Jak wybrać centralkę biurową i jak ją zainstalować?

Nie można wyobrazić sobie nowoczesnego biura firmy bez mini-PBX. W końcu to urządzenie jest odpowiedzialne za organizację wysokiej jakości komunikacji wewnętrznej i racjonalnego wykorzystania miejskich linii telefonicznych. Dziś walka między pracownikami biurowymi o prawo do połączenia z jednym dostępnym numerem pozostawała daleko w przeszłości. W naszych czasach problem ten rozwiązuje się przy użyciu zewnętrznych i wewnętrznych linii. Nie trzeba zwiększać liczby stałych numerów telefonów. Jak wybrać centralkę biurową i jak ją zainstalować? Odpowiedzi na te i inne pytania można znaleźć w tym artykule.

Co to jest PBX?

Biuro mini-ATS to mała automatyczna wymiana telefoniczna. Ma służyć małej liczbie miast. Dzięki temu urządzeniu firma może sobie pozwolić, aby nie przydzielić oddzielnej linii do każdej liczby, która jest używana. Prowadzi to do obniżenia kosztów płacenia za połączenia.

Mini-ATS koncentruje obciążenie na linii. Ze względu na fakt, że każdy z nich jest intensywniej wykorzystywany, firma może odmówić części stacjonarnych numerów lub zapewnić normalną pracę przedsiębiorstwa z dostępnym deficytem.

Zasada działania mini-PBX dla biura jest podobna do obsługi stacji wielokanałowych, w których działają operatorzy telefoniczni. Jedyną różnicą jest liczba obsługiwanych pomieszczeń. W przypadku instalacji biurowych liczba ta jest znacznie mniejsza. Również dla mini-automatycznych centrali telefonicznych charakterystyczny jest podział na linie wewnętrzne i zewnętrzne.

Jak wybrać centralkę biurową? Więcej o tym jest napisane poniżej.

Jak wybrać centralkę biurową?

Aby dokonać właściwego wyboru przy zakupie mini-PBX, musisz określić dane wejściowe i podać wymagane kryteria.

Dane wejściowe oznaczają liczbę dostępnych linii stacjonarnych i wymaganą liczbę wewnętrznych numerów roboczych. Standardowa dystrybucja jest następująca: każda linia miejska odpowiada 3-4 liniach wewnętrznych. W każdym przypadku, przy określaniu liczby pomieszczeń, zaleca się konsultacje z specjalistą w zakresie instalacji centrali PBX dla biura. Najmniejsza pojemność takiego urządzenia to 3 linie stacjonarne i 8 wewnętrznych abonentów.

Konieczne jest wyjaśnienie, czy po instalacji mini-ATS biura pozostają wolne kanały zewnętrzne i wewnętrzne. Taki zapas nie powinien być duży, ale jeśli jest całkowicie nieobecny, w najbliższej przyszłości może wystąpić szereg problemów. Nie powinniśmy zapominać o wewnętrznych liniach faksów i modemów.

Konieczne jest również zdefiniowanie producenta. Najbardziej popularnymi firmami, które produkują mini-ATS w biurze są Panasonic i LG.

Istnieje wiele ważnych kwestii, które trzeba porozmawiać z specjalistą w zakresie łączenia mini-ATS:

• Obecność wbudowanego adaptera umożliwiającego podłączenie nieprzerwanego zasilania ;
• Potrzeba łącznika do łączenia komputera negocjującego protokoły;
• Zdolność do równomiernego rozkładu obciążenia w każdej z linii miasta.

Teraz wiesz, jak wybrać centralkę biurową. Nadszedł czas, aby dowiedzieć się więcej o podstawowych funkcjach tego urządzenia.

Główne funkcje, które są wyposażone w centralę PBX

Biuro mini-PBX ma następujące główne funkcje:

• Przekazywanie połączeń. Ta funkcja jest najbardziej popularna niezależnie od rodzaju działalności gospodarczej. Umożliwia przekazywanie połączenia przychodzącego do faksu lub określonego pracownika firmy. W tym celu wystarczy wybrać właściwy numer wewnętrzny na własnym telefonie i umieścić słuchawkę. Zewnętrzna strona będzie usłyszeć melodię do momentu nawiązania nowego połączenia. Jeśli dany pracownik nie jest na miejscu, lub jego linia jest zajęta, połączenie zewnętrzne zostanie zwrócone ponownie do telefonu systemowego.
• "Przechwytywanie" połączenia. Ta funkcja jest konieczna w przypadku, gdy jeden z pracowników podszedł do innego pulpitu, a teraz zadzwonił telefon. Centrala PBX w biurze umożliwia tym pracownikowi połączenie, nawet podczas podróży po obwodzie. Aby to zrobić, pracownik będzie musiał wybierać określone kombinacje numerów na dowolnym z urządzeń.
• Odbieranie połączenia podczas połączenia. Jeśli podczas połączenia zostanie nawiązane połączenie równoległe, w słuchawce zostanie słyszalny sygnał. Poprzez wpisanie prostego kodu można odbierać to połączenie.
• Kolejność połączenia. Jeśli nieudane próby dotarcia do numeru stacjonarnego, który jest stale zajęty, musisz wybrać specjalny kod. Centrala powiadamia, że została wydana niezbędna linia, a połączenie zostanie nawiązane automatycznie.
• "Pójdź za mną". Ta funkcja umożliwia przekierowanie do dowolnej z wewnętrznych numerów na obwodzie biura. Pracownik może nie być w miejscu pracy, ale wszystkie jego połączenia przychodzące zostaną zaakceptowane przez niego.
• Połączenie konferencyjne. Ta funkcja pozwala połączyć jednego lub więcej dodatkowych uczestników z rozmową telefoniczną. Uczestnikami konferencji mogą być zarówno wewnętrzni abonenci, jak i zewnętrzni.
• Połączenie z rozmową. Dzięki tej funkcji menedżer może w każdej chwili nawiązać kontakt z wszystkimi podwładnymi, nawet jeśli w tej chwili prowadzona jest rozmowa telefoniczna. Tylko abonent z odpowiednim poziomem priorytetu może połączyć się z rozmową. Procesowi towarzyszy sygnał dźwiękowy. Odpowiednie poziomy priorytetu są przypisywane podczas instalacji i konfiguracji centrali PBX.

Dodatkowe funkcje PBX

Poza podstawowymi funkcjami, które mają domyślne funkcje biurowe mini-PBX, istnieje wiele dodatkowych, przydatnych w tym lub konkretnym przypadku. Niektóre z nich zostały opisane poniżej.

Jeśli sekretarka odbiera połączenia z zastrzeżonym telefonem jest zajęta, połączenie przychodzące może zostać w kolejce. Zewnętrzny abonent nie usłyszy sygnał dźwiękowy, ale jest to wiadomość głosowa, którą można tworzyć samodzielnie. Może to być zarówno wiadomość reklamowa, jak i prosta prośba o pozostanie na linii.

Inną opcją jest wyładowanie sekretarza – przyznać abonentom zewnętrznym możliwość niezależnego wybierania numeru wewnętrznego określonego pracownika firmy.

Możliwość korzystania z przetworników mowy umożliwia każdemu abonentowi wewnętrznemu dostarczanie automatycznej sekretarki. Ponadto taka poczta głosowa umożliwia przetwarzanie połączeń przychodzących bez angażowania operatorów.

W celu ustalenia, który z pracowników wykonał połączenia międzystrefowe lub międzynarodowe, każdy pracownik może wydać osobisty kod, za pomocą którego osoba będzie mogła korzystać z komunikacji na duże odległości. Jeśli pracownik nie ma specjalnego zestawu danych, nie może zadzwonić do płatnej linii.

Poniżej zostaną opisane zarówno standardowe, jak i nowoczesne typy biurowe mini-PBX.

Analogowe centrale PBX

Analogowa mini-PBX może być użyta, gdy liczba abonentów wewnętrznych nie przekracza pięćdziesięciu, a funkcjonalne możliwości sieci telefonicznej nie są wykazywane w wysokich wymaganiach.

Takie urządzenie przekształca mowę w impulsowy lub ciągły sygnał elektryczny, którego amplituda zmienia się. Do tej pory analogowe mini centrale PBX są w stanie obsłużyć do 46 portów.

Główną zaletą takiego wyposażenia jest niższy koszt w porównaniu z cyfrowymi o tych samych wskaźnikach wydajności. Wadą analogowych mini-PBX jest mała liczba funkcji serwisowych.

Cyfrowa mini-automatyczna wymiana telefoniczna

Cyfrowe centrale PBX mogą obsługiwać więcej niż 50 portów. Takie urządzenie przekształca mowę w binarne tory impulsowe za pomocą metody modulacji impulsu.

Cyfrowe mini-PBX mają wyższy koszt niż analogowy. Ale dzięki temu takie urządzenie ma dużą liczbę funkcji serwisowych. Także te mini-PBX są znacznie łatwiejsze do zainstalowania w biurach.

Bezprzewodowy mini-ATS

Bezprzewodowe centrale PBX dla biura zapewniają mobilność pracownikom i nie wymagają trasowania przewodów. Podczas korzystania z takiego urządzenia pracownicy mają dostęp do radiotelefonów, z którymi poruszają się wokół obwodu.

W przeciwieństwie do komórkowych, bezprzewodowych jest bezpłatny. Możliwość takich mini-PBX może zostać zwiększona bez żadnych problemów. Działanie tego połączenia nie wymaga uzyskania zezwolenia.

W przeciwieństwie do przewodowych telefonów, radia są chronione przed słuchaniem i potajemnie łączącymi się. Jakość dźwięku przy bezprzewodowej mini-PBX charakteryzuje się wysoką.

Virtual mini-automatyczna centrala telefoniczna

Wirtualna mini-PBX dla biura jest produktem najnowszych technologii. Jest na serwerze operatora internetowego, nie wymaga zakupu dodatkowego sprzętu i działa w oparciu o sieć dostępną w biurze.

Podczas korzystania z takiego sprzętu koszty łączności są ograniczone do minimum. W razie konieczności rozszerzenie pojemności tej mini-PBX jest bardzo szybkie.

Jeśli biuro zmieniło lokalizację, zmiana istniejących numerów telefonów nie jest potrzebna. Ponadto nie ma potrzeby wywoływania specjalistów w celu zainstalowania i podłączenia takiej mini-PBX – cała kontrola odbywa się za pośrednictwem Internetu.

Mini-PBX z wykorzystaniem GSM

Mini-ATS GSM dla biura ma na celu organizowanie komunikacji telefonicznej w tych miejscach, gdzie nie ma możliwości przeprowadzenia zwykłej linii, ale jest sygnał od operatora komórkowego.

Brama GSM pomaga zwiększyć liczbę linii zewnętrznych, przy jednoczesnym zapewnieniu obniżenia kosztów biurowych w komunikacji mobilnej. Jego instalacja jest możliwa w każdym budynku, mieście lub kraju, w którym będzie dostępna sieć IP. Centrala PBX dla biura korzystającego z takiego sprzętu umożliwia wykonywanie jak największej liczby połączeń telefonicznych, korzystając z taryfy między sieciami lub korporacyjnymi w przypadku, gdy są niższe niż zwykle koszt połączeń.

Montaż biurowy mini-ATS

Instalacja centrali PBX dla biura obejmuje projekt i konfigurację. Słuchając opinii specjalistów w zakresie łączenia takich urządzeń, musisz ustalić najbardziej odpowiednie opcje dla Ciebie i wymaganą pojemność centrali telefonicznej.

Kolejnym etapem instalacji jest instalacja urządzeń. Zazwyczaj znajduje się wewnątrz specjalnej szafki. Po podłączeniu zewnętrznych i wewnętrznych portów wszystkie kable są przecinane i oznaczane, a podstawowy proces testowania systemu jest przeprowadzany.

Następnie jest etap programowania i konfigurowania mini-PBX. Proces ten jest wyłącznie indywidualny dla konkretnego klienta, ponieważ życzenia i wymagania każdego z nich są różne.

Jeśli biura firmy znajdują się w kilku budynkach, każdy z nich powinien zainstalować własną centralkę PBX, która będzie komunikować się ze sobą za pomocą cyfrowego lub analogowego trunk. Zazwyczaj używany jest jeden telefon systemowy, zainstalowany przez sekretarza. Pozostali pracownicy powinni być wyposażeni w konwencjonalne urządzenia. Jeśli istnieje potrzeba dostarczenia wszystkim pracownikom telefonów systemowych, konieczne będzie zakupienie dodatkowych kart systemowych dla mini-PBX, co pociąga za sobą dodatkowe koszty.

Wnioski

Mini-ATS dla biura to specjalne urządzenie do równomiernego rozkładu obciążenia między liniami telefonicznymi abonentów. Korzystanie z takiego sprzętu pozwala kierować połączenia przychodzące do dowolnego urządzenia komunikacyjnego, przekazać je do nich, ustawić tryb gotowości. To nowoczesne urządzenie pozwala skutecznie organizować działanie przedsiębiorstwa i obniżyć koszt komunikacji telefonicznej. W artykule opisano sposób wybierania centrali PBX w biurze i sposobu jej instalowania.