Umowy składu w organizacji: ramy regulacyjne, czas

Umowy składu związane z pewnymi problemami. W szczególności, w niektórych przypadkach bardzo trudne do określenia, do jakiego typu nadana danego instrumentu, jak je przechowywać, na jakich warunkach, jak zniszczyć i tak dalej. Wszystkie te czynniki są regulowane przez prawo, ale ze względu na fakt, że jedna i ta sama umowa w różnych sytuacjach mogą wymagać różnych okresów przechowywania, często mają różnego rodzaju problemy, niejasności i tak dalej. Zrozumieć to wszystko jest konieczne, choć może to być trudne. Należy rozumieć, że w przypadku wymagań pozalegislacyjnych w dziedzinach takich jak kontrakty przechowywania w archiwum, zarządzanie zapisy nie mogą być tylko nieskuteczne, ale też niebezpieczne pod względem ewentualnej kary lub kary.

Dlaczego zachować?

Umowa powinna być w każdej chwili dostępne nie tylko w czasie ich działania, ale także później. Może trzeba trochę informacji, co znajduje odzwierciedlenie w tych dokumentach, niektóre dane, które będą żądać zarządzanie, i tak dalej. Wiele sporów, które zwykle polegają na tym, że jedna lub druga strona złej wierze nadaje się do wypełnienia zobowiązań mogą być adresowane za pomocą traktat jako pozasądową i formalnie w sądzie. Należy również rozważyć możliwość przeprowadzenia kontroli niektórych okresach, które będą realizowane przez państwowe organy nadzorcze. Mogą też zażądać dokumentacji dla konkretnego okresu, a jeśli kontrakty przechowywania w organizacji, określenie ich zniszczenia, i inne podobne funkcje są wykonywane nieprawidłowo, może podlegać bardzo wysokich kar. Naturalnie, pierwszą rzeczą byłoby winić przywództwa, ale po sytuacja jest ustabilizowana, szef musi pamiętać, kto jest winien, miał problemy z jasnego nieba. To jest umowa i wszelkie inne dokumenty będą traktowane jako ściśle przepisanym terminie. Wiele firm na ogół wolą regularnie rozwinięciu archiwum i nic w ogóle zniszczyć w celu uniknięcia możliwych kłopotów, niż popełnić błąd i wtedy grabie konsekwencje.

prawodawstwo

Umowy składu w organizacji Prawo opisuje dość jasno, jeśli nie brać pod uwagę fakt, że nie zawsze jest to możliwe, aby prawidłowo oszacować ten lub ten dokument. Na ogół kontrakty bezpośrednio do odrębnej ustawy nie są one określone w ogólnym listę standardowych dokumentów archiwalnych (lub zarządzania dokumentami archiwalnymi), które powstają w procesie funkcjonowania organizacji, agencji rządowych, samorządowych i tak dalej. Obie opcje można znaleźć zarówno z zarządzaniem i ze zwykłymi dokumentami, zatwierdzonych przez Ministerstwo Kultury i Komunikacji Masowej Federacji Rosyjskiej. Takiej, która odnosi się do dokumentów administracyjnych, ma numer 558 z 25.08.2010 roku, a drugi typ – № 1182 z 31.07.2007 roku. Badania tych dokumentów jest wysoce zalecane, ale to najlepiej odizolować proces uczenia się dla siebie dokładnie te dokumenty, które są wykorzystywane w danej instytucji i odnoszą się do konkretnego obszaru odpowiedzialności. Wykazy zbyt dużo informacji, aby to wszystko zapamiętać, ale jeśli ustalenia co do dokumentacji, co ma zastosowanie i ile jest przechowywany, prawdopodobnie, umowy składu będzie dużo prostsze i łatwiejsze. W wielu przypadkach używane papier pokryty przez 3-4 punktów, aby studiować w szczegółach, które nie jest tak trudne.

różne rodzaje

Wykorzystuje ona dwa główne systemy umów separacji dla ich ochrony. Tak więc, przynajmniej wspólny system ma wiązać się z okresem trwałości. Przeznaczyć krótkoterminowe, długoterminowe i trwałe przechowywanie. Pierwsza opcja polega na umowę na okres do 10 lat. Drugi – od ponad 10 lat. Stała jest najczęściej używany tylko wtedy zniszczyć dokument nie może być w ogóle. System ten nie jest bardzo wygodne. Umowy składu w archiwum, które zdefiniowane są w ten sposób, często prowadzi do nieporozumień i błędów niż faktycznie pomaga umieścić proces prowadzenia dokumentacji. Ponieważ wspólny system ma wiązać z rodzajem umowy. Większość przedsiębiorstw pochodzą one w trzy główne odmiany: profil mieszkalnych i robocizny. Pierwszy i drugi w przeważającej części są podobne i są zwykle przechowywane jedynie przez okres pięciu lat. Zrozumiałe jest, że w ramach profilu odnosi się do wszystkich umów i wszelkich dokumentów związanych bezpośrednio z głównych dziedzin działalności organizacji. Po trzecie, rodzaj umowy o pracę, w wielu przypadkach jest również przechowywane tylko 5 lat, ale w pewnych sytuacjach okres ten może znacząco wzrosnąć. Na przykład, jeśli rachunek nie istnieje, to taka umowa musiałaby być przechowywane aż 75 lat, co nie jest zbyt wygodne. W rzeczywistości, jeśli nie szczególnie iść do problemu, to może być dowolnie ograniczać trwałość 5 lat i zapomnieć o problemie. Ale w takiej sytuacji może pominąć niektóre z czynników, które mogą zwiększyć okres, w którym umowy składu o podobnym formacie powinny być obowiązkowe, a wtedy można mieć pewność, że grzywny lub inne problemy, które stara się uniknąć jakiegokolwiek rozsądny człowiek.

Przejazd do archiwum

Procedura przeniesienia umów depozytowych w archiwum, z warunkami której wygasł, może się różnić w zależności od firmy. W niektórych przypadkach pracownicy po prostu powiązać dokument do siebie i umieszczone w ciemnym kącie, który jest uważany archiwum. Ale z innej firmy, że cały proces może być wyraźnie opisane w standardowej dokumentacji, zaprezentuje jednostkę odpowiedzialną za plik, a nawet specjalne zasady nomenklatury dla zgłoszenia, zalogować się i tak dalej. Obie opcje mogą być wygodne, w zależności od wielu czynników. Na przykład, pierwsza opcja jest odpowiednia mała firma z niewielkim obrotem. Nie będzie nie tak wiele dokumentów, które można zawsze łatwo odnaleźć się w tym samym ciemnym kącie. Ale drugi, powiedział, że sytuacja jest poważna nadaje się do korporacji, które stanowią dla wielkiej liczby pracowników, a po prostu musi jakoś nie utonąć w dokumencie. Ogólna zasada, która ma różne umowy składu w organizacji wszelkich form własności, to czas przekazania do archiwum. Z reguły pracownicy są zobowiązani do wysyłania dokumentów do pewnego okresu, niezależnie od tego, kiedy faktycznie zabrakło kroków czasowych. I zazwyczaj, jak archiwizacja odbywa się na początku roku. Oznacza to, że nawet jeśli umowa zakończyła się w lutym, nadal będą musiały czekać aż do następnego roku, aby umieścić go w składzie.

zniszczenie

Jak wspomniano powyżej, tylko dlatego, że nie można zniszczyć umowę. Najpierw trzeba się upewnić, że naprawdę był dobry czas. Tylko wtedy możemy zniszczyć tego dokumentu. Jednak działania te często mogą być niebezpieczne, jego konsekwencje, dlatego większość pracowników wolą, aby ich wyłącznie z kierownictwem sankcji. Wygląda to tak: pracownik zbiera próbki całej dokumentacji, która ma już na okres lub zbliża się do końca. Umowy składu w zakładzie, pożądane jest, powinny być budowane tak, że ta procedura pobierania próbek nie trzeba było długo czekać. Następnie, na podstawie otrzymanej listy, wykonanych raportów zarządczych, dokument jest podpisany, złożony i tylko wtedy, gdy to wszystko jest zrobione, rozpoczyna proces niszczenia bezpośrednich umów i innych podobnych papierów wartościowych. Umowy składu w archiwum w sposób regularny – nie jest najlepszym rozwiązaniem, zwłaszcza, że niektóre firmy nawet udaje się go trochę, dając im do recyklingu i tak dalej.

Przykład zapisu i system magazynowania

Aby lepiej zrozumieć wszystkie funkcje i główne punkty aktywności może prowadzić w stosunkowo prosty przykład workflow przechowywania dokumentacji organizacja. Tak więc, nie jest pracownikiem, zwykle ktoś z personelu księgowego, który jest odpowiedzialny za przechowywanie umów z wykonawcami, lub jakichkolwiek innych podobnych papierów wartościowych. Posiada osobny folder, w którym zamieszkują, dopóki ustawie. Jak tylko umowa została zamknięta, to zostaje przesunięty do innego folderu. Będzie to wygodne mieć specjalnego rejestru w formie elektronicznej, jeśli takie dokumenty są wymienione w kolejności, wskazując okres przechowywania. Ale po pierwsze, okres ten powinien być zdefiniowany. Najlepiej jest, aby uruchomić folder dla wszystkich służb, które w taki czy inny sposób związanych z umową, w celu lepszego zrozumienia ich istoty. Z doświadczenia wynika, że potrzeba takiego działania zniknie. Potem, kiedy dokładnie wyczyścić co reprezentuje każdy z dokumentów opieczętowane konkretny termin przechowywania. W niektórych przypadkach będzie to wygodne, aby określić umowy i datę zamknięcia, priplyusovyvaya jej 5 lat (lub więcej), aby wskazać dokładnie, gdy papier może zostać zniszczony. W rzeczywistości, nawet na początku organizacji postępowania kwestia ta nie była bardzo trudna, ale po dłuższym okresie użytkowania będzie jeszcze bardziej uproszczone. Kiedy umowy składu w organizacji, która jest niszczenie życia został już zatwierdzony, zostaną ujednolicone, cały proces będzie w ciągu kilku minut. A potem przyszedł rok, kiedy można zniszczyć niektórych dokumentów. Są one usunięte z folderu dwukrotnie sprawdzane pod kątem ewentualnych błędów oraz, wraz z wykazem tych dokumentów, przedłożone przełożonego. On z kolei, należy ponownie sprawdzić, czy wszystko w sposób określony w liście, jak to pozostanie szef winny w razie problemów. Jeśli wszystko jest w porządku, szef podpisał pozwolenie na zniszczenie i to, gdzie każdy przychodzi jako własnej inteligencji. Ktoś po prostu rozrywa i wyrzuca. Inni używają niszczarki. Inni siedzą na śmieci, palić i tak dalej.

Kiedy zaczyna się okres przechowywania

To jest bardzo ważne pytanie, bo to budzi wiele błędów z nim. Umowy składu w przedsiębiorstwie Białorusi lub Federacji Rosyjskiej w tym przypadku dokładnie takie same, a rozpoczyna się w momencie, gdy rozpoczyna się nowy rok, w którym dany dokument nie jest już ważny. Na przykład, nie jest umową, która zakończyła się 15 lipca 2010. Jest to konieczne, aby utrzymać przez 5 lat, ale nie może zniszczyć 15 lipca 2015, a na początku 2016 roku. Oznacza to, że raport poszedł na 01.01.2011, a nie od siódmego miesiąca roku poprzedniego. Zazwyczaj, aby zminimalizować szansę błędu, dodaje się do terminu 1 rok wcześniej zdefiniowane. I tylko po to minęło, rozpoczyna się proces niszczenia.

Funkcje przechowywania

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją szczególne zalecenia, jak to powinno wyglądać i działać archiwum. Idealnie, przechowywanie umów odpowiedzialnością, płatności na rzecz wykonawców, umów pracowniczych i podobnych takiej dokumentacji powinna być w miejscu suchym i przewiewnym. Co więcej, te dokumenty są umieszczone na półkach (otwartych lub zamkniętych). Jeżeli należą do ścisłych formularzy sprawozdawczych lub dokumentów oznaczonych „tajemnica handlowa”, powinno być źródłem szczególnych sejfy. W zasadzie nikt nie sprawdza tego punktu, bo to jest zalecenie, aby zauważyć, że najbardziej rentownego przedsiębiorstwa. Najważniejsze jest to bardzo prosta: jeśli nie karać za sam system pamięci masowej, to z powodu braku papierów wartościowych, które muszą być często karane. A jeśli nie jest powódź, czy dokumenty zostaną zniszczone w inny podobny sposób, winę za to tylko dana firma.

Odpowiedzialność i wykonawców

Podstawowym i podstawowym obowiązkiem wszystko, co wchodzi w umów składu będzie szef organizacji. To on w obecności problemów będzie odpowiedzialny wobec państwa i cierpieć od wszelkich możliwych problemów. Ponadto, następujące po nim, to zwykle główny księgowy, prawnik i pracownik, kto jest odpowiedzialny za zachowanie dokumentów. Ale zwykle, wszystkie takie osoby są karane już udać się w zakresie błędu popełnionego przez nich. W rzeczywistości, większość stosunkowo małych organizacji dla systemu monitorowania umów leży w gestii działu księgowości. I w tym szefa działu księgowego lub powołać własną rękę, lub jako ogólnej liczby głosów, dana osoba rządzi. W niektórych przypadkach, osoba otrzymuje niewielki wzrost płac, co powinno zrekompensować dodatkowego nakładu pracy, ale coraz częściej, ostatni punkt po prostu zignorować, podkreślając brak funduszy lub innych podobnych czynników. W kilku rzadkich przypadkach jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentów w ogóle, aw szczególności umów, działa prawnika. Ale nie jest to bardzo wygodne, ponieważ osoba ta może być wyłącznie odpowiedzialny za zamówienia, a reszta dokumentach używał znać tylko powierzchownie. Bardziej wygodne, gdy jest tylko jeden człowiek, który jest zaangażowany w tej kwestii. To będzie najbardziej dokładne i nie popełnić drobne paskudne błędy takie jak ten mogą dokonać innych pracowników.

wynik

Umowy składu w organizacji odbywa się na podstawie pełnej zgodności z przepisami prawa. Jest to warunek, który może przyjmować wszystkich problemów przedsiębiorstwa. W tym przypadku, małe niuanse, regulacje wewnętrzne rejestry i związana z nim dokumentacja może różnić się od firmy do firmy. Główną osobą odpowiedzialną jest uważany za szefa, ale może powierzyć tę chwilę inna osoba. Ułatwi to pracę zarządzaniu, ale nie usuwa go z głębi odpowiedzialności za ewentualne błędy. To jest pracownik, który jest zaufany do pracy z dokumentami archiwalnymi, powinny być odpowiedzialne i jasno zrozumieć swoje obowiązki w zamian za prawdziwe pieniądze, a nie werbalnego wdzięczności, jak to zwykle bywa ze wzrostem obciążenia bez jego rekompensaty z dodatkowych środków finansowych.