Cykl PDCA – filozofia ciągłej poprawy biznesu

Cykl PDCA (cykl Deming) jest jednym z podstawowych pojęć współczesnej teorii zarządzania. Jest to również zgodne z normami serii ISO 9000, które są stosowane na całym świecie do zarządzania jakością w przedsiębiorstwach różnej wielkości i typów.

Definicja

Demancyjny cykl PDCA to technologia ciągłego doskonalenia procesów zarówno w biznesie, jak iw innych dziedzinach działalności. Nazwa tej metody jest skrótem 4 angielskich słów, co oznacza logiczną sekwencję etapów ulepszeń:

• P – Plan (plan);
• D-Do (zrób to);
• C – zaznacz (sprawdź, przeanalizuj);
• A – ustawa.

Wszystko jest logiczne i proste: najpierw musisz myśleć o działaniach. Następnie są wykonywane zgodnie z planem. Trzecim etapem jest analiza wyników. I na koniec ostatni etap – ustawa – obejmuje wprowadzenie konkretnych zmian w celu poprawy procesu i / lub wyznaczania nowych celów. Po tym zaczyna się etap planowania, na którym należy wziąć pod uwagę wszystko, co zostało zrobione przed tym.

Schemat cyklu sterowania PDCA jest przedstawiany jako koło, co wskazuje na ciągłość tego procesu.

Rozważmy teraz każdy krok szczegółowo.

Plan (Plan)

Pierwszy etap planuje. Konieczne jest jasne sformułowanie problemu, a następnie określenie głównych kierunków pracy i znalezienie optymalnego rozwiązania.

Typowym błędem jest opracowanie planu opartego na subiektywnych domysłach i założeniach zarządzania. Nie znając głównych przyczyn problemu, najlepiej zneutralizować jego konsekwencje, a następnie tymczasowo. Jakie narzędzia można użyć do tego?

Metoda "5 Dlaczego"

Powstał w latach czterdziestych, ale zyskał popularność po 30 latach, kiedy zaczął aktywnie korzystać z firmy Toyota. Jak przeprowadzić taką analizę?

Najpierw trzeba sformułować i zapisać problem. Następnie zapytaj: "Dlaczego tak się dzieje?" I zapisz wszystkie przyczyny. Potem musisz zrobić to samo dla każdej odpowiedzi. Następnie postępujemy zgodnie z tym samym wzorem, podczas gdy pytanie "Dlaczego?" Nie zostanie ustalona 5 razy. Z reguły jest to piąta odpowiedź, która jest prawdziwym powodem.

Diagram Ishikawa

Ta metoda pozwala graficznie reprezentować zależności przyczynowo-skutkowe wszelkich zjawisk w branży. Nazwa pochodzi od jego twórcy, chemika Kaora Ishikawa i jest szeroko stosowana w zarządzaniu.

Przy konstruowaniu diagramu identyfikuje się pięć możliwych źródeł problemów: człowiek, materiały, środowisko (środowisko), sprzęt i metody. Każdy z nich z kolei może zawierać bardziej szczegółowe powody. Na przykład praca pracowników zależy od poziomu umiejętności, zdrowia, problemów osobistych itd.

Kolejność tworzenia diagramu Ishikawy:

1. Narysuj strzałkę poziomej po prawej stronie, a w pobliżu punktu wypisz jasno sformułowany problem.
2. Pod stokiem do głównej strzałki przedstawiamy pięć głównych czynników wpływających, o których mówiliśmy wyżej.
3. Użyj małych strzałek, aby wyświetlić szczegółowe powody. W razie potrzeby możesz dodać mniejsze oddziały. Robi się to do momentu wypisania wszystkich możliwych przyczyn.

Następnie wszystkie otrzymane opcje są zapisywane w kolumnie, od najbardziej realistycznego do nieistotnego.

"Burza mózgów"

Dyskusja zbiorowa z ekspertami i kluczowymi pracownikami, w których zadaniem każdego uczestnika jest określenie tylu potencjalnych przyczyn i możliwych rozwiązań problemu, w tym najbardziej fantastycznych.

Po teoretycznej analizie konieczne jest znalezienie faktycznych danych, potwierdzających, że przyczyny problemu są prawidłowo określone. Ustawa na podstawie zgadywania ("najprawdopodobniej …") jest niemożliwa.

Jeśli chodzi o sam planowanie, ważne są tutaj także specyfika. Ważne jest określenie ram czasowych dla wykonania, zapisanie wyraźnej sekwencji działań i mierzalnych wyników (w tym wyników pośrednich), do których powinny prowadzić.

Zrobić (zrobić)

Drugą fazą cyklu PDCA jest wdrożenie planu, wprowadzanie zmian. Najczęściej warto bardziej najpierw wdrożyć podjęte decyzje na małą skalę, przeprowadzić "test terenowy" i sprawdzić, jak działa w małym obszarze lub obiekcie. Jeśli występują błędy w terminach, opóźnieniach, ważne jest, aby zrozumieć przyczyny (nierealne planowanie lub brak dyscypliny ze strony pracowników). Dodatkowo wdrażają system kontroli pośredniej, który pozwala nie tylko na oczekiwanie na wyniki, ale także na ciągłe monitorowanie tego, co zostało już zrobione.

Sprawdź

W prostych słowach teraz trzeba odpowiedzieć na jedno pytanie: "Co się nauczyliśmy?". Cykl PDCA oznacza stałą ocenę osiągniętych wyników. Konieczne jest dokonanie oceny postępów w realizacji ustalonych celów, określenie, co działa dobrze i co należy poprawić. Zasadniczo jest to sprawdzanie raportów i innej dokumentacji przedsiębiorstwa.

Aby pomyślnie wdrożyć cykl Shuharta-Deming (PDCA) w biznesie, należy regularnie raportować o pracy i omówić wyniki z pracownikami. Idealnym narzędziem jest wprowadzenie kluczowych wskaźników efektywności KPI, na podstawie których zbudowany jest system motywacji i promocji najbardziej produktywnych pracowników.

Ustawa

Ostatnim krokiem jest w rzeczywistości działanie. Może istnieć kilka opcji:

• Wdrożenie zmian;
• Zrezygnować z decyzji, jeśli okaże się nieskuteczna;
• Powtórz kolejne kroki cyklu PDCA, ale dokonaj pewnych korekt w tym procesie.

Jeśli coś działa dobrze i można je powtórzyć, należy podjąć standardową decyzję. W tym celu dokonuje się odpowiednich zmian w dokumentacji firmy: regulaminie pracy, instrukcjach, listach kontrolnych, programach szkoleniowych pracowników itd. Równocześnie należy ocenić możliwość wprowadzenia ulepszeń do innych procesów biznesowych, w których mogą wystąpić podobne problemy.

Jeśli rozwinięty plan działania nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, musisz przeanalizować przyczyny niepowodzenia, a następnie powrócić do pierwszego etapu (Plan) i spróbować innej strategii.