumentów powinny być umieszczone w sposób uporządkowany. W pomieszczeniu jest to konieczne, aby utrzymać optymalną temperaturę i wilgotność, oraz uniknięcie ekspozycji na działanie słońca. Stojaki muszą być regularnie czyszczone z pyłu i obróbki dokumentów pokoju od gryzoni i innych szkodników.

Niszczenie dokumentów osobistych

Pomimo długotrwałego przechowywania, dokumenty osobowe mogą być zniszczone. Przed ta procedura odbywa się posiedzenie specjalnej komisji, która wspólnie podjąć decyzję o przyszłości dokumentów osobistych.

Zniszczenie zawsze będzie ściśle według listy, w obecności wszystkich członków Komisji. To może być palenie, niszczenie przez mielenie, prasowanie i inne metody.

W skład dokumentów osobistych jest różnorodny i zróżnicowany. Pracownicy usług HR i firm zarządzających powinni wiedzieć, jak prawidłowo wykonać, przechowywać i niszczyć.