dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami: jak to działa?

zarządzanie dokumentami elektronicznymi (EDM) – szybki sposób udostępniać informacje oparte na wykorzystaniu elektronicznych dokumentów z podpisami wirtualnych. On od dawna uznawane w krajach rozwiniętych na świecie jako skuteczne narzędzie do działalności operacyjnej.

serce

dokumentów elektronicznych między organizacjami – zbiór procesów za wytwarzanie, przetwarzanie, administrowanie, przekazywania, nabywania, przechowywania, wykorzystania i niszczenia dokumentów. Wszystkie te procesy są wykonywane po sprawdzeniu integralności i potwierdzenia otrzymania dokumentów.

Zasady obiegu dokumentów między podmiotami prawnymi odbywa się za zgodą obu stron. Wymiana informacji odbywa się za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych i dokumentów przechowywanych na nośnikach elektronicznych. Okres przechowywania informacji rachunkowych nie powinna przekraczać tego, co jest ustawione na poziomie legislacyjnym.

Organizacje mogą komunikować się ze sobą formalnych i nieformalnych dokumentów z podpisami uczestników. W sektorze przedsiębiorstw może to obejmować: faktury, umowy, faktury, umowy, umowy, zamówienia, zawiadomienia, pełnomocnictwa itp Informacje mogą być przekazywane w formie tekstowej, tabelarycznej oraz plików graficznych.

Celem wprowadzenia EDI

Warunkiem dla wprowadzenia EDI mogą być:

• zmniejszenie codziennej pracy;
• zmniejszenie utraty dokumentów;
• „Przezroczysty” praca z dokumentami;
• zwiększenie dyscypliny wydajności – ujawnienie dokumentów w określonym terminie, etc …

Wśród celów ilościowych mogą być identyfikowane w następujący sposób:

• Skrócenie czasu przetworzyć dokument 10 razy.
• Redukcja kosztów biurowych na pół.

dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami: jak to działa

Zgodnie z prawem krajowym, dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami jest prowadzona za zgodą obu stron. Do wymiany danych, konieczne jest, aby wszyscy uczestnicy były podłączone do urządzeń operatora. Następnie użytkownik musi wysłać prośbę o dodanie do listy kontrahentów. Po uczestników systemu potwierdzenie może komunikować.

Moduł EDI będzie musiał wykonać następujące funkcje:

• Zaprosić kontrahentów do wymiany danych.
• Wygenerować książkę adresową.
• Integracja z oprogramowaniem księgowym takich jak 1C.
• Podpisywanie i szyfrowanie dokumentów.
• korespondencja struktura.
• Monitorowanie stanu liter.

Dokument elektroniczny między organizacjami wykonywane przy użyciu certyfikatów. Łączenie się z serwerem i uwierzytelnianie odbywa się za pośrednictwem osobistego certyfikatu cyfrowego. podpis elektroniczny jest wydawany każdego użytkownika systemu, przechowywane na nośnikach elektronicznych i Token chronionych kodem PIN. Użytkownik musi wprowadzić swoje hasło logowania do osobistego biura. Dopiero wtedy będzie uzyskać dostęp do swoich dokumentów.

Zainicjować proces wymiany może każdy członek organizacji, podłączone do systemu. Przed wysłaniem dokumentu do innej partii, musi być podpisany podpisem elektronicznym. Operacja ta wykonywana jest za pomocą programu „Crypto”. Dokument zostanie wysłany za pośrednictwem EDI. wykonawca pracownik otrzyma powiadomienie o nowym dokumencie. Jeśli on akceptuje to, że stawia także EDS. Jeśli chcesz dokonać zmian w dokumencie, tworzy nową wersję elektroniczną. Po zakończeniu edycji chcesz zapisać zmiany za pomocą podpisu elektronicznego. Dokument ten jest następnie przesyłany do zmian kontrahenta. Jeżeli jest to konieczne, aby elektronicznej informacji dopasowanie.

Jeśli chcesz ponownie dokonać zmian, a następnie cała procedura zostanie powtórzona. Jeśli roszczenia do nowej wersji nie jest obecny, dokument jest przestrzegane. Ostateczną próbkę uznaje się za podpisany przez dwóch podpisu elektronicznego. wersje dokumentów Ce przechowywane na serwerze i są dostępne do oglądania. Gdy próbka jest podany status prądu, aby zmienić dokument nie będzie działać. Zamówienia sfrustrowani uzyskać status „anulowane.” Oto jak zrobić dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami.

sprzęt

Co jest potrzebne do dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami? Po pierwsze, należy wybrać usługodawcę i zainstalować specjalne oprogramowanie do wymiany informacji. Po drugie, z każdym kontrahentem, z którym organizacja zamierza prowadzić e-mail, trzeba podpisać „Porozumienie w sprawie wymiany dokumentów elektronicznych.”

Konieczne jest również ustalenie serwer EDI, na której można przechowywać wszystkie dokumenty. Może być tak urządzeń klienta, a „chmury” przechowywania. Dostęp do danych spoza systemu za pośrednictwem aplikacji, która jest zainstalowana na urządzeniu organizacji. Interakcja komputer z serwerem odbywa się za pośrednictwem protokołu HTTP z szyfrowaniem SSL opcjonalne 128. Dostęp do dokumentów odbywa się wyłącznie za pośrednictwem interfejsu aplikacji i po przejściu uwierzytelniania.

projekt EDC

Projekt automatyzacji proces może trwać od kilku miesięcy do kilku lat. Termin zależy bezpośrednio od liczby procesów, które potrzebują automatyzacji, zasobów i zdolności finansowej organizacji. Układ KRÓTKI wykonania EDC w następujący sposób:

• Utworzenie grupy roboczej.
• Tworzenie celów, terminów i budżetu.
• W badaniu istniejących procesów.
• Rozwijać pracę.
• System Vyrob EDI.
• Podpisanie umowy na realizację SED.
• Przyjęcie rozporządzenia.
• Wypełnienie katalogach systemowych.
• szkolenie personelu.
• Przeprowadzanie wstępnych testów.
• Publikacja na realizację celu SED.
• Dalszy rozwój oprogramowania i zasad pracy.
• Uruchomienie projektu pilotażowego.
• Pełna skala przejście EDI.

Błędy wykonawcze EDI

W procesie automatyzacji dokumentów należy zwrócić szczególną uwagę na procesy, w których prawo wymaga obecności nośniku papierowym. Duplikaty dokumentów papierowych w formie elektronicznej jest niemożliwe. To znacznie spowalnia proces pracy i powodować negatywne nastawienie do automatyzacji całego procesu. Dla realizacji podwójnej pracy nikt nie płaci.

W procesie wdrażania nowych przepisów powinno być opracowane do pracy z dokumentami, personelu kolejowego, a dopiero potem zająć się pełnej realizacji. Cel ten można osiągnąć tylko wtedy, gdy do przekazania pracownikom korzyści płynące z zastosowania nowych technologii.

Innym popularnym błędem – słaba badanie sed wymagań. Jeśli użytkownicy muszą pracować w systemie nieskonfigurowaną, wówczas EDI proces różni się od tej przyjętej w organizacji.

dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami: plusy i minusy

zalety:

• Redukcja do przekazania oryginalne dokumenty o kosztach pocztowych.
• Oszczędność miejsca do przechowywania dokumentów. To wszystko jest przechowywane w formie elektronicznej.
• Łatwy w użyciu. Wysyłanie dokumentu odbywa się z jednego miejsca. Szybkie wyszukiwanie dokumentu prowadzone przez status (wysłane, odebrane i zaakceptowane przez r. D.).
• Natychmiastowa dostawa. Wszystkie informacje zostanie wysłany do odbiorcy w ciągu kilku sekund.
• Dokument nie może zostać utracone aż do upływu terminu jej przechowywania w systemie.

wady:

• Do korzystania z produktu należy zakupić licencję, która kosztuje.
• Komunikować się często tylko między uczestnikami tego samego systemu.
• dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami w 1C lub przy użyciu innego oprogramowania różni się od poprzednio używanego programu. Wraz z wprowadzeniem nowego algorytmu, wszyscy pracownicy mają pytania dotyczące prowadzenia działalności.
• wyposażenie techniczne. Przed wprowadzeniem organizacji EDI potrzebuje na zakup sprzętu i przygotowanie personelu do zarządzania nowego systemu.
• EDM jest wykonywana przy użyciu podpisu elektronicznego, którego ważność wynosi 1 rok. Konieczne jest monitorowanie i niezwłocznie aktualizować certyfikaty. Konieczne jest również, aby kontrolować działania certyfikatów wykonawców, aby uniknąć problemów z podatku.

regulacje prawne

Jakie akty normatywne regulują dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami? rosyjskie ustawodawstwo obejmuje Federalnym №63 «o podpisie elektronicznym”, zasady dokumentów w Federalnej Służby Podatkowej rejestrowane są w kolejności Ministerstwa Finansów numer MMV-7-2 / 168. Organizacje EDI pomiędzy zamówień na podstawie Finance № 50N. Warunki korzystania z podstawowej dokumentów księgowych w formie elektronicznej wymiany przewidziane w liczbie Federal Tax Service Order MMV-7-6 / 36 @. Wszystkie podmioty w działaniach procesowych EDM powinna być prowadzona przez Zakon Federalnej Służby Podatkowej № MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokumentów elektronicznych między organizacjami „VLSI” daje klientom następujące korzyści:

• Mogą wysyłać dokumenty do każdej organizacji, która jest zarejestrowana na terytorium Federacji Rosyjskiej. Jeżeli kontrahent nie jest stroną układu „VLSI”, pracownik po prostu skontaktować się z przedstawicielem organizacji i wyśle go do e-mail zaproszenie do udziału w systemie. Natychmiast po potwierdzeniu wymiany informacji pomiędzy uczestnikami zostaną przeprowadzone bez pośredników.
• Zainstaluj oprogramowanie na komputerze nie jest konieczne. Wystarczy mieć aktualną wersję przeglądarki i dostęp do internetu.
• Aby pracować z danymi nie potrzebny jest specjalny program. Jeżeli raport został przygotowany w oprogramowaniu firm trzecich, takich jak 1C, możliwe jest, aby skonfigurować integrację z systemem „VLSI”.
• Standardowy formularz dokumentu nie jest ustawiony. Można wysyłać wiadomości tekstowe, pliki arkuszy kalkulacyjnych, obrazów itd. D.

SKB "Kontur"

Jednym z pierwszych twórców oprogramowania w Rosji jest także zaangażowana w dostawach sprzętu, przez którą dokumentów elektronicznych pomiędzy organizacjami. „Kontur” DiaDoc opracowała system, zgodnie z którym wymiana dokumentów elektronicznych. Cechą charakterystyczną tego systemu jest to, że dostęp do danych można uzyskać podczas pobytu za granicą. W tym celu firma opracowała w taryfach roamingowych. Jeżeli jest to pożądane, dostęp do danych mono poprzez API.

Czego potrzebujesz?

Aby połączyć EDI, firmy muszą kupować:

• licencjonowanym oprogramowaniem;
• serwer;
• modernizacji sprzętu;
• Personel pociągu;
• dostosować i zintegrować ECM do użytku z aplikacjami wewnętrznymi.

Takie inwestycje muszą wdrożyć w celu podłączenia dokumentu elektronicznego pomiędzy organizacją? Włączenie kosztów konsultacji wsparcie techniczne i aktualizacje oprogramowania SED – drugi etap inwestycji. Te koszty będą musieli płacić co miesiąc.

wniosek

Aby wymienić papier na bazie e-mail dotrze. To nie tylko zmniejsza koszty organizacji do prowadzenia procesów, ale również zwiększa efektywność firmy jako całości. Aby EDI powodzeniem funkcjonuje, trzeba jasno formułować cele i wdrożenie systemu, aby dostosować wyposażenie poprawnie.