Sekretarz-referent zawodowy. Referent jest …

Wiele dziewczyn marzy o rozpoczęciu kariery jako sekretarza-referent. To całkiem normalne i uzasadnione aspiracje. Dopiero teraz, nie wszyscy myślą o tym, co jest potrzebne (z wyjątkiem atrakcyjnego wyglądu). Ale byłoby to warte. Przecież to referent nie tylko jest "piękną twarzą" obok lidera. Jest to raczej "książka referencyjna" we wszystkich kwestiach: wiedza i spryt, znalezienie wyjścia z każdej sytuacji. Bardziej szczegółowo zrozumiemy.

Co musisz zrobić

W każdej organizacji jest instrukcja sekretarza-referentu. Zawiera wykaz (czasami szczegółowy, czasami nie bardzo) obowiązki służbowe. Obejmują one umiejętności i zdolności. Osoba, która ma tyle szczęścia, aby uzyskać taką pracę, powinna móc komunikować się z klientami, negocjować (osobiste i telefoniczne), wybierać i usystematyzować materiały, przygotowywać streszczenia przemówień i nie tylko. Oznacza to, że umiejętności tej osoby powinny być sporo. Specyficzność zależy od kierunku firmy. Na przykład wymaga się od prawnego recenzenta zrozumienia subtelności prawnych. Zdarza się, że ten post jest związany z umiejętnością rozwiązywania problemów organizacyjnych. Innymi słowy, referent jest "prawą ręką" lidera. Zawsze jest na haku, musi wiedzieć wszystko, czego szef potrzebuje do swojej pracy.

Niektóre "specjalne" pytania zawodu

Tutaj trzeba wyjaśnić trochę to, co zwykle jest "ukryte za kulisami". Ponieważ referent jest osobą, która najczęściej komunikuje się z szefem, musi mieć pewne zdolności dyplomatyczne. Dlaczego? To proste: lider (zwłaszcza duży zespół) nie ma czasu na poradzenie sobie z wszystkimi niuansami związku. Zwykle jest człowiekiem biznesu. Kiedy ktoś ma urodziny, które urodzą się, kto ma dzieci – jest to jego zainteresowanie tylko w związku z momentami pracy. Wszystkie te "małe rzeczy" rzucają się na barki sekretarza-referenta. Musi zwrócić się do szefa, gdy to święto, powiadomić o napięciu, jakie powstało w zbiorowym (jeśli jest to warte uwagi). Okazuje się, że zanim Sekretarz Referencyjny powinien to wszystko wymyślić, pozbądź się zbędnego, a następnie lidera "pobierania". To nie jest łatwe! Ale to z zakresu nieformalnych obowiązków.

Główne funkcje

Ze względu na udział sekretarza w małych firmach praktycznie nie ma pracy biurowej. W dużej części. Oznacza to, że trzeba nauczyć się pisać listy, prawidłowo sformułować odbiór i wysyłanie, rejestrację, dystrybucję (jeśli takowe), i tak dalej. Jest oczywiste, że bez idealnej znajomości języka rosyjskiego nie da się zrobić. Listy z błędami są uszkodzoną twarzą firmy. Czasami wymagane jest, aby osoba z językiem obcym pracowała nad tym stanowiskiem. Następnie referent jest osobą, która łączy pracowników firmy (lub jej departamentów). Jego funkcje obejmują prawidłowy rozkład przepływów informacji pomiędzy podziałem strukturalnym, które działają dla jednej wielkiej rzeczy. Referent jest raczej skomplikowanym zawodem, ponieważ trzeba pamiętać o szczegółach i faktach. Wszystko to jest konieczne, aby lider czuł się komfortowo, a nie rozproszony przez drobiazgi z głównej linii.

Osobiste cechy

Ponieważ praca referentu oparta jest na komunikacji, wybierają osobę, która będzie towarzyska, bez konfliktu. W każdej firmie jest to "kluczowy" post. Osoba, która ją zajmuje, ma ogromny wpływ zarówno na lidera, jak i na kolegów. Dlatego przyzwoitość jest po prostu koniecznością. Inny sekretarz-referent powinien być punktualny, inteligentny, a nawet kreatywny. Musisz być w stanie znaleźć akceptowalny sposób z każdej sytuacji. Po pierwsze referent myśli o "twarzy" swojego pracodawcy, a potem o sobie. Poziom odpowiedzialności nie jest tylko wysoki, ale globalny. Nie każdy robi taką pracę. Dlatego też przed podjęciem takiej decyzji należy dokładnie przemyśleć. Sekretarz-referent w miejscu pracy powinien móc umieścić swoje zainteresowania w tle. Po pierwsze – wszystko, co jest niezbędne do pracy szefa. Nawiasem mówiąc, dlatego najczęściej ta pozycja zajmuje dziewczęta, jako troska o sąsiad z kobietami we krwi.

Informacje poufne

Jest oczywiste, że przy tak bliskości wiele faktów, które nie powinny być podawane do publicznej wiadomości, będzie znane referentowi. To nie tylko tajemnice zawodowe i tajemnice handlowe. Często sekretarz, jako bliski przyjaciel, jest zaufany i ma osobiste informacje. Czy warto wspomnieć, że referent musi być w stanie przechowywać poufne informacje. Jest to jeden z jego głównych umiejętności zawodowych.

Jakiego rodzaju wykształcenie jest potrzebne?

Głowa stara się wybrać referencję, opierając się na kierunku działania. Oznacza to, że wnioskodawca musi posiadać dyplom odpowiadający pracy firmy. Ponadto, często w tej pozycji ludzie wybierani są z wykształceniem prawniczym. Jest to wygodne, jeśli często musisz zawrzeć transakcje, przygotować inne dokumenty. Wśród najprostszych wymagań: bezpłatne posiadanie wszystkich programów komputerowych (biuro), możliwość drukowania (szybko i kompetentnie). Ponieważ referent jest doradcą, musisz mieć umiejętności wyszukiwania informacji zarówno w internecie, jak i offline. Człowiek z szybkim reagowaniem na takie stanowisko częściej niż posiadacz "prawidłowego" dyplomu, który nie może szybko opanować sytuacji.

Miejsce pracy

Taka pozycja, jako sekretarz-referent, jest praktycznie w każdym biurze. Często jest to tak zwane, ale funkcje człowieka różnią się. Wszystko zależy od wielkości firmy, zadań, liczby pracowników. W niektórych przedsiębiorstwach sekretarz pełni również funkcję księgowego, w innych – prawnika i tak dalej. To świetny początek dla osoby szukającej wzrostu zawodowego. Przez krótki czas można nauczyć się wielu umiejętności, opanować różne zawody, najważniejsze jest zrozumienie pracy firmy, "dotykać" wszystkiego własnymi rękami. Ale "spinning" będzie miał bardzo szybko. Ponieważ wiele informacji będzie musiało być przetwarzane w trybie dużej szybkości. Jeśli jednak wszystko się okaże, to wiedza wystarczy, aby rozpocząć niezależne wspinanie się na granice, które definiujesz dla siebie. Ale nie jest to konieczne. Ponieważ zawód referenta, jeśli traktujesz go poważnie, jest interesujący w sobie. Pozwala Aby odpocząć w wąskim kierunku, stale zdobądź wszystkie nowe tomy wiedzy, ulepszaj.

Jak przesłać wywiad

Jeśli zdecydujesz się, że poradzisz sobie z tak odpowiedzialną robotą, powinieneś złożyć wniosek o wakat. Obowiązkowe jest sprawdzenie umiejętności czytania odpowiedzi. Zwróć uwagę, że błędy w pisowni zmniejszają szanse na zerowanie natychmiast. Stylistyka powinna być również powściągliwa. Każde Twoje słowo zostanie starannie rozważone. Następnie rozpocznie się "testy". Będziesz musiał poświęcić trochę czasu, aby udowodnić, że będziesz w stanie być godnym asystentem lidera. Każda firma opracowuje własne metody. Bądź jednak przygotowany na to, że będziesz musiał porozmawiać z różnymi urzędnikami, przygotować kilka oficjalnych dokumentów, odpowiedzieć na kilka telefonów. Musimy również wziąć pod uwagę, że Twój wygląd będzie ściśle kontrolowany. Oznacza to, że "zbadaj" od głowy do stopy. Częściej niż nie, musisz wykazać się stylem biznesowym w odzieży (makijażu, fryzurze). Nie jest pożądane użycie silnych smaków. Pomyśl, co małe rzeczy! Wszystko w tobie powinno być niskie, ale atrakcyjne. Porada: zachowaj skromność, ale pewnie. Bądź mądry, ale nie arogancja. Wtedy wszystko musi się okazać!