Klasyfikacja dokumentu: podstawowe kryteria

Więc łatwo było zrozumieć dużej liczby dokumentów, opracowane specjalne zasady dotyczące ich przygotowania i prezentacji różnych klasyfikacji, jak również odpowiednich form i metod pracy z nimi.

Należy zauważyć, że klasyfikacja dokumentów jest niezwykle ważne, ponieważ pomaga wyróżnić swoje specyficzne cechy i pozwala najefektywniej wykorzystać je. Jest to jeden z najstarszych i do końca nierozwiązanych problemów, których rozwój rozpoczął się dopiero pod koniec 1960 roku. Większość dokumentacji rozproszonego podejścia do oddzielnych grup poprzednio stosowane tylko do określonych funkcji w odniesieniu do zakresu lub oddzielnego nauki. Dopiero niedawno wielowymiarowy klasyfikacja dokumentów został ustanowiony, który opiera się na elementach informacyjnych i materiałowych.

Wszystkie dokumenty można podzielić według następujących kryteriów:

1. Okoliczności ich działania w czasie i przestrzeni. Uwzględniać prawidłowości publikacji (okresowe i non-okresowa), czas wystąpienia (w pierwotnym, oryginalnym, kopiowanie, powielanie), miejsca produkcji (regionalnym, krajowym lub zagranicznym);

2. Informacja o składnikach.

• zwracać uwagę na treść i poziom agregacji informacji (dokumentacja pierwotna i wtórna);

• klasyfikacja dokumentów obejmuje wymiar nagranej informacji na temat wielkości (format) i liczbę stron (łącznie);

• podział na jak informacja jest postrzegana (dokumenty mogą być odczytywane przez człowieka lub wymagają specjalnego wyposażenia technicznego);

• Ta klasyfikacja dokumentów zawiera również charakterystyczny znak, za pomocą których zapis informacji (tekst i forma non-text);

• Sposób zapisu danych według odróżnić ręcznie, drukowane, mechanicznej, magnetycznej, fotograficzne optycznego, laserowego, i dokumentów elektronicznych.

3. Materiał, który zawiera składnik pewnych kryteriów (takich jak materiał nośnika informacji, jak również ich kształtu i konstrukcji).

Warto zauważyć, że dystrybucja dokumentacji dla poszczególnych grup w treści i formie pozwala na bardziej wydajne, aby zorganizować pracę z nią.

Warto wspomnieć, że istnieje także odpowiednia klasyfikacja dokumentów księgowych do tej pory, który bierze pod uwagę ich treść, miejsce i tryb sporządzania, aplikacji i sposób użytkowania.

Ta klasyfikacja dokumentów księgowych zawierać następujący podział na typy:

• w zależności od zastosowania – administracyjnych i wykonawczych, Uchwalanie rachunkowości lub w połączeniu;

• przygotowywanie zamówień – pierwotne i podsumowanie;

• dokumenty wewnętrzne i zewnętrzne;

• za pomocą – jednorazowego użytku i przechowywania;

• w zależności od zawartości – pieniężnej, materiałów i konstrukcji.

Należy stwierdzić, że klasyfikacja ta obejmuje szereg kryteriów i jest bardzo szeroki, więc każdy dokument odnosi się do różnych grup w tym samym czasie, ale można scharakteryzować specyfikę i wykorzystywane tylko w danej dziedzinie.