226 Shares 4776 views

Memo – uzupełnić zgodnie z wymaganiami

Workflow każdej firmy to zbiór dokumentów o różnym charakterze, usystematyzowane w określony sposób. Jednym z dokumentów jest notatka.


Ogólna charakterystyka i cel dokumentu

Aby rozpocząć, należy zauważyć, że memorandum – dokument roboczy, który ma charakter informacyjny i jednocześnie zalecenie. Został on zaprojektowany, aby zapewnić Enterprise Manager lub przełożonego. Ten dokument może być wykonane przez każdego pracownika firmy , z dwóch powodów:

  1. Z inicjatywy pracownika.
  2. On z instrukcją obsługi.

W każdym przypadku, dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat konkretnych, indywidualnych sprawach. W rzeczywistości, to – w opinii pracownika wyrażoną na piśmie. Istnieją przypadki, w których decyzja szefa rozważań trzeba znać swoich podwładnych o okolicznościach wypadku. Następnie pracownik musi złożyć uzasadnioną odpowiedź, a na końcu dodać własną opinię w formie konkretnych wniosków i zaleceń. W związku z tym taka uwaga staje się osobista opinia jednostki.

Nie należy mylić

Akceptowane na przygotowanie dokumentu, trzeba wiedzieć dokładnie, co jest potrzebne, aby zapewnić. Niektóre rodzaje korespondencji biznesowej są bardzo podobne do siebie, i można je łatwo pomylić. Na przykład, notatki biznesowe są trzy rodzaje: biuro, memoranda i wyjaśnień. Jednocześnie istnieją trzy główne różnice, które nie pozwalają kompetentny człowiek, aby ten błąd między nimi. Dokumenty te różnią się:

1. Zgodnie adresata, że jest osobą, dla których są one przeznaczone. W przeciwieństwie do urzędnika, uzasadnieniem jest napisane w imię bezpośredniego przełożonego, a raport personel, ponadto mogą być wykonane bezpośrednio do dyrektora firmy.

2. Temat i semantyczne obciążenia podanej informacji. Przedmiot objaśniający rozumieć bezpośrednio w tytule. Usługa ta jest częścią korespondencji biznesowej pomiędzy podziałów strukturalnych firmy. Temat notatki mogą być różne:

  • okresowe raportowanie;
  • jednorazowa dostarczanie informacji na temat istotnych kwestii.

3. Jeżeli usługa objaśniający i są przeznaczone do stosowania w przedsiębiorstwie, notatka może być zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych. W pierwszym przypadku jest ona przeznaczona dla dyrektorów spółki, natomiast druga – do sądu wyższej instancji.

Gdy dokument jest sporządzony

Protokół – to środek konieczny. Jest wykonana, gdy sytuacja wymyka się spod kontroli i grozi firmę w poważne kłopoty. Innymi słowy, sytuacja musi być krytyczna. W tym momencie pracownik wnosi do wiadomości zarządzania i szczegółowego przedstawienia faktów znanych mu. To może być zagrożeniem dla realizacji planu lub uzyskania oczekiwanego zysku. Dokument ma na celu zwrócenie uwagi menedżerów na ten problem i starają się naprawić sytuację. Każdy specjalista na swój sposób przedstawia rozwiązania sytuacji. W notatce opisuje szczegółowo swoją wersję i przedstawia swoje poglądy na ten temat. Dla wygody, informacja ta powinna być sporządzona w całkowicie wolnej postaci. Ten styl pozwala na absolutnie żadnego pracownika do wyrażania swoich opinii na temat konkretnej, pojedynczej emisji bez obawy przed niezrozumiany przez innych.

Przyczyny dokumentu

Istnieje kilka powodów, z powodu których notatka może być wykonane. Próbkę lub unikalny wzór dla wszystkich możliwych przypadków, aby oczywiście możliwe. Ale jakiś konkretny powód, aby wymagać indywidualnego podejmowane sposób ekspozycji. Przyczyny mogą być bardzo różne:

  • spóźnianie się do pracy;
  • absencja;
  • uchybienie;
  • Konflikt między członkami;
  • prezentacja wyników badania;
  • Komunikat zawiera informacje na temat jego pomyłkę;
  • zagrożenie do wykonywania rutynowych zadań;
  • Informacja o niedopuszczalnym zachowaniu pracownika.

Powodów jest wiele, a każdy z nich wymaga indywidualnego podejścia i konkretnego postępowania. Po otrzymaniu informacji z pierwszej ręki, szef powinien to zbadać dokładnie i podjąć świadomą decyzję. Często konieczne jest uzyskanie dodatkowych informacji od innych uczestników tego problemu. będą musieli poddać się kierownictwu ich wyjaśnienia kwestii poruszonych.

Jeśli ktoś ma coś złamał

Nieprawidłowości w warunkach produkcyjnych – nie należą do rzadkości. Bez nich, workflow i komunikacja między ludźmi jest niemożliwe. Najczęstszym memorandum o naruszenie dyscypliny pracy. Zachowanie personelu w miejscu pracy jest zawsze niejednoznaczny. Wszelkie odchylenia od standardowych norm powszechnie postrzegane jako niewłaściwe i pociąga za sobą odpowiednią karę. Nałożenia sankcji przysługuje tylko szef przedsiębiorstwa, więc reszta personelu, w tym bezpośredniego przełożonego może tylko poinformować go o tym, co się stało i zaoferować własną wersję wpływu na niedbałego kolegi. Rysunek algorytm taką notatkę w następujący sposób.

  1. Nazwa usługi lub działu. Jest to pokazane w górnej lewej części arkusza.
  2. Docelowy (głowy). Wskazany w prawym górnym rogu.
  3. Nazwa dokumentu. Napisane poniżej literami z czerwoną linią.
  4. Numer dokumentu.
  5. sporządzanie miejsce.
  6. Tytuł.
  7. Tekst dokumentu: Nazwa a pozycja sprawcy, datę naruszenia, rodzaj naruszenia, przyczyną wypadku, wniosek o zwrot.
  8. Stanowisko, nazwa i podpis pracownika, który przygotował dokument.

Jeżeli winy kolegi

Notatka dla pracownika można dokonać bezpośredniego przełożonego lub współpracownika. Najczęstsze powody, dla których są wykonane są negatywne: naruszenie, wykroczenie, złe zachowanie. W tym przypadku uwaga ma na celu ustalenie faktu, co się stało i zapobiec powtórzeniu się tego rodzaju w przyszłości. Po otrzymaniu dokumentu, menedżer musi zrozumieć sytuację i podjąć decyzję. W tym przypadku, to określa, czy nałożone na pracownika kary lub nie. Jeśli negatywne zdarzenie miało miejsce po raz pierwszy, możemy ograniczyć ostrzegania i budujący rozmowę. Jeśli przekazywane z naruszeniem systemu, będzie karane zgodnie z prawem pracy. Głowica jest zobowiązany do nałożenia wizy, który zostanie nagrany tę decyzję. Raporty pracownicy są sporządzane na robotników i przy innych okazjach. Na przykład, kierownik działu ma prawo sporządzić notatkę do dyrektora promocji dla podległego starannej pracy lub zadania dobrze zrobione. Zasada przygotowania – to samo, tylko tekst jest pozytywna.

Czy trudno jest napisać notatkę?

Tworzenie notatki nie jest trudne. pisanie próbki, w razie potrzeby, zawsze można wziąć sekretarza. Przez jego ręce przeszły wiele podobnych dokumentów. Najważniejsze jest to, aby dokładnie wyjaśnić istotę tego, co się stało. Po przeczytaniu tego dokumentu, menedżer musi mieć jasny obraz tego, co chciał powiedzieć kompilator z „wiadomości”. Fakty powinny być opisane w kolejności chronologicznej, krok po kroku, aby cała zamajaczył jasny i wyraźny obraz. Należy również pamiętać, że (lub A5) na stanowisku użytku wewnętrznego jest zwykle wykonany na standardowym arkuszu formatu A4. Jeśli informacje podawane są w macierzystej organizacji, tekst powinien być wydrukowany na papierze firmowym. Taki dokument jest absolutnie konieczne, aby dać do podpisu głowy. W rezultacie zostanie podpisane przez dwóch przedstawicieli firm: Pierwszy – kompozytor, drugi – reżysera. Informacje te mogą zostać potwierdzone przez dodatkowe informacje. Mogą być one dostarczane z dokumentem podstawowym w postaci numerowanych załączników.

Aby zrobić to dobrze

Aby uzyskać informacje o przesłuchanie, trzeba wiedzieć, jak napisać notatkę. Taki dokument składa się zazwyczaj z trzech głównych części.

  1. Powodem był powód do pisania tej wiadomości. Konieczne jest, aby jasno przedstawić sytuację i wymienić wszystkie znane fakty.
  2. Według autorów o tym, co się dzieje. Konieczne jest, aby dokładnie przeanalizować sytuację i zaproponować swoją decyzję stwarzać problemy.
  3. Terminal syntezy i poszczególne etapy.

Informacje te powinny być możliwie krótko i jasno określić, tak że podczas czytania adresata nie stracił pomysł. W przeciwnym razie, fakty mogą być błędnie interpretowane, a decyzja nie przyniesie pożądanych rezultatów. W tekście nie ma potrzeby, aby wyrazić swoje fantazje, czy zakłóceniem rzeczywistość. Ta technika jest wbrew zasadom. Jeśli zajdzie taka potrzeba, sam adresat ma interes do autorów, aby zrozumieć, co się stało i podjąć ostateczną decyzję.

Kolejność działań

Na przykład możliwe jest, aby wziąć pod uwagę konkretny przypadek niewypełnienia swoich obowiązków. Notatka dla pracowników jest przełożony, aby zapewnić spółce zarządzającej. Aby rozpocząć, pracownik jest podany czas, aby skorygować swoje błędy. W przeciwnym razie, szef właściwej służby w obecności trzech świadków ustawy , że pracownik nie spełnił zadanie proponowanych dat. Intruz musi napisać wyjaśnienie w należytej formie z uzasadnieniem.

Pracownik nie może tego zrobić. W tym przypadku, traci ostatnią szansę się bronić. Uzasadnieniem jest przesyłane do głowy do przeglądu. Jego ostateczna decyzja, wyraża w formie uchwał. Informacja pochodzi z działu kadr do przygotowania zamówienia do odzysku. Stopień kary ustala się zgodnie z prawem. Jeżeli przestępstwo było dość poważne, a oprócz powtórzył wynik może być rozwiązanie stosunku pracy na mocy odpowiedniego artykułu.