Koncepcja projektu: przykłady

W każdym razie najważniejsze jest, aby zacząć dobrze. To stwierdzenie jest całkiem prawdziwe w odniesieniu do obecnie popularnego zarządzania projektami. Gdzie rozpocząć projekt? Jaka jest koncepcja projektu? W tym artykule są sugerowane przykłady i teoretyczne podstawy do odpowiedzi na te pytania.

Okres życia projektu i produktu

Zarządzanie dowolnym projektem jest ściśle uzależnione od etapów jego cyklu życia.

Przechodząc przez pewne etapy jego rozwoju, projekt jest modyfikowany i wymaga nowych form kontroli i zarządzania. Warto zauważyć, że cykl życia projektu nie jest zgodny z cyklem życia produktu, który powstaje w wyniku procesu lub jego realizacji. Produkt zaczyna się od momentu stworzenia wszystkich jego części i ich zjednoczenia w jeden obiekt, który może być zrealizowany lub używany z korzyścią dla właściciela. W takim przypadku można utworzyć produkt:

• W wyniku projektu (jeśli jest jeden z jego celów);
• W trakcie jego wdrażania (jeśli produkt jest jednym z etapów osiągnięcia jakiegokolwiek celu);
• Przed rozpoczęciem (jeśli jego istnienie jest warunkiem wstępnym realizacji projektu);
• Po zakończeniu (jeśli nie jest to cel).

Tak więc "życiorysy" projektu i produktu mogą lub nie mogą się pokrywać, ale zawsze zależą od siebie.

Fazy cyklu życia projektu

Główne etapy to:

1. Inicjacja.
2. Rozwój.
3. Realizacja.
4. Zakończenie.

Ale nie jest to jedyny podział. W ramach oceny finansowej projektów najczęściej stosuje się trzyetapowy cykl życia projektu:

1. Etap wstępnego inwestowania (uzasadnienie inwestycji).
2. Etap inwestycyjny (finansowanie).
3. Post-inwestycja (ocena efektywności ekonomicznej projektu).

Istnieją bardziej szczegółowe i niezbyt spójne struktury cyklu życia projektów, których menedżerowie stosują w zależności od skali pomysłu, struktury organizacyjnej zarządzania w firmie, gałęzi działalności gospodarczej. W każdym razie przedmiotem naszej uwagi jest właśnie początek – etap inicjacji, czyli innymi słowy, koncepcja projektu.

Co to jest inicjacja?

Inicjacja lub opracowanie koncepcji projektu obejmuje cały zespół procesów, które ostatecznie determinuje kierownik, wychodząc z różnych czynników zewnętrznych i wewnętrznych. Niemniej jednak warto podać ogólny wykaz pytań, na których na tym etapie należy szukać odpowiedzi:

1. Jakie są przesłanki realizacji tego konkretnego projektu?
2. Co potwierdza potrzebę jego wdrożenia?
3. Jakie jest zewnętrzne środowisko idei?
4. Jakie są główne cele?
5. Jaki jest stopień technicznej wykonalności pomysłu?
6. Jakie są powiększone warunki finansowe dla realizacji tego pomysłu?
7. Czy jest jasne zrozumienie czasu rozpoczęcia?

Plan koncepcji projektu obejmuje również następujące główne działania:

1. Określenie głównego sposobu realizacji tego pomysłu.
2. Powołanie osób odpowiedzialnych za wdrożenie.
3. Określenie liczby i skład zespołu projektowego.
4. Ustalanie oczekiwań zainteresowanych stron.
5. Powstanie powiększonej listy procesów.
6. Poszerzona analiza zasobów potrzebnych do osiągnięcia wyznaczonych celów.
7. Analiza ryzyka i założeń.
8. Ustanowić ogólny plan zarządzania projektem.
9. Autoryzacja (uruchomienie).

Koncepcja projektu w rezultacie jest ograniczona do opracowania karty, która obejmuje wszystkie opisane powyżej problemy i problemy. Dokładność liczb określonych w takim dokumencie często wynosi nie więcej niż 25%, niemniej jednak są one konieczne do początkowego uruchomienia projektu.

Rozwój statutu

Utworzenie koncepcji projektu jest niemożliwe bez procesu opracowania dokumentu stwierdzającego jego istnienie i zawierającego, oprócz początkowych wymagań i celów, także uprawnienia kierownictwa i ilość przyznanych środków.

Karta projektu jest wyraźnie skonstruowana i powinna zawierać następujące główne sekcje:

1. Lista głównych zmian.

2. Arkusz zatwierdzenia.

3. Ogólna opowieść:

• Cele;
• Uzasadnienie celowości;
• Planowane wyniki;
• Produkt końcowy lub końcowy cel;
• Główne etapy realizacji;
• Zainteresowane strony projektu i ich oczekiwania;
• Ryzyko, założenia, ograniczenia;
• Schemat sterowania procesem i polecenie.

4. Podstawowe zasady pracy.

5. Dokumenty powiązane.

Podczas opracowywania takiego dokumentu z reguły wykorzystują metodę oceny ekspertów, główną rolę, w jakiej odgrywa kwalifikacja kierownika projektu.

Identyfikacja zainteresowanych stron

Powstanie koncepcji projektu ma znaczący wpływ na osoby, które są bezpośrednio zainteresowane wynikiem. Określenie kręgu takich osób jest konieczne do oceny czynników mających wpływ na projekt. W tym etapie cele są skoordynowane z kluczowymi beneficjentami, określanie roli podmiotów bezpośrednich i pośrednich, ocena ryzyka i niepewności związanego z nieuchronnym konfliktem interesów, opracowanie formularza informującego o tym postępy.

Wszystkie informacje o kręgu osób w ten sposób zdefiniowane są przechowywane w rejestrze zainteresowanych stron. Rejestr ten jest dostępny dla menedżera projektu i wykorzystywany przez niego do zarządzania strefami oraz stopnia wpływu na procesy biznesowe i zespół.

Zatwierdzenie koncepcji

Przed zatwierdzeniem koncepcja jest dokładnie testowana i dostosowywana do wszystkich elementów struktury ramowej: kwoty finansowania, metod realizacji, czynników wpływających na ryzyko, itp. Koncepcja projektu jest zatwierdzana dopiero po uzgodnieniu przez wszystkie zainteresowane strony, w tym władze i struktury miejskie.

Wdrożenie koncepcji

Koncepcja rozwoju projektu realizowana jest poprzez wdrożenie w nim planu. Podczas realizacji tego pomysłu różne zmiany pojawiają się, rejestrowane i zatwierdzane przez kierownictwo, co wpływa na końcowe wskaźniki. Monitorowanie tych zmian i kontrola jakości to najważniejsze procesy zarządzania w fazie wdrażania tej koncepcji.

Przykład 1. Koncepcja projektu budowlanego

Opracowanie koncepcji projektu budowlanego obejmuje:

• Analiza działki;
• Ograniczenia w budownictwie;
• Aktualny stan terytorium;
• Ocena potencjału rozwojowego;
• Analiza rynku nieruchomości (jego zdolność, segmentacja);
• Identyfikacja potencjalnych konkurentów;
• Oszacowanie dynamiki, wielkość popytu;
• Identyfikacja potencjalnych nabywców.

Specyficzność projektu budowlanego można uznać za zmienność wykorzystania istniejącej ziemi. Ocena rozwoju jest tu główną przyczyną powstania koncepcji. Aby dokonać właściwego wyboru, zastosuj analizę SWAT, modelowanie wielu modeli i inne narzędzia.

Po rozwiązywaniu tych priorytetowych zadań opracowano kartę projektu, która oprócz powyższych sekcji zawiera:

• Koncepcja rozwoju (główne cechy terenu, infrastruktura transportowa, plan zagospodarowania przestrzennego, zalecenia dotyczące rozwiązań architektonicznych i planistycznych oraz materiałów budowlanych i podstawy ulepszeń terenu);
• Koncepcja marketingowa (strategia cenowa, przybliżony harmonogram sprzedaży / wynajmu, strategia promocji);
• Schemat finansowy (potrzeby inwestycyjne, prognoza wyników, przybliżony harmonogram przepływu środków pieniężnych).

Przykład 2. Koncepcja wdrożenia systemu automatyki

Opracowanie koncepcji projektu w celu wprowadzenia zautomatyzowanego systemu sprzedaży dla księgarni powinno zawierać następujące sekcje:

• Ocena rynku online książek objętościowych i koszt wdrożenia.
• Określenie kosztu treści sklepu internetowego.
• Zidentyfikuj potrzebę dodatkowych rynków zbytu z istniejącej księgarni.

Koncepcja takiej modernizacji sklepu ma kilka celów: utworzenie sklepu internetowego, zapewnienie jego funkcjonalności i osiągnięcie określonego poziomu zamówień dzięki nowym zasobom internetowym.

Takie cele można osiągnąć poprzez kolejną realizację następujących zadań:

• Opracowanie specyfikacji technicznych;
• Praca nad tworzeniem sklepu internetowego;
• Opracowanie systemu dostarczania książek od wydawcy do nabywców;
• Reklama;
• Zawarcie umów z systemami płatności on-line.

Przykład 3. Koncepcja modernizacji produkcji

Koncepcja projektu wprowadzania nowej technologii do już istniejącego cyklu produkcyjnego jest zawsze rozwijana z uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa i warunków jej funkcjonowania. Szczególną uwagę zwracamy na następujące etapy:

• Identyfikacja "słabych ogniw" łańcucha produkcyjnego (wprowadzenie nowej technologii powinno zastąpić obszary problemowe lub nie powodować ich niepowodzenia z powodu naruszenia integralności cyklu pracy).
• Rozwój stopniowego wprowadzania nowej technologii (plan włączenia nowego związku w proces produkcji jest ważnym elementem realizacji projektu modernizacji, ponieważ nierównowaga pomiędzy działaniem zespołu a pracownikami produkcyjnymi może zniweczyć wszystkie środki wydane na remonty).
• Ocena potencjału pracowników przedsiębiorstwa do zarządzania i obsługi nowego sprzętu.

Wśród celów tego projektu z reguły cechy charakterystyczne odnowionych produktów wskazują wielkość i szybkość uwalniania.

Biorąc to pod uwagę, staje się jasne, że koncepcja projektu zawiera główne postanowienia dotyczące jego treści, korzyści ekonomicznych, wykonalności i konsekwencji. W związku z tym przepisy koncepcyjne nowych pomysłów potrzebnych do opracowania lub rozpoczęcia nowej działalności gospodarczej, konieczne jest określenie struktury, oceny i zgody przed przejściem na rzeczywiste zmiany i zastrzyki finansowe.