Rodzaje nomenklatury spraw, ich cechy i przeznaczenie

Organizacja efektywnego przepływu pracy w przedsiębiorstwie jest niemożliwa bez tworzenia odpowiednich warunków dla tego przedsiębiorstwa. или на бумажных носителях. Jedną z nich jest nomenklatura przypadków w formie elektronicznej lub na nośnikach papierowych. Jeśli specjalista, którego działalność związana jest z dokumentami, zapytaj: "Nazwij typy nomenklatury przypadków" – wtedy musi to być jednoznacznie zadzwonić. Faktem jest, że pracownicy muszą wiedzieć klasyfikację w celu szybkiego poruszania się w ramach dokumentacji.

Nomenklatura przypadków: pojęcie, typy, treść, znaczenie

Przed opisaniem kolejności tworzenia konieczne jest zrozumienie terminologii. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Rodzaje nomenklatury przypadków to kategorie usystematyzowanych list nazw zestawów dokumentów opracowanych w ustalonym kształcie, uformowanych w przedsiębiorstwie w trakcie jego działalności z podaniem okresów przechowywania. Są niezbędne do szybkiego wyszukania niezbędnych aktów prawnych. Szybkość formalności zależy od jakości nomenklatury. Listy służą do rozpowszechniania i grupowania udokumentowanych dokumentów w folderach, konsolidacji indeksowania, tworzenia okresów przechowywania. Zapewniają tworzenie plików referencyjnych i działają jako źródło informacji księgowych. , как типовая, примерная, индивидуальная. W praktyce takie typy nomenklatury przypadków są stosowane , jako przykładowe, przykładowe, indywidualne. Przedsiębiorstwo jest zobowiązane do opracowania listy z uwzględnieniem specyfiki jej działalności.

Wymagania

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Biorąc pod uwagę rodzaje nomenklatury przypadków, ich cechy i cel , akty normatywne określają reguły stosowane przy ich redagowaniu. Podczas tworzenia list należy:

1. Zwróć uwagę na jedność podejść do organizacji rachunkowości, opisu, systematyzacji, wyszukiwania i przechowywania dokumentacji.
2. Użyj indeksowania. Zapewnia wprowadzanie zmian, poprawek i uzupełnień do odpowiednich sekcji list.
3. Kontroluj stabilność wskaźników.

Charakterystyka ogólna

, указанные выше. Krótko rozważmy cel i typy nomenklatury wskazanych wyżej przypadków . Poszczególne listy są opracowywane dla określonej organizacji. Są one odzwierciedleniem dokumentacji wykorzystywanej w jej codziennych działaniach. W jednej branży, co do zasady, angażują się przedsiębiorstwa korzystające z tego samego rodzaju czynności. номенклатуры дел. Typowe i przykładowe nomenklatury przypadków są wykorzystywane do ich ujednolicenia i grupowania. Ten ostatni ma charakter polecający. дел являются обязательными. Typowe typy nomenklatury przypadków są obowiązkowe. Zazwyczaj ustanawiają jedną indeksację dla przedsiębiorstw w całym sektorze (system). Typowe i przykładowe nomenklatury są opracowywane przez organizacje wyższego szczebla. Działają one jako podstawa tworzenia indywidualnych list dla konkretnych przedsiębiorstw. Z kolei są one uzgadniane z wyższymi strukturami. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Rodzaje nomenklatury przypadków i ich rejestracja leżą w kompetencji wykwalifikowanych specjalistów. Zajmują się sporządzaniem list i organizowaniem z nimi pracy. Powtórzone nomenklatury należy koordynować z biurem i archiwum przedsiębiorstwa.

Ważna chwila

Nomenklatura przypadków musi być obecna w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od istnienia modelu lub wzoru. Dla organizacji rozwój dokumentu złożonego jest uważany za optymalny. подразделений. Zawiera wszystkie typy nomenklatury podziałów. Lista skonsolidowana jest skoordynowana z odpowiednim archiwum. Po zatwierdzeniu przez kierownika wydziałowe wyciągi są przesyłane do jednostek konstrukcyjnych do pracy.

Specyfika kompilacji

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Dla pracowników, którzy opracowują listy, ważne jest, aby wiedzieć, nie tylko, jakie są rodzaje nomenklatury , ale także skład, liczbę dokumentów używanych w przedsiębiorstwie. W swojej działalności specjaliści korzystają z przepisów dotyczących organizacji, aktów prawnych obowiązujących i ostatniego roku, harmonogramów pracowników, klasyfikatorów, zapasów, kart referencyjnych itd. System klasyfikacji nomenklatury zależy przede wszystkim od struktury przedsiębiorstwa. Bardzo ważne są funkcje realizowane przez organizację. W związku z tym zarówno kategorie wewnętrzne, jak i zadania zarządzania mogą służyć jako kategorie klasyfikacyjne.

Rodzaje dokumentów

Nomenklatura spraw musi zawierać wszystkie akty odzwierciedlające działalność przedsiębiorstwa. Dokumenty wykorzystywane przez stowarzyszenia publiczne znajdują się na listach organizacji, w ramach której zostały ustanowione. W nomenklaturze mogą występować niekompletne przypadki, które pochodziły od przedsiębiorstwa trzeciego w celu podjęcia decyzji, kart referencyjnych. Wydania drukowane nie są uwzględnione na liście. Obejmują one w szczególności zbiory uchwał, biuletyny, referencje, streszczenie czasopisma, broszury, indeksy i tak dalej. Alfabetów i innych materiałów pomocniczych nie są zawarte w nomenklaturze, które nie odzwierciedlają głównych kierunków pracy organizacji.

Ogólny porządek

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Tekst nomenklatury przypadków jest sporządzony w formie listy sekcji i podsekcji systemu klasyfikacji. W tym przypadku zaznaczono nagłówki kompletów dokumentów. Wymagane informacje z dokumentów są rejestrowane w postaci oświadczeń. Następnie są one wykorzystywane przy tworzeniu projektu nomenklatury. Lista może wyglądać jak stół. Na przykład:

Nomenklatura spraw w szkole koreańskiej 8 typów

Definicja brzmienia nagłówków

Jest prowadzona zgodnie z ustalonymi zasadami. W szczególności muszą one:

1. W uogólnionej formie jasno odzwierciedla treść sprawy, skład dokumentów w nim umieszczonych, gatunek i tożsamość funkcjonalną.
2. Uwzględnij obowiązkowe elementy, umiejscowione w wyraźnej kolejności:

• Wpisz nazwę typu lub podtypu. Może to być korespondencja, dziennik, zamówienia, protokoły i tak dalej.
• Nazwa jednostki organizacyjnej / strukturalnej. Tutaj znajdziesz informacje na temat autora / autora dokumentu.
• Nazwa przedsiębiorstwa, do którego mają zostać wysłane akty, które zostaną wysłane w niniejszej sprawie, będą adresowane lub od których ma być otrzymane.
• Krótki opis dokumentów.
• Nazwa terytorium, z którym związana jest treść aktów prawnych.
• Okres (data), do którego należy dokumentacja w sprawie. Zawiera również informacje o dostępności kopii.

Działa w jednym wydaniu

Przy formułowaniu nagłówków przypadków, w których takie dokumenty są obecne, jeśli nie są połączone sekwencją wykonania, użyto słowa "dokumenty", a na końcu w nawiasach podano ich główne typy. Mogą to być raporty, plany itp. Sformułowanie może na przykład brzmieć następująco: "Dokumenty dotyczące prowadzenia seminariów dotyczących działalności archiwalnej w przedsiębiorstwie (listy zalecanych publikacji i publikacji metodycznych, listy)".

Korespondencja

Nagłówki przypadków, w których jest zawarty, zawierają odpowiedni termin. Po wyrazie "korespondencja" wskazują, w jakiej sprawie i z kim został przeprowadzony. W nagłówku spraw, w których są listy z jednorodnych korespondentów, ich nazwy nie są podane. Zamiast tego, wskazać ich wspólne gatunki. Sformułowanie może na przykład brzmieć następująco: "Korespondencja z oddziałami organizacji w kwestii rocznych sprawozdawczości i planowania". Jeśli w tym przypadku są listy z różnych korespondentów, nie są one również wymienione. W takim przypadku należy podać tylko temat komunikacji. Na przykład: "Korespondencja w kwestiach związanych z adaptacją personelu". Imię danego korespondenta jest wskazane tylko wtedy, gdy sprawa zawiera tylko litery i od niego.

Dokumenty dotyczące konkretnych miejscowości

Jeśli powstają takie przypadki, nazwy tytułów odpowiednich jednostek administracyjno-terytorialnych są zaznaczone w nagłówkach. Należy wziąć pod uwagę wiele niuansów:

1. Jeśli zawartość zestawu dokumentów dotyczy kilku jednolitych obszarów, ich nazwy nie są wymienione na liście. W tym przypadku podano ich wspólny typ. Formułą może być: "Dokumenty dotyczące organizacji interakcji między szefami MON w zwalczaniu terroryzmu".
2. Jeśli treść odnosi się do jednej jednostki administracyjno-terytorialnej, jej tytuł znajduje się w tytule.

Zaawansowane

Nagłówki przypadków, w których zawierają dokumenty dotyczące planowania / raportowania, wskazują okres, w jakim zostały sporządzone. Może to być kwartał, rok, pół roku. W nagłówkach przypadków używanych do syntezy dokumentów jednorodnych, nazwy tych ostatnich są wskazane w liczbie mnogiej. Na przykład: "Zamówienia na rzecz promowania pracowników organizacji".

Tworzenie woluminów

W przypadkach, w których zakłada się, że sprawa zostanie utworzona z kilku części (na przykład z dużą ilością dokumentacji), nagłówek ogólny jest przede wszystkim sformułowany, a następnie (jeśli to konieczne) nazwy jego części. Te ostatnie spełniają funkcję rafinacji. Na przykład: "notatki serwisowe na rok 2015", "tom 1. Notatki dotyczące usług za pierwszą połowę 2015 r.". W trakcie tworzenia i rejestracji kompleksów dokumentacji można określić nagłówki. Jednocześnie zabronione jest umieszczanie w nich sformułowanych niesprecyzowanych tekstów. W szczególności nie jest dozwolone użycie takich słów jak "różne", "ogólna korespondencja" i tak dalej. Zaleca się unikać skomplikowanych zakrętów i otwierania słów.

Uproszczenie

Może zostać wdrożony na dwa sposoby:

1. W procesie tworzenia nomenklatury całej organizacji nagłówki dotyczące przypadków, w tym aktów organizacyjnych i administracyjnych, kończą się na początku listy. Ponadto w kolejności malejącej wagi wskazano nazwy innych kategorii (umowa, planowanie i raportowanie itp.). Konsolidacja przypadków w strukturze odcinków, a także przyporządkowanie tych ostatnich, jest prowadzona z uwzględnieniem gatunków i funkcjonalnych wzajemnych powiązań między nimi.
2. Przy tworzeniu listy skonsolidowanej nazwy podziałów będą nazwami podziałów, w oparciu o schematy klasyfikacyjne, w których jest sporządzony. Nazwy są rozmieszczone zgodnie ze stołem kadrowym.

Określanie czasu

Wstępne ustalenie okresów jest konieczne w celu zapewnienia regularnego monitorowania ich zgodności, terminowej korekty systemów składowania. Na przykład, okres może się zmienić z chwilowego na czasowy, jeśli istnieją podstawy do tego. Ustanowienie okresów jest przeprowadzane zgodnie z informacjami na standardowej (wydzielonej) liście dokumentów, które powstają w trakcie działalności przedsiębiorstwa. Jeśli nie ma takiej listy, stosuje się przybliżoną / typową nomenklaturę. Określenie okresów przechowywania może być również przeprowadzone w porozumieniu z upoważnionymi organami Archiwum Federalnego.

Przypisywanie indeksów

Jest to wykonywane w celu szybkiego i jednoznacznego identyfikowania spraw, a także dokumentów w nich zawartych. Indeks jest symbolem, wykonanym przy użyciu cyfr arabskich. Może zawierać kod departamentu z dodaniem numeru sekwencji odpowiedniego przypadku (za pomocą łącznika). Na przykład departament księgowy ma przypisany kod 05. Raport roczny jest dokumentem, który otwiera sekcję. W związku z tym w przypadku, gdy akt ten stanowi integralną część skonsolidowanego wykazu, przydzielany jest indeks 05-01.