Oprogramowanie do zarządzania dokumentami

Początkowo oprogramowanie jest rozwijane pod hasłem "Uprościmy przepływ pracy". Ale wszyscy, którzy są związani z tym bardzo obiegiem dokumentów, gdy byli zajęci 8 godzin dziennie i pozostają w biznesie. Programy nie są wolne od pracy. Przynajmniej większość istniejących produktów przeznaczonych do pracy spowodowała, że prace były bardziej skomplikowane i skomplikowane. Jedyne co udało się programistom w tym kierunku to pełna zależność przedsiębiorstwa od funkcjonowania ich programów.

Na przykład nie tak dawno temu byłem świadkiem oświadczenia księgowego, że nie mogą obliczyć i zwolnić osoby na urlopie. Warunki były nieco specyficzne, ale w końcu wszystko było w obowiązującym kodeksie pracy. Jedynym wyraźnym powodem odmowy dla pracownika była niezdolność programu wakacyjnego do strawienia proponowanej sytuacji. Osobę zaproponowano kilka typowych opcji, ale tak, że zostały zainwestowane w dostępne funkcje oprogramowania księgowego. W tym samym czasie główny powód był możliwie jak najdalej ukryty i pojawił się, dopiero po tym, jak pracownik podchodził do zasady i zaczął nalegać na siebie. W końcu co się dzieje? Program powinien poprawić procesy produkcyjne iw rzeczywistości nakłada na nich dodatkowe ograniczenia.

Lub przykład z własnego życia. Mam rodzaj hobby – programowanie w środowisku VBA. Przez kilka lat pracy w biurze powstało kilkanaście dość skomplikowanych "arcydzieł" i kilka mniejszych, z których tylko się przyzwyczaiło, a jedno wymagało pewnego wyrafinowania. Z punktu widzenia programowania były to naprawdę skomplikowane makra, które obsługują i przetwarzają duże ilości informacji. I wszystko działało dobrze. Jakiś czas. Ale tylko sztuka w czystej formie okazała się nie tak praktyczna. Od ostatniej pomyślnej implementacji pamiętam program do przepisywania tekstu w programie vba dla programu Word i programu zbierania raportów miesięcznych w programie Excel.

Z moich obserwacji i nieudanych eksperymentów mogę zaproponować kilka kryteriów, które są obowiązkowe w celu uzyskania programu, który może być podstawowy i być przydatny w biurze:

• – Jeśli końcowy wynik programu jest dokumentem, powinien on zostać wydany w formacie wygodnym do ręcznego edytowania. Nie tylko drukowanie, ale w pliku wygodnym dla zmian. Jeśli te zmiany pozostaną w historii, zapisamy zmodyfikowany plik.

• – program z jednej strony powinien mieć możliwość wprowadzania informacji przez dowolnego użytkownika, z drugiej strony moduł monitorowania i korygowania błędów popełnionych przez ograniczoną liczbę specjalistów

• – podczas wprowadzania danych z wykonawcy wymagane są jedynie listy. Nie powinno być żadnych skojarzeń. Wszystkie dodatki odejmowania muszą być wykonane przez program. Daj ludziom możliwość liczenia liczby linii, a od 10 osób 1 liczy się nieprawidłowo i 1 na swój sposób.

• – podczas wprowadzania danych oprogramowanie powinno dawać możliwość pozostawienia prawie wszystkich pól bez możliwości ich wypełnienia później. Pomyśl sto razy, zanim wymagasz obowiązkowego pola.

• – kompleksowa automatyzacja jest możliwa tylko w przypadku najbardziej prymitywnych działań. A ponieważ surowe przepisy praktycznie nigdy nie istnieją, tylko najbardziej rutynowe operacje muszą być zautomatyzowane. Program powinien być narzędziem, a nie substytutem wykonawcy.

Nie można uwierzyć, możesz sprawdzić, ale ignorowanie powyższych wyników doprowadzi do tego, że automatyzacja będzie biurokratyczną hemoroidą. I przecież chcę tak wiele zautomatyzowanego szczęścia wszędzie.