Jak podpisywać dokumenty elektronicznie i czy można to zrobić?

W tym wieku technologii komputerowych do certyfikacji dokumentów używano tak zwanego elektronicznego podpisu elektronicznego lub skrótu EDS. Jednak w tym wydaniu wiele osób nie ma jasnego zrozumienia, dlaczego jest to potrzebne, ponieważ większość osób pracuje w starym stylu, ręcznie podpisując dokumenty. O tym, jak podpisywać dokumenty przez podpis elektroniczny, porozmawiamy.

Czym jest elektroniczny podpis cyfrowy lub EDS?

EDS reprezentuje pewien przedmiot w formie elektronicznej, zgodnie z którym natychmiast można określić osobę, która ją utworzyła, aby utworzyć autora, w celu sprawdzenia autentyczności dokumentu itd.

Oczywiście EDS może wizualnie wyglądać jak zwykły podpis w postaci obiektu graficznego wstawionego do dokumentu. W rzeczywistości algorytmy szyfrujące asymetryczne i kryptograficzne działają tutaj. Sam EDS używa klucza prywatnego i kluczowego certyfikatu, który umożliwia określenie osoby upoważnionej oraz tożsamości podpisu dla niego, integralności dokumentu i potwierdzenia faktu jego podpisania.

Dlaczego warto podpisać dokumenty EDS

Wiele osób zastanawia się nad tym, czy jest to konieczne i możliwe do podpisania dokumentów elektronicznie. Na to pytanie można odpowiedzieć wyłącznie twierdząco. Dla uproszczenia zrozumienia, rozważyć jeden przykład.

Załóżmy, że firma reprezentowana przez dyrektora generalnego powinna sformalizować umowę dwustronną. Jest oczywiste, że w każdym przypadku będzie to musiało być wizualizowane, ponieważ bez niego nie będzie to miało mocy prawnej. Ale wysłanie gotowej umowy, powiedzmy, faksem jest niemożliwe. Wysyłając pocztą elektroniczną format graficzny zeskanowanego dokumentu nie jest mile widziany, ponieważ podpis może być sfałszowany. Musisz więc wysłać ten sam plik programu Word, ale ten dokument musi być podpisany. Ale jak podpisać elektroniczny podpis podpisu "Vord"? Ogólnie rzecz biorąc, nie jest to szczególnie trudne. Następnie rozważymy kilka prostych metod tworzenia EDS. Tymczasem zastanówmy się nad kwestiami prawnymi.

Czy muszę podpisywać dokumenty elektronicznie ręcznie?

Wielu pracowników biurowych i menedżerów uważa, że konieczne jest dodatkowo (ręcznie) (w każdym przypadku, aby to zrobić) wizualizować dokumenty, w których jest EDS. Jasne zrozumienie. Nie jest to absolutnie konieczne.

Chodzi o to, że przy tworzeniu podpisu cyfrowego i certyfikatu podpisano specjalne porozumienie z ośrodkiem certyfikującym i poświadczone przez notariusza, a na etapie tworzenia certyfikatu wydano klucz prywatny. Z prawnego punktu widzenia jest to potwierdzenie właściciela EDS. Tak więc wniosek sugeruje się: nie jest potrzebny widok wzrokowy.

Algorytm pracy z EDS

Dowiedzmy się, jak podpisać dokument elektronicznym podpisem elektronicznym i sprawdzić, jak to wszystko działa.

Podstawą takich procesów jest stworzenie kryptogramu, który zmaga zweryfikowany plik, definiowanie danych właściciela, autora i integralności danych. Utworzony hasz jest szyfrowany kluczem prywatnym na następnym etapie, po którym jest wygenerowany cały dokument z EDS lub osobny plik podpisu związany z dokumentem.

Odbiorca używa klucza publicznego do deszyfrowania, uwierzytelniania (uwierzytelniania) i sprawdzania integralności dokumentu. Oczywiście, w większości, większość algorytmów jest bardzo podobna do siebie. Różnica może się pojawić tylko w zależności od typu używanego oprogramowania.

Jak podpisać dokument programu Word przy użyciu podpisu elektronicznego za pomocą edytora?

Wielu użytkowników nawet nie zdaje sobie sprawy, że EDS może być tworzony dość prosto nawet w edytorze Word w biurze. Jak podpisać "vordian" dokument z podpisem elektronicznym? Prostsze niż proste. Działania w różnych wersjach edytora różnią się nieco, ale w ogóle są takie same. Rozważ utworzenie podpisu za pomocą przykładu Word 2007.

Jak więc podpisywać dokumenty elektronicznie, używając tylko programu Word? W tym celu po wstawieniu kursora w miejscu, w którym ma się podpisać, jest używane menu wstawiania, w którym wybrano element tekstowy. Następnie należy znaleźć pozycję linii podpisu, a na liście rozwijanej ustawić linię podpisu pakietu MS Office.

W oknie dialogowym musisz podać dane osoby podpisującej dokument, a następnie wybrać skanowanie oryginalnego podpisu, a następnie wprowadź własne imię w polu obok ikony "x". Następnie wydrukowana wersja podpisu zostanie wyświetlona.

Na tablecie z odręcznym wprowadzeniem podpis można umieścić samodzielnie. Jeśli chcesz podpisać dokument w imieniu więcej niż jednej osoby, musisz skonfigurować pola podpisu dla każdej osoby.

Możesz to zrobić wystarczy wybrać linię "Przygotuj" w menu przycisku "Urząd", a następnie podajesz dodanie podpisu, a następnie użyj do podpisania dokumentu, a następnie dokonaj wyboru podpisu, a na końcu elementu "Zarejestruj". Podpis zostanie potwierdzony czerwoną ikoną na panelu i napisem informującym, że dokument zawiera EDS.

Najpopularniejsze narzędzia do tworzenia podpisów cyfrowych

Teraz spójrzmy, co może rozwiązać rozwiązanie problemu podpisywania dokumentu z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tym celu pożądane jest użycie oprogramowania innych firm.

Najbardziej popularnym i najczęściej popularnym programem rosyjskojęzycznym są następujące pakiety oprogramowania:

• "CryptoARM";
• "Crypto PRO";
• CryptoTri.

Pierwszy program wygląda najbardziej prosto, więc dalej rozważa się, jak podpisywać dokumenty za pomocą podpisu elektronicznego, z jego pomocą.

Tworzenie podpisu cyfrowego na przykładzie aplikacji "CryptoARM"

Aby utworzyć podpis cyfrowy w tej aplikacji, istnieją dwie metody: korzystanie z menu kontekstowego i wykonywanie czynności za pośrednictwem głównego interfejsu programu. Dla uproszczenia zrozumienia procesu, zastanówmy się nad pierwszą opcją, zwłaszcza że druga jest prawie identyczna, tylko główna akcja wywołana jest bezpośrednio z programu. Załóżmy, że musisz podpisać cyfrowo dokument programu Word.

Po pierwsze, w "Eksploratorze" należy wybrać interesujący nas dokument i wybrać linię "Znak" w menu RMB. Pojawi się okno "Masters", które pomoże Ci wykonać wszystkie dalsze czynności. Naciskamy przycisk kontynuacji i sprawdzamy, czy plik został wybrany. W razie potrzeby można dodać więcej obiektów, aby jednocześnie je podpisać.

Naciśnij ponownie przycisk "Dalej" i wybierz metodę kodowania w następnym oknie. W zasadzie nic nie można zmienić i pozostawić ustawienia domyślne. W następnym kroku możesz wprowadzić dodatkowe dane (znaczek czasowy, wiza itp.). Po drodze możesz zaznaczyć pole wyboru w polu, aby zapisać podpis jako osobny obiekt (podczas sprawdzania podpisu w dokumencie wymagane będą oba pliki). Jeśli nie zaznaczysz, plik podpisu zostanie połączony z dokumentem.

Po kontynuacji musisz wybrać certyfikat wydany przez odpowiedni urząd certyfikacji (może być na zewnętrznym nośniku eToken lub zarejestrowany w rejestrze systemowym). Następnie nie można zmienić pozostałych parametrów. Po zakończeniu wszystkich czynności wystarczy kliknąć przycisk "Gotowe".

Uwaga: jeśli do podpisu został wybrany osobny plik, reguła będzie znajdować się w tym samym katalogu, co oryginał, który ma być podpisany i mieć rozszerzenie SIG.

Funkcje podpisywania dokumentów PDF, HTML i XML

Wreszcie, kilka słów o innych formatach. Zasadniczo dla dokumentów PDF działania będą takie same, ale ze względu na specyfikę innych programów firmy Adobe zaleca się oddzielenie pliku podpisu z głównego dokumentu.

Możliwe, że odbiorca dokumentu najpierw chce zapoznać się z jego treścią za pomocą tego samego programu Acrobat (Reader), a dopiero wtedy sprawdzi podpis. Nawiasem mówiąc, niektóre aplikacje firmy Adobe umożliwiają także podpisywanie plików własnymi, regularnymi środkami.

Jeśli osadzisz podpis w dokumentach HTML podczas pracy z cienkimi klientami, przeglądarka musi kliknąć przycisk "Zarejestruj i wyślij", po którym zostanie uruchomiony skrypt twórcy, tworzący zmienną tekstową z danymi o weryfikacji dokumentów, które zostaną wprowadzone w specjalnie ukrytym polu podpisanym i podpisanym Przeniesienie do serwera za pomocą metody POST. Następnie zostanie sprawdzony dokument i podpis, po czym na serwerze zostanie utworzony stół z polami podpisanego dokumentu i jego EDS.

Pliki XML można podpisywać jako zwykłe dokumenty, używać narzędzia InfoPath Office lub utworzyć specjalny atrybut znacznika w samym dokumencie.

Podsumowanie wyników

Oto krótki opis wszystkich sposobów podpisywania dokumentów elektronicznie. Oczywiście nie wymieniono wszystkich metod umożliwiających wykonywanie takich operacji, a nie wszystkie programy do tworzenia podpisów cyfrowych. Jednak nawet przy tak krótkim opisie można już zrozumieć, na czym polega podpis elektroniczny oraz jak wszystkie algorytmy potrzebne.

Jeśli spojrzymy na niektóre rodzaje programów, w szczególności programy biurowe lub najpopularniejsze produkty firmy Adobe, można użyć własnych narzędzi. Jednakże, jeśli chodzi o uproszczenie pracy, przynajmniej dla początkującego użytkownika, lepiej używać narzędzi innych firm w formie przykładu z CryptoARM. Trzeba powiedzieć, że nie należy zapominać o prawnej stronie sprawy. Niektóre firmy tworzą elektroniczne podpisy i certyfikaty samodzielnie, ale w końcu nie są one nieważne, ale nie mają mocy prawnej.