Obowiązki kierownika biura

Często, zwłaszcza w małych organizacjach, kierownik biura zazwyczaj nazywa sekretarza. To brzmi tak dużo bardziej stabilnej pozycji, ale fakt, że obowiązki kierownika biura różnią się od sekretariatu (choć na pewno mają wiele wspólnego), rzadko zainteresowane w tym przypadku nikomu.

Jaka jest odpowiedzialność pracownika? Przede wszystkim w gestii kierownika biura jest do pracy z dokumentami. Pracownik otrzymuje Received korespondencji, rejestruje go, wysyła odbiorca wysyła do archiwum, jeśli to konieczne. Przyjmuje również aplikacje z innymi pracownikami będzie przenieść je do podpisu dyrektora generalnego, zapewni im stempel, a następnie oddaje. Do obowiązków kierownika biura jest współpraca z wewnętrznych dokumentów: drukowanie zleceń i ich rozliczenia, składowania, wysyłając archiwów oraz księgowości, pracujących z korespondencji wychodzącej. Jeśli to konieczne, powinien on być w stanie pracować z dowolnym urządzeń biurowych: fax, skaner, ksero, a także rekrutacji i drukować dokumenty. Przygotować pomieszczenie do prezentacji, prowadzenie protokołów z posiedzeń, spotkań i przyjmowania gości i klientów jako część obowiązków kierownika biura.

Często zdarza się, że pracownik ma do czynienia z tradycyjnych obowiązków sekretarskich: dystrybucja zaproszonych partnerów lub menedżerów hoteli, pokoi, rezerwacja biletów lotniczych i biletów kolejowych. W zależności od specyfiki firmy oraz samego urzędu, menedżer może być przedstawicielem firmy w negocjacjach biznesowych i wykonywać obowiązki kierownika personalnego: poszukiwanie nowych pracowników, tworzenie zachęt i programów edukacyjnych, prace projektowe. Czasami on skupia się na wprowadzenie technologii informacyjnych, rozwoju nowych programów.

Obowiązki kierownika biura zakładają wiedzę:

1. Przepisy ustawowe i wykonawcze regulujące prawne, informacje firm.
2. Podstawy zarządzania, marketingu, przedsiębiorczości i biznesu.
3. Podstawy socjologii, psychologii, etyki komunikacji biznesowej, nie pracowałem z pracowników i społeczeństwa.
4. Procedura sporządzania biznesowych wniosków, raportów, planów, umów i porozumień.
5. Fundamentem zarządzania, Podstawy ergonomii i higieny pracy.

Oprócz tych zadań, obowiązków kierownika biura zawiera wykaz biurze i oprogramowania potrzebnego do uruchomienia materiały (materiały biurowe, papier i inne akcesoria), które są wymagane do pracy pracowników. Ponadto, jest on zobowiązany do prowadzenia ewidencji tych materiałów w celu zapewnienia ich emisji w celu ustalenia, w jaki sposób uzyskać, zorganizować i śledzić płatności za dostawy. Do obowiązków kierownika biura jest monitorowanie stanu urządzeń biurowych, które obejmuje: wyzwanie operacyjne opanować do naprawy, terminowe wymiany materiałów eksploatacyjnych (takich jak naboje), gdy jest to niemożliwe do naprawy – wymiana sprzętu biurowego.

W zależności od zasad przyjętych w spółce, a jej kierownik biura rozmiar lub bierze połączeń i faksów, przekazuje je do właściwej osoby, wysyłanie faksów i dzwonić do klientów i partnerów, lub nadzoruje pracę sekretarzy, w tym monitorowanie kulturę ich mowy. Również obowiązki dyrektora biura jest kontrola stanu sanitarnego w biurze, organizacja planowana konserwacja, zadzwoń personelu technicznego do rozwiązywania problemów (na przykład wymiana lamp lub przełączników umywalka).

W ogóle, ta lista może rozszerzyć lub zamówienia w zależności od miejsca pracy. Konieczne jest zatem, nawet na etapie rozmowy kwalifikacyjnej, aby zapytać, co kierownik biura (obowiązki pracownika w firmie).