Workflow w przedsiębiorstwie. Zarządzanie programami i ewidencjonowanie dokumentów

automatyzacja pracy jest miarą uciekają się do niemal wszystkich współczesnych przedsiębiorstw. Nawet małe firmy pracują z masą różnych dokumentów, w tym listów, budżetów, faktur, umów i wszelkich wymagań. To z tego powodu, że prawie każda nowoczesna organizacja stara się wykorzystać ten środek jako workflow, który jest wyposażony kosztem kompletności i ochrony danych, łatwość znalezienia i przechowywania różnych informacji i ograniczyć optymalizację czasu potrzebnego do jego zatwierdzenia.

Dlaczego to zrobić?

Praktycznie każdy pracownicy firmy spędzają dużo czasu próbując znaleźć odpowiednie informacje, a statystyki wymownie mówi, że zajmuje około połowę czasu pracy. Jak to się dzieje, że trzeba odtworzyć na nowo zamiast ponownie wykorzystać wszelkie dokumenty, które istnieją „gdzieś”. Jest to standard jest sytuacja, w której pierwotny tekst traktatu jest prawnikiem w komputerze, a czasopismo wpisy na papiery towarzyszących realizacji kontraktów realizowanych w systemie księgowym, rachunki i akty zawarte są w dziale finansowym w formie papierowej, a korespondencja dotycząca przebiegu traktatu praca jest w skrzynkach poczty elektronicznej pracowników. Ten „dyspersja” informacji jest niezwykle szkodliwe dla bezpieczeństwa, integralności i spójności, to jest w takich sytuacjach istnieje faktyczny automatyzacja pracy.

Poprzez wprowadzenie wyspecjalizowanych systemów informatycznych rozwiązany przeważającą większość problemów. Na przykład, niektóre z systemu budżetowania umożliwia stworzenie systemu połączonych budżetów, a następnie tworzenia i przechowywania różnych wersjach tych dokumentów, a także wskazanie ich statusu. W ten sposób problem został częściowo rozwiązany dokumentu budżetowego poprzez zastosowanie takich systemów.

Ale nie zapominaj, że obecne ramy budżetowe, a także księgowości i systemu ERP w przeważającej większości przypadków pracować z informacji strukturalnej, czyli od rodzaju danych, które mogą być tworzone i przechowywane w formie tabeli. Według większości ekspertów, łączna ilość danych każdego nowoczesnego informacji biznesowych o strukturze zapewnia tylko 20%, podczas gdy reszta obejmuje e-maile, dokumenty tekstowe, różne raporty negocjacji i spotkań, zdjęć, itp Dość często, bez prowadzenia badań niestrukturalnych informacji po prostu nie jest możliwe, aby normalny kontektsta oceny, który jest już obecny zorganizowany. Przechowywanie, gromadzenie i późniejsze przetwarzanie takich danych jest zapewnione przez zastosowanie takich środków, jak przepływu pracy i zarządzania treścią firmy Information Systems.

Co to jest?

Z pomocą elektronicznego systemu zarządzania dokumentami zapewnia organizacjom dowolnej interakcji między pracownikami organizacji, na podstawie przedstawionych dokumentów. Ponownie 1C Dokument przewiduje utworzenie dokumentów, możliwość przenoszenia ich na organizację i zachowuje kontrolę nad realizacją dokumentów i procesów opisanych przez ich używania. Tak więc, dokument elektroniczny zapewnia firmie ogromną liczbę zalet, tłumacząc jej pracy jest faktycznie nowy poziom.

Każdy dokument w tym systemie elektronicznego charakteryzuje się cały zestaw informacji, które charakteryzują się wyjątkowo (często określane jako takich zestawów kart). Karta może zawierać różne informacje, w tym od rodzaju dokumentu, data utworzenia i zmiany, autora, a także miejsca i wiele innych. W przyszłości system zarządzania dokumentami zapewni przechowywanie i odzyskiwanie wymaganej dokumentacji zgodnie z danymi, które zostały określone w karcie.

możliwości

Elektroniczne zarządzanie dokumentami zapewnia organizacjom nie tylko wiele zalet, ale też otwiera wiele nowych możliwości, co jest również ważne.

scentralizowana kontrola

Niezależnie od tego, jak duży jest ten czy inny system zarządzania dokumentami Enterprise pozwala na szybkie zmiany w formie dokumentów krążących na jej temat. Na przykład, aby zmienić formularz zgłoszeniowy dla każdego kosztów poszczególnych ośrodków odpowiedzialności prostu dokonać pewnych korekt do wystarczająco szablonu, że roszczenie, które są już zapisane w systemie. Po tym, pracownicy, którzy wypełniają taki wniosek nie będzie mógł korzystać z dokumentacji przestarzałych form, ponieważ aplikacja jest wypełniony i wysłany przez system.

Wspieranie dokumentacji cykl

Każdy dokument, który będzie zrezygnować i przetwarzane w dowolnym przedsiębiorstwie, niekoniecznie przechodzi kilka etapów określonych. Na przykład, jeśli chodzi o budżet firmy, trzeba najpierw zrobić, a następnie zatwierdzić i wykonać w określonym czasie. Po tym, różne rzeczywiste i planowane wykonanie budżetu podlegającej wnikliwej analizie i wysłany do archiwum. W 1C dokument zapewnia ścisłą kontrolę nad cyklem życia dokumentów, biorąc pod uwagę podstawowe wymagania środowiska korporacyjnego, a także różne przepisy prawne i standardy dotyczące działalności spółki.

Praca zespołowa

Elektroniczny system zarządzania dokumentami zapewnia znacznie więcej niż tylko organizacją zbiorowego pracy nad dokumentami, a obecni będą eksperci, którzy znajdują się w różnych biurach, a nawet w różnych miastach.

System przechowuje wystarczająco dużą liczbę wersji tego samego dokumentu, oprócz bezpośredniego i zmian, mogą opisywanie danych, czyli dodać do nich kilka uwag i notatek, bez wpływu na podstawowe informacje, które musi dostarczyć.

poufność

Raczej ważną cechą takich systemów jest to, że w tym samym dokumencie 1C można subskrybować za pomocą specjalnego podpisu elektronicznego, a następnie przez szyfrowanie. Pozwala to nie tylko w celu potwierdzenia autentyczności jakichkolwiek informacji, ale również identyfikowany z autorem, a także w celu osiągnięcia najbardziej skuteczne zabezpieczenie do przechowywania różnych danych, jeśli jest to konieczne.

routing

Jeśli system zarządzania dokument elektroniczny nie jest dostępny, to w takim przypadku pracownik, który uczestniczy w tworzeniu niektórych papierów wartościowych, musi koniecznie zrozumieć, kto jest najlepszy przeniesienie tych papierów wartościowych. Elektroniczne zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie w celu automatycznego transferu danych właściwą osobę.

Sama trasowania jest wolny i sztywne. Darmowe zapewnia możliwość wysyłania dokumentów absolutnie żadnych odbiorcy jako właściwe, podczas gdy sztywny zapewnia najbardziej dokładną regulację, ale w szczególnych przypadkach działanie preinstalowany na dokumentacji przepisów ruchu drogowego system może być trochę przerwa (na przykład, jeśli chcesz przesłać projekt dokumentu do przeglądu niektórych ekspertów zewnętrznych).

kontrola dostępu

Istnieje kilka opcji, w jaki sposób odróżnić poszczególnych kompetencji pracowników firmy w zakresie zarządzania dokumentacją. Zatem zaawansowany workflow pozwala osobie dać pełną kontrolę nad danymi ograniczyć możliwość edycji lub nawet pozwolić tylko przeglądać lub adnotacji żadnych plików. To znacznie upraszcza pracę z różnymi danymi, a to jest ważne – to staje się o wiele bezpieczniej.

integracja

Aby zapewnić maksymalną integralność danych, który jest sporządzony w konkretnej firmie, elektroniczne zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie zapewnia integrację zainstalowanego systemu z innymi – finansowy, przemysłowy, analityczne, itp Dzięki takiej integracji dysponuje nowoczesnym systemem workflow często dość wykonany zastosowanie jako swego rodzaju łącznik pomiędzy wieloma rodzajami oprogramowania.

Dokumenty wszystkich systemów, jest logicznie powiązane z tymi informacjami, zwany kontekst. Może on zawierać zawartość papieru lub e-maili, faksów, dokumentów płatniczych, ewidencję działalności, wideo lub nagrania audio, a nawet wiele innych informacji. Kontekst dokumentu można dodawać ręcznie lub w pełni zautomatyzować proces, w zależności od preferencji i potrzeb zarządzania.

Na przykład, nowoczesny system automatyzacji przepływu pracy w procesie tworzenia i kolejnych zmian w budżecie można stosować wiele innych informacji kontekstowej:

• wszystkie rodzaje badań marketingowych, w tym nie tylko własne, ale również te, które zostały uzyskane ze źródeł zewnętrznych;
• Różne umowy ze swoimi odpowiednikami (nabywców lub dostawców);
• Specjalne dokumenty prawne i odniesienia;
• Dodatkowa dokumentacja, która odbija w sobie żadnych ograniczeń lub założenia (jako przykład, stopa inflacji, kursów i innych danych);
• protokoły z posiedzeń, w celu omówienia każdej wersji jest budżet i obejmują wszystkie rodzaje pracowników uwag i spostrzeżeń uczestników procesu (często taka dokumentacja jest wysyłana wśród wszystkich pracowników za pośrednictwem poczty e-mail i przechowywane oddzielnie od budżetowych plików informacyjnych).

Użytkownik, który pracuje z budżetu, w dowolnym momencie, jeśli to konieczne, może przeglądać każdy z powyższych dokumentów, jak nowoczesna technologia workflow pozwala mu to zrobić bez długich poszukiwań.

Jakie systemy są stosowane u nas?

Jednym z najbardziej popularnych rozwiązań, które można znaleźć w rosyjskich firm można nazwać połączeniem narzędzi Microsoft Outlook z Microsoft Exchange Server. Pierwszy wniosek, co do zasady, należy ustawić na prawie każdym komputerze, podczas gdy Exchange Server jest często traktowana użyć jako pełnoprawny serwer e-mail. Pomimo faktu, że firmy, które już jakiś czas temu było wprowadzenie dokumentu elektronicznego uznał takie programy są używane tylko jako platforma do e-mail, po niektórych ustawień scentralizowanych nawet ten program może być używany jako bardzo funkcjonalnym automatyzacji przepływu pracy dla prawie wszystkich organizacji ,

W chwili obecnej rynek rosyjski jest wypełniony dziesiątkami różnych systemów, za pomocą których automatyzacja zarządzania dokumentami oraz podobne oprogramowanie oferuje nie tylko Zachodniej, ale także twórców krajowych. Nawet Microsoft, oprócz powyższych programów, oferuje jeszcze narzędzi, takich jak Content Management Server lub SharePoint Portal Server.

Najmocniejszy wśród wszystkich istniejących systemów jest uważany za Documentum, ale przede wszystkim duże firmy korzystają z tego procesu automatyzacji. Workflow niektórych firm kosztem zautomatyzowany pakiet oprogramowania Lotus Notes, ale wiele nazwać swego rodzaju „projektant dla programistów”, ustanowione na podstawie jego kompletnego systemu jest dość trudne.

Jaka jest różnica między systemami rosyjskich i zachodnich?

Jeśli mówimy o głównych różnic między mediów krajowych i zagranicznych, są one dostępne w skalowania możliwości. Na przykład, jeśli system zachodnich deweloperów może działać w praktycznie wszystkie systemy operacyjne, to głównie krajowe opracowane tylko dla jednego z nich, i oczywiście, że często jest to system Windows. systemy zachodnie są skonfigurowane do korzystania z żadnych DBMS. Takie ograniczenia Systemy rosyjskie może poważnie utrudnić możliwość budowy cross-platform, zintegrowanych rozwiązań.

Jeśli chodzi o funkcjonalność, główna różnica polega na tym, że w automatyce dokumentoproizvodstva Zachodniej i workflow wdrożyła kilka programów, które mogą zostać wyemitowane w ramach jednej marki, ale cel dla różnych celów. Na przykład, Documentum oferuje szereg pojedynczych produktów, które są używane do pełnej automatyzacji i integracji z systemem ERP, wspieranie projektowania i inżynierii zarządzania dokumentami, itd. Przeważająca większość oprogramowania opracowanego w Rosji, mających na celu rozwiązanie konkretnego problemu.

Warto również zauważyć, że główna różnica tkwi w podejściu obu stron do tego, co jest system automatyzacji pracy. systemy zachodnie mają zapewnić pełną automatyzację i follow-up wsparcie za pomocą różnych procesów biznesowych w organizacji, podczas gdy przeważająca większość programów krajowych w celu zautomatyzowania tylko niektóre funkcje.

Koszt systemów zachodnich przybliżeniu waha się od $ 400 do 1000 $ dla każdego zadania, nie licząc kosztów realizacji, sprzętu i oprogramowania potrzebnego do zapewnienia normalnego dokumentu elektronicznego. Często samo wprowadzenie kosztuje około pół zwykłe koszty licencji, jak większość programu do automatyzacji przepływu pracy realizowany różnymi promocjami, ale w niektórych sytuacjach cena rząd wielkości większe. Jednym z najtrudniejszych zawsze jest projekt automatyzacji dokumentacji finansowej do realizacji takich projektów kosztować około 2-3 razy wyższy niż koszt licencji.

Oprogramowanie krajowy sprzedawane na 200-600 $ za siedzeniem, a oprócz tego wziąć pod uwagę koszt dodatkowych programów i różnych urządzeń. W celu obliczenia wartości porównawczej odbywa się w taki sam sposób, jak w systemach zachodnich.

funkcje

W przeważającej większości przypadków jako kierunek priorytetowy automatyki są procesy odnoszące się do harmonizacji dokumentów, na przykład, proces wstępnego przygotowania i dalszej realizacji budżetów. Jednak wiele zespołów są teraz za pomocą automatyki biurowej i workflow, czyli z procedurami rejestracji dokumentów wychodzących i przychodzących.

Wprowadzenie do systemu elektronicznej nie różni się zasadniczo od wprowadzenia innych zautomatyzowanych systemów, dlatego konieczne jest, by zamieszkać na charakterystycznych cech tego projektu.

Stworzenie przechowywania klasy korporacyjnej

automatyzacja dokument wprowadzenie w każdym przypadku, przewiduje pewną repozytorium korporacyjnego w których można przechowywać całą dokumentację. Struktura logiczna przechowywania, rozwój i dalsze wdrażanie polityki bezpieczeństwa, jak również hierarchii przechowywania dokumentów wymaga maksymalnej dokładności i muszą być prowadzone na wczesnym etapie projektu.

Należy pamiętać, że funkcja składowania może być wdrożony na początku projektu, więc na wczesnym etapie można przenieść wszystkie dokumenty z bieżącej lokalizacji do przechowywania w jednym repozytorium korporacyjnego. W rezultacie, użytkownicy mogą zapoznać się z żadną z głównych funkcji systemu, a jednocześnie opanować i jej zastosowanie. Przyspieszają adaptację pracowników do wdrożenia systemy mogą być dzięki zastosowaniu funkcji usługowych, takich jak powiadomienia o zmianach w dokumentacji, pojawienie się nowych dokumentów, itd.

Zatem wymagany przepływ dla każdej nowoczesnej firmy, która stara się rozwijać i doskonalić swoje działania.