256 Shares 7527 views

Misja biznesowa w podróży służbowej

Organizacja wysyła swoich pracowników, podając konkretny opis pracy. Może to być indywidualne, a także grupowe. Wszystko zależy od specyfiki zadań oddelegowanych pracowników.

W organizacji wysyłającej pracowników w podróży służbowej wydawane jest zlecenie lub zamówienie, które wskazuje cel podróży, miejsce wysłania pracownika, ramy czasowe i listę wysłanych osób. Podrózni pracownicy są zobowiązani wydawać certyfikaty podróży z oficjalnym zadaniem. Są to obowiązkowe dokumenty potwierdzające rozsądność wyjścia do miejsca wykonywania pracy poza granicami organizacji. W zezwoleniu na podróż po znaku umieszcza się na wyjeździe. Po przyjeździe do miejsca, pracownicy w dokumencie podróży muszą uzyskać znak przybycia, a po zakończeniu – w momencie wyjazdu. Wracając do swojej organizacji, należy położyć znak na powrocie z podróży.

Poszczególne prace są przyjmowane przez specjalistów, którzy opuszczają inne obszary, aby rozwiązać określone problemy. Na przykład pracownicy serwisu dostawczego są wysyłani do placówek, z którymi ich przedsiębiorstwo ma handlowe relacje w celu dostarczenia konkretnych materiałów, komponentów i jednostek. Czasami komunikacja telefoniczna nie jest wystarczająca, aby negocjować warunki dostawy lub cechy oferowanych produktów: koordynacja zadań technicznych, określanie parametrów, wybór optymalnych charakterystyk.

Przyjmuje się oficjalne zadanie oraz pracownicy działów marketingu, a także usługi inżynierskie i techniczne. Na przykład udział w wystawach wymaga obecności nie tylko menedżerów sprzedaży, którzy mogą prezentować swoje produkty i określić cenę. Projektanci, technologiści i pracownicy produkcyjni mogą być przydatni, co wyjaśnia specjalne wymagania i życzenia potencjalnych klientów. W takich podróżach eksperci wymieniają doświadczenia, przedstawiają perspektywy rozwoju swoich produkcji.

Niektóre organizacje wysyłają do tych lub innych obiektów całe grupy osób, dając im przydział służb, których przykłady są wydawane w formie instrukcji lub arkuszy trasowania. W celu zapewnienia, że wyznaczony zespół ściśle wypełnia przypisanie usługi, konieczne jest powołanie szefa grupy odpowiedzialnej za jej wykonanie. Szczególnie często potrzeba takich wycieczek powstaje w przypadku wprowadzenia sprzętu lub całych kompleksów w przedsiębiorstwie klienta. Aby zapewnić, że zespół w nowej lokalizacji może pracować skuteczniej, badane są kwestie czasowego pobytu: rezerwacja hoteli lub apartamentów. Określ miejsca, w których pracownicy będą jadł, a także warunki dostarczania pracowników do miejsca pracy. Bilety na transport tam iz powrotem płacą firmie wysyłającej swoich pracowników. W takich przypadkach limity czasowe są ściśle ograniczone. Codzienne dodatki są również wypłacane. Płace pozostają przez cały okres nieobecności pracowników.

Przy wysyłaniu specjalistów przygotowuje się dokumenty na podróż, w tym certyfikaty podróży, a także listę zadań. W zależności od charakterystyk i rodzaju zadań dowódcy specjaliści wypełniają niezbędne narzędzia i urządzenia. Przypisanie usługi jest w tym przypadku głównym kryterium wyboru niezbędnych akcesoriów.

W wyniku prac nad misją pracownicy, którzy wrócili do swojej firmy, sporządzają raport z przeprowadzonych prac. Raporty te są zatwierdzane przez szefa lub jego zastępców. W sprawozdaniu dotyczącym wydatków pieniężnych przygotowywane są wstępne raporty, do których załączone są dostępne dokumenty potwierdzające wydatki.

Wyjazd uważa się za zakończony z powodzeniem pod warunkiem pełnego wykonania zlecenia serwisowego. Jeśli nie jest to możliwe (mogą wystąpić sytuacje, w których praca jest częściowo zakończona lub nie można jej wykonać), powody są wskazane. Często przyczyny są dość uzasadnione, ale czasami jest zaniedbanie pracowników. Kierownictwo organizacji podejmuje decyzję o wynikach rozważań o wszystkich przyczynach, które uniemożliwiają otrzymanie pozytywnej decyzji od wysłanych pracowników.