193 Shares 1512 views

List zarządzanie (próbka)

List zarządzanie – dokument, który jest integralną częścią komunikacji biznesowej. Najczęściej jest ona przekazywana za pośrednictwem poczty i służy do wymiany informacji w sposób szczególny.


podstawowe pojęcia

konieczna jest korespondencja do czynienia z różnymi kwestiami gospodarczymi lub produkcyjnych. Z jego przedsiębiorstwa i organizacje pomagają komunikować się z otoczeniem zewnętrznym: partnerzy, klienci lub agencje rządowe. Zazwyczaj wykorzystywane do niniejszego pisma zarządzania.

Powszechnie nazywana pisemnego dokumentu, który może być:

  • odpowiedzią na wcześniej odebranych wiadomości lub wniosków;
  • towarzyszącego prowadzony wysyłane razem z innymi instrumentami i materiałów;
  • List inicjatywa w przypadku, gdy inny środek komunikacji nie jest możliwe.

Każda z tych opcji ma swoje własne cechy. Niemniej jednak, istnieją wspólne zasady, zgodnie z którą jest zazwyczaj żadnego oficjalnego pisma. Jest to zrozumiałe, ponieważ jest to korespondencja handlowa, na przykład, często zaczyna zawarcia większości transakcji. Dobrze uformowane dokument może utworzyć w celu turystycznym korzystne wrażenie na przyszłych potencjalnych partnerów.

Rodzaje listów biznesowych

W zależności od informacji, która zawiera oficjalne pismo, może to być:

  1. Pokrycie. W przypadku, w którym znajduje się wiadomość, że do niego nie jest pakietem aplikacji.
  2. Roszczeń. Oznacza to, że wyraża niezadowolenie z danej sytuacji (zastrzeżenie).
  3. Poradnictwo. pewne wskazania podane są w tekście.
  4. Gwarancja. Nadawca potwierdza spełnienie przyszłych obowiązków określonych w dokumencie.
  5. Informacja. Pismo zawiera informacje, które mogą być interesujące dla odbiorcy.
  6. Reklama. Informacje są dostarczane, aby przyciągnąć do współpracy.
  7. List powiadomienia. Aby uzyskać informacje o wydarzeniach publicznych.
  8. List z potwierdzeniem. Odnotowuje fakt uzyskania tych lub innych dokumentów lub materiałów.
  9. List życzenie. Tekst zawiera odwołania do odbiorcy zachętę do działania.
  10. List wiadomości. Dostarcza szczegółowych informacji o nadawcy wzajemnego zainteresowania stron.

Celem tych dokumentów jest łącznikiem między organizacjami lub działów.

Kompilacja reklamacji listem

W sprawach współpracy czasami zdarzają się sytuacje, kiedy jedna ze stron, z jakichkolwiek powodów, nie wypełnia swoich obowiązków. W tym przypadku, pierwszy partner wysyła list do swojego odpowiednika. W to, że zazwyczaj przedstawia swoje propozycje eliminacji naruszeń jego praw. Jest to oficjalne pismo. Próbkę takiego dokumentu, można tworzyć dowolnie. W tym przypadku, następujące punkty należy uznać:

  1. Styl pisania powinna być oficjalna firma z instalacją partnerstwa.
  2. Istotą roszczenia należy bardzo wyraźnie.
  3. Podczas prezentacji informacji niezbędnych do prowadzenia przekonująco konkretne fakty.

W piśmie reklamacyjnym musi zawierać:

  • dane nadawcy (imię i nazwisko, adres zwrotny i numery telefonów);
  • kompletne informacje na temat przeznaczenia;
  • opis okoliczności, w których doszło do sytuacji konfliktu;
  • odniesienie do norm prawnych, które z kolei złamał kontrahenta;
  • szczególne wymagania, aby wyeliminować naruszenie, ze wskazaniem terminów ich realizacji;
  • konsekwencje, które mogą wystąpić, jeśli strona przeciwna odstąpić od ich wykonania.

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, jak usługa składa się list. Próbka musi być opracowany tak, że sprawca nie postrzegają ją jako zagrożenie. Należy pamiętać, że jest to tylko przypomnienie wymagających zgodności z prawem.

zasady projektowania

Szczególną uwagę należy zwrócić na projektowaniu liter zarządzania. Jednak prawo nie przewiduje, że każdy ścisłych zasad i przepisów.

Mimo to, następujące punkty powinny być obowiązkowe w przygotowaniu takich dokumentów:

1. Każdy urzędnik List powinien być napisany na formularzu. Jest on opracowany przez ekspertów z góry na biura i zatwierdzony przez rząd reżysera.

2. Dokument musi zawierać pewne szczegóły:

2.1. Informacje o odbiorcy i nadawcy.

2.2. Numer referencyjny i datę niniejszego pisma. Jest to niezbędne do rejestracji.

2.3. Odwołują się do podobnych informacji na temat list-prośbę, czy dokument jest odpowiedzią na niego.

2.4. Tytuł.

2.5. Informacja o obecności jakichkolwiek wniosków z ich nazwami i numerami.

2.6. Informacje o osobie podpisującej dokument (położenie i nazwa).

3. W liście należy czytać tylko jedno pytanie. Posiadanie wielu komplikować Wybór artysty.

4. Informacje te muszą być określone bardzo krótko, ale to jest jasne. Pożądane jest, że tekst nie więcej niż dwie strony trwa.

5. Prawo do określenia szczegółowych danych beneficjenta. Jeśli mówimy o organizacji, należy przestrzegać następującej kolejności:

5.1. Nazwa firmy (w mianowniku).

5.2. Jednostka strukturalna (w razie potrzeby).

5.3. docelowe położenie (w celowniku).

5.4. Jego inicjały.

5.5. Adres pocztowy firmy.

6. W przypadku wielu odbiorców, należy najpierw określić główny, a następnie wszyscy inni.

Biorąc pod uwagę wszystkie te czynniki, projekt liter zarządzania, co do zasady, nie będzie trudne.

Kolejność prezentacji

Aby dokument został sporządzony prawidłowo, należy wziąć pod uwagę specyficzną kolejność prezentacji informacji w nim. Na przykład, możemy rozważyć możliwość jak napisać oficjalny list z odpowiedzią. Po pierwsze musimy pamiętać, że zgodnie z zasadami etykiety, konieczne jest, aby reagować na informacje w ciągu kilku dni od jego otrzymania. Jeżeli mówimy o wiadomości e-mail, optymalny czas wynosi nie więcej niż dwie godziny. W przypadku, stosować się do tych zasad nie jest możliwe, to lepiej, aby wysłać wiadomość do partnera.

Samo pismo, w rzeczywistości składa się z dwóch części:

  1. Wprowadzenie. Nadawca określa temat, przyczynę i podstawę jego twórczości. Można odwołać się do przepisów, które na mocy prawa są podstawą do udzielenia odpowiedzi. Ponadto, należy zwrócić uwagę na kilka punktów dotyczących tej sytuacji. Oni pomogą ujawnić istotę kwestii.
  2. Podsumowanie. Ta część ma na celu wyjaśnienie i przekonujące. Tekst powinien być zwięzły, jasny i zwięzły, a określone fakty – sprawdzone i obiektywne. W razie potrzeby mogą zostać potwierdzone przez rzeczywiste dane.

Po taki tekst jest zwykle następuje lista zastosowań. Koniec dokumentu podpisanego przez nadawcę. Ponadto konieczne jest, aby wiedzieć, jak napisać oficjalne pismo, aby nie urazić odbiorcę. Po pierwsze, odniesienie do Pożądane jest, aby rozpocząć ze zwrotem „Drogi”. Po drugie, można użyć wyrażenia werbalne imiesłów tekst jak „mający dokładnie rozważyć swoją propozycję,” lub „aby dokładnie sprawdzić swoje komentarze.” Takie przestrzeganie etykiety będą korzystać jedynie z obu stron.

Procedura działania

Sporządzanie oficjalnych listów leży w gestii urzędników, sekretarzy i innych pracowników, którzy są przypisane te obowiązki. Akceptowane za pracę, którą muszą stosować się do ich sekwencji działań. Proces taki dokument ogólnie przebiega w następujących etapach:

  1. Staranne badanie okoliczności sprawy. Musisz całkowicie kontrolować sytuację w celu oceny jego możliwych rozwiązań.
  2. Sporządzenie projektu pisma. Konieczne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie wymagania określone powyżej.
  3. Harmonizacja przygotowanego tekstu. Czasami konieczne jest, aby edytować świetle uwag głowy. On może dokonać pewnych wyjaśnień lub wyjaśnienia na ten temat.
  4. Zatwierdzenie jego przełożonego.
  5. Finalizacja i podpisanie dokumentu.
  6. Litery rejestracyjne.
  7. Wysyłanie wiadomości do odbiorcy.

Dopiero po przejściu przez wszystkie te etapy, list dotarł do adresata, będzie mógł wypełnić swoją misję.

nakazy

Aby złożyć oficjalne pismo, trzeba pamiętać, że pierwsza strona koniecznie wydrukowane na specjalnym formularzu. Dla reszty, można używać zwykłych arkuszy czystego A4. Należy tutaj przypomnieć, że pole bardzo tekstowe ma swoje ograniczenia: górne i dolne są 2 cm lewy – 3,5 cm, po prawej – 1 cm. Nie jest konieczne, aby przerwać standardowy rozmiar w celu dopasowania do informacji na jednej stronie. Lepiej jest przestrzegać wszystkich zasad i po prostu dodać dodatkową stronę.

Wpisz tekst musi być również zgodnie z zasadami:

1. Aby wydrukować, należy użyć standardowej czcionki Times New Roman. lepiej nie stosować inne opcje.

2. rozmiar czcionki regulowane także:

  • dla tekstu głównego – 14;
  • stron wyrównanie i znakiem spektaklu – 12.

3. Umieszczenie informacji również wykonywanych zgodnie z zasadami:

  • odstęp między liniami – 1;
  • wyrównanie tekstu jest przez „szerokość”;
  • Transfer umieszcza się automatycznie;
  • odległość od nagłówka z numerem seryjnym jest 2 odstępy między wierszami, a od niego do głównego tekstu – 3.

Przestrzeganie tych norm jest obowiązkowe dla prawidłowego wykonania liter odpowiadających przeznaczenia.

Usytuowanie

W celu sporządzenia standardowy list biznesu, trzeba wiedzieć dokładnie, gdzie powinny one być umieszczone, jego szczegóły i komponentów. Odpowiedzi na te pytania zawiera GOST R 6.30-2003. Opisuje szczegółowo formę pism urzędowych. W rzeczywistości, jest to próba, w której całość wszystkich szczegółów dokumentu znajduje się w określony sposób. Jest to niezbędne do:

  1. Aby ujednolicić proces Urzędzie Rejestracji samo (Biznes) literami.
  2. Móc przejść centralnie przygotowania standardowych form, co zmniejsza potrzebę wykonywania pracy ręcznej.
  3. Ułatwić i skrócić czas pobierania informacji wizualnej.
  4. Rozszerzyć możliwości przetwarzania listów za pomocą komputerów i innych urządzeń.

Tak więc, dla konwencjonalnego listu biznesowego wykorzystuje 30 standardowe dane, które znajdują się w jedenastu obszarów obowiązkowych:

  • logo i emblemat;
  • autor;
  • Wstępne dane;
  • header;
  • zatwierdzenia;
  • adresat;
  • rozdzielczość;
  • tekst;
  • podpisy i aplikacji;
  • koordynacja i kontrola;
  • Marks.

Umieszczanie informacji w niektórych sektorach pozwala profesjonalistom lepiej poruszać się dokument, a zwykli użytkownicy ułatwia proces jego wytwarzania.

podstawowe wymagania

Niektórzy przywódcy błędnie uważają, że korespondencja może być przeprowadzone w sposób arbitralny bez przestrzegania jakichkolwiek zasad i przepisów. Ale eksperci, którzy są odpowiedzialni za to, musi znać podstawowe wymagania dotyczące oficjalnego listu:

  1. Obecność specjalnego (Corporate) formie.
  2. Właściwe stosowanie i szczegóły pośrednictwa.
  3. Tekst powinien być czytelny i dobrze edytowany. Aby wyjaśnić istotę tej kwestii jest lepiej, aby dać pierwszeństwo do prostych wspólnych wniosków. Konieczne jest, aby mówić krótko, aby każde słowo prowadzone maksymalnie informacji.
  4. W zależności od rodzaju, dokument musi zostać odpowiednio wydawane. List może również zawierać kilka aspektów. W tym przypadku, ekspozycja jest konieczne, aby spróbować je połączyć.
  5. Właściwe stosowanie norm ustanowionych dla typowania.
  6. Spróbuj dostać się do treści pisma nie było wyrażenia kategoryczne. Odbiorca może interpretować wyrażenie jako zagrożenie. Przy projektowaniu propozycje lepiej używać słów wprowadzających takie jak „podobno”, „jak wiesz”, „możliwe” i „jak”.

Wymagania te są w praktyce pomaga utrzymać zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie.