725 Shares 4536 views

Protokół z posiedzenia – upewnij się prawidłowo

Protokół z posiedzenia – dokument odzwierciedla informacje na temat spraw poruszanych na spotkaniu i podjętych decyzji. Należy do dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Informacje zawarte w sprawozdaniu złożonym przez Sekretarza spotkaniu lub innej osoby upoważnionej na podstawie zapisu rejestratora lub ręcznym. Przed spotkaniem wszystkie wymagane dokumenty powinny być przygotowane: porządku obrad, listę uczestników, tekstów, a także projektów możliwych rozwiązań.

Protokół z posiedzenia komisji lub innego organu zostaje opublikowana w pełnej lub skróconej formie. Ten ostatni nie obejmuje omówienie zagadnień i rejestruje tylko podjęte decyzje.

Protokół w pełnej formie typowo składa się z dwóch części – wprowadzenie i główny. Wstęp zawiera nazwiska i inicjały () przez marszałka, sekretarza i członków zgromadzenia, jak również osób obecnych. Jeśli numer jest obecny od ponad 15 lat, odesłania do obowiązkowego pełną listę nazwisk. Jeśli obecny należeć do różnych organów, dla każdego określonego stanowiska i miejsca pracy.

Ponadto, w części wprowadzającej należy koniecznie określić porządek wymieniające pytania w kolejności ważności i sprawozdawcy wskazanie dla każdej nazwy tematu.

Protokół posiedzenia w jej głównej części podzielona jest na sekcje zgodnie z porządkiem obrad. Tekst każdego z punktów, co do zasady, jest oparta na zwarcia:

– Przesłuchanie: Pełna nazwa.

– Rozwiązano (lub zdecydowaliśmy): Imię.

Podsumowanie każdy tekst mowy jest zapisane w protokole lub zamknięty w osobnym artykule (w tym przypadku, notatka z protokołu odniesienia w tekście). W przypadku głosowania podano jego wyniki. Protokoły muszą być wykonane dla każdego elementu podjętej decyzji.

Protokół powinien być podpisany przez przewodniczącego i sekretarza obrad. Data protokołu uważa się datę spotkania lub spotkań. Każdy protokół podany jest numer seryjny odpowiedniej grupy protokołów oddzielnie z kodem literowym, jeśli to konieczne. Numeracja rośnie przez cały rok.

Protokół z posiedzenia Zarządu ma swoje własne cechy. Ogólne wymagania tego dokumentu przedstawiona w tekście ustawy federalnej „O spółkach akcyjnych” (artykuł 68). Ponadto, jeśli zarząd na posiedzeniu przyjmie uchwałę w sprawie emisji akcji (papierów wartościowych), zgodnie z Federacji Rosyjskiej zatwierdzonym przez wydanie Standardów papierów protokołu posiedzenia powinny odzwierciedlać wyniki głosowania imiennego wszystkich członków Rady. Jest to podstawowe wymagania regulacyjne dla protokołu.

W praktyce konstrukcja takich protokołów może zmieniać się znacznie w zależności od procesu sporządzania i szczegółów. Niektóre protokoły odpowiadają szczegółowym zapis spotkania z odbiciem wszystkich wypowiedzi i zadawane pytania. Wymóg taki protokół zarządzania jest zazwyczaj stałe w pozycji na zarządzie.

Na drugim biegunie – ekstremalnie krótkich minutach spotkania, w tym tylko informacja o składzie uczestników, porządku obrad, treść poruszonych kwestii i decyzje podjęte.

Optymalny wariant zwykle jest w połowie drogi. Nadmiernie szczegółowy raport sporządzony jest, co do zasady, w oparciu o protokół z posiedzenia. W jego interpretacji ewentualnych nieścisłości, które zniekształcają sens zagadnień. Ponadto nie należy zapominać, że prawo do zapoznania się z protokołu z posiedzenia każdy akcjonariusz ma. Przy omawianiu zagadnień biznesowych szczegółowy protokół może rozwiązać wiele informacji jest tajemnicą handlowa.

Z drugiej strony, nadmierne protokół duszność może wywołać zwykłych akcjonariuszy na pomyśle formalnym podejściem i brakiem skuteczności Zarządu. Pożądane jest, aby każda kwestia wskazania inicjatorów i uczestników w dyskusji, przedstawień adnotacji, a autorzy są zadawane pytania. Podejście to, między innymi, pozwala bardziej efektywnie oszacować wkład każdego członka grupy.