771 Shares 6390 views

wymogom pokoju archiwum. Podstawowe zasady organizacji Archives

Archiwum może być w postaci oddzielnej jednostki strukturalnej organizacji lub być integralną częścią życia biurowego. To zależy od wielkości istniejącego dokumentu.

Jak je zorganizować

Tworzenie archiwum każdej firmy lub organizacji wymaga zestawu konkretnych działań:

  1. Trzeba wybrać odpowiednią przestrzeń pamięci do przechowywania dokumentów i prawidłowo wyposażyć go.
  2. Należy dołożyć starań, aby stworzyć warunki, które spełniają normę.
  3. Konieczne jest, aby wyposażyć go z technicznego punktu widzenia – zakup i instalacja niezbędnego sprzętu do archiwum.
  4. Repozytorium jest zobowiązany być zorganizowane procedury organizacji archiwizowania wszystkich niezbędnych dokumentów.
  5. To musi być opracowany i zatwierdzony przez ram regulacyjnych urządzenia.

Realizacja tych działań zapewnia bezpieczeństwo dokumentów archiwalnych i utrzymywanie ich w wymaganym stanie.

Kto jest archiwista

A jakie są wymagania dla pracowników, które będą zaangażowane w organizację archiwum i dalszego przechowywania dokumentów? Można je łączyć stanowisk i ich hodowcy, na przykład, sekretarki lub recepcjonistki?

Archiwista – specjalista którego zadaniem jest organizowanie działań archiwalnych. Ze względu na bezpieczeństwo dokumentów powierzonych mu, że ponosi pełną odpowiedzialność. Jego praca nie jest możliwa bez przejazdu konkretną instrukcję lub nawet (jeśli to konieczne) staż w instytucji Archiwów Państwowych.

Jego funkcje mogą być przeniesione do innego pracownika, który pracuje w niepełnym wymiarze godzin. Zazwyczaj Archiwariusza zadania są przydzielane do pojedynczego pracownika w przypadku, gdy ilość złożony z dokumentacją jest wystarczająco duża. W dużych organizacjach, Rekrutacja osobny post na ten cel. W tym przypadku jednak jest to zwykle składa się opis zadania określające rodzaje zlecane archiwisty, jak również swoje prawa i obowiązki.

Najważniejsze – procedura

Przypadki przekazywane do organizacji archiwum według specjalnie opracowanej grafiki. Jego rysunek musi być uzgodnione z głowami każdego z działów, które będą przekazywać dokumenty i zatwierdzonych przez archiwisty. Ponieważ dokumenty robocze w archiwum przechowywane są nie tylko, ale także czasami wykorzystywane, określają zasady ich wydania (jeśli dotyczy) złożyły wnioski w danej organizacji, jak i zewnętrznych interesariuszy.

Dostawa dokumentów będzie obchodzony w niektórych księgach rejestracji. istnieją wymogi, zamówienia, działa na przekazywaniu spraw do tymczasowego użytku osób trzecich procedur dotyczących procesu rejestracji (między innymi te mogą obejmować prokuratury i sądu). Wydane dokumenty na okres do jednego miesiąca od jego własnych pracowników, a do trzech miesięcy – przedstawiciele struktur partyjnych.

Podstawowe zasady organizacji Archives

Dzieje archiwum, a także każdą jednostkę strukturalną na podstawie przepisów szczególnych, zatwierdzonych przez zarząd. Pracownicy IT w swojej pracy stosować się do własnych opisów stanowisk. Przepisy przyjęte przez spółkę, określa podstawowe zasady archiwum (od stanu funkcjonalnego środka praw i obowiązków i składu wymaganej dokumentacji). Przez jej podstawowych zadań należą:

  1. Uzupełnienie archiwum dokumentów, których skład jest wymieniony w osobnym rozdziale regulaminu.
  2. Prowadzenia ewidencji materiałów i utrzymanie ich bezpieczne.
  3. Aby rozwijać dostępnych dokumentów stwierdzających pomocy.
  4. Pozwala na korzystanie z procedury przechowywane w materiale archiwum.

Jeśli organizacja posiada dokumenty, które mogą być istotne dla Archiwalnej Funduszu Federacji Rosyjskiej, następnie przygotowuje i przedkłada je do stałego przechowywania w stanie przechowywania jest jednym z problemów zewnętrznych jednostki strukturalnej.

jego funkcjonalność

Funkcja archiwum systematycznie czerpać ze swoich zadań. Najważniejsze z nich są następujące:

  1. Utrzymać listy swoich własnych źródeł pozyskania, czyli organizacji lub jednostek biznesowych.
  2. Brać z nich w sposób uporządkowany dokumentów na przechowanie.
  3. Uwzględnia materiały i zapewnić ich pełne bezpieczeństwo.
  4. Tworząc i utrzymując system pomocy online, związane z dokumentów archiwalnych.
  5. Prowadzenie informacyjnej zarządzania usługami i wszystkie jednostki strukturalne organizacji.
  6. Organizujemy problemu i korzystania z dokumentacji zgodnie z potrzebami jednostek i innych organizacji, do rozważenia i analizy procesu obsługi.
  7. Oświadczenia i przygotować odpowiedzi na oficjalne obywatel wnosi natury społecznej i prawnej.
  8. Prowadzić działalność na badaniu wartości dokumentu, organizowanie przeniesienie postępowania z zamiarem stałego przechowywania w archiwum państwowego lub komunalnego (w przypadku, gdy organizacja jest jednym z powyższych źródeł przejęcia archiwów).
  9. Sprawdzenie prawidłowości tworzenia i archiwizacji plików w zdobywaniu źródeł – zarówno we własnych jednostek strukturalnych i innych organizacji.
  10. Organizować pracę na utrzymanie nomenklaturę przedsiębiorstwa.
  11. Dostarczenie praktycznych i metodologiczną pomoc w dokumentacji poszczególnych części konstrukcyjnej.
  12. Uczestniczyć w rozwoju archiwów i zarządzania rekordami.
  13. Aby wziąć udział w imprezach organizowanych dla celów szkolenia archiwistów i pracowników na stanowiskach związanych z zarządzania dokumentami.

Gdzie go umieścić

Rozważmy teraz, co tam jest do wymogów pokoju archiwum. Najważniejszą z czym należy uznać, – aby umieścić go w żadnym wypadku nie jest dozwolone w budynkach starych budynków charakteru budynków drewnianych, które mogą być surowe, nie tylko główny pokój, ale strychy z piwnic, a także w budynkach, posiadają ogrzewanie piec.

Jeśli ta sama konstrukcja w całości przystosowany jest do przechowywania dokumentów papierowych, a następnie archiwum niekoniecznie oznaczało izolowanym pomieszczeniu.

Jeśli dana organizacja w najbliższej przyszłości planuje utworzenie własnego archiwum, tutaj masz okazję zapoznać się z listą wymagań, które muszą być brane pod uwagę w procesie przygotowawczym. Więc, jakie są główne wymagania do pomieszczenia archiwum, którego zadaniem – starannie i bezpiecznie przechowywać wszystkie niezbędne dokumenty?

Lista tego, co jest wymagane, aby zostać udostępnione

  1. Archiwum.
  2. Pokój przeznaczony jest do odbioru dokumentów, tymczasowego magazynowania i aklimatyzacji.
  3. Pomieszczenie, w którym zostaną wykorzystane dokumenty.
  4. sala operacyjna (lub pomieszczenia) dla pracowników.

Gdy przestrzeń nie jest wystarczająco …

W przypadku, gdy pokój przestrzeń plik nie dopuszczają możliwość porwania pod nim kilka pomieszczeń dedykowane pojedynczym odstępem powinien być podzielony na strefy oddzielone przegrodami. Podstawowym wymogiem, który musi być ściśle przestrzegane w tym przypadku – izolowane od siebie miejsce przechowywania dokumentów i pracę z nimi.

Oddzielne pomieszczenie lub specjalnie skonstruowany i przystosowany jako budynek przechowywania dokumentów używanych jako kopii zapasowej, konieczne jest usunięcie z obiektów niosących ryzyko z punktu widzenia możliwości pożaru. Jako przykład można wymienić parkingów samochodowych oraz stacje benzynowe. W bliskiej odległości do archiwum budynku lub lokalu nie musi być obiekty, które służą jako źródło zanieczyszczenia powietrza.

Idealnie, pliki powinny zawsze znajdować się w oddzielnym, przeznaczona wyłącznie dla budynku zbudowanego ze wszystkimi niezbędnymi przepisami. Ale, niestety, rzeczywistość dyktuje swoje warunki, w większości organizacji, dokumenty są przechowywane w już istniejących obiektów, przeliczone i dostosowane do tego celu.

Że prawo mówić

Zapoznanie się z wymogami regulacyjnymi do budynków i pomieszczeń archiwum. Są one następujące:

  1. Budynek, który ma mieć przyszłość składowania jest wymagane w odniesieniu do liczby administracyjny. To jest surowo zabronione, aby umieścić archiwum, gdzie znajdują się usługi cateringowe, hurtownie spożywcze, sklepy z kategorii substancji łatwopalnych i agresywnych, jak również odpowiednich technologii chemicznej stosowanej.
  2. Wykluczone umieszczenie go w nieogrzewanym pomieszczeniu, a gdzie nie spełnia wymogów higienicznych. Na niedopuszczalności archiwum ruinę budynku wymienionego powyżej.
  3. Szczególnie ważne jest, aby przestrzegać wymogów przeciwpożarowych za pokój w archiwum. Jego bezpieczeństwo dla ewentualnego pożaru – jeden z głównych warunków bezpiecznego przechowywania dokumentacji. W styczniu 2009 roku Ministerstwo Kultury Rosji wydał rozkaz nr 3 przyjęła szereg wymogów regulacyjnych określonych w szczególnych zasad bezpieczeństwa pożarowego rządu Federacji Rosyjskiej i archiwach miejskich. Gdy urządzenie z przepisami przechowywanie dokumentów musi być przestrzegane bez przerwy.
  4. Konstrukcja budynku jest zapewnienie niemożliwość powodzi. Pomieszczenie jest wymagane, aby mieć wyjście awaryjne. W żadnym przypadku nie może przechodzić przez niego główny przewód (wodonośnej lub gaz).

Czy możliwe jest umieszczenie pliku w piwnicy?

Nie zaleca się umieszczenie przechowywania archiwalnego w piwnicy, wyższych piętrach lub zmiany jako takiej przestrzeni poddasza.

W sytuacjach awaryjnych mogą istnieć wyjątki od tej reguły. Zostały przyjęte, gdy piwnicy sucha i ogrzewa się, wyposażone w systemy wentylacji mechanicznej w stanie zapewnić godzinę lub dwa potrójne oddychalność. Archiwum dla strychu lub poddasza jest możliwe tylko pod warunkiem, że w odpowiednich warunkach temperatury i wilgotności.

Bardzo ważnym wymogiem dla pomieszczeń archiwum w stosunku do urządzenia okablowania. Jest on zobowiązany do być zamknięte z hermetycznych gniazd. Liny z przenośnych urządzeń elektrycznych są dostarczane z izolacją gumową. nie powinny być umieszczone wewnątrz lub na wspólne składowanie wyłączników piętro.

Wybrany niepylące i na korozję materiałów jak materiały budowlane do wykańczania repozytorium archiwalne. System gaśniczy muszą być wyposażone w środki neutralne, bezpieczne dla dokumentów. Nie wolno używać ognia w sklepie, to grzejniki lub miejsce ciał obcych.

podsumować

Po redukcji wybranego obszaru w zgodzie ze wszystkimi powyższymi wymaganiami do pomieszczenia archiwum, podjąć ostateczną decyzję w sprawie przydatności lub nieprzydatności do użytku. Podjąć taką decyzję po sprawdzeniu ewentualnego stację sanitarno-epidemiologiczną i nadzorem Państwowej Straży. W archiwum można umieścić wszędzie tam, gdzie planowane jest dopiero po zakończeniu procedury szczegółowego badania.

Jej celem – w celu wyjaśnienia pokój pożarowego i ustalić odpowiedni poziom, aby kontrolować znaczną wytrzymałość strukturalną, zapewniają wytrzymałość zachodzenia między pięter w wyliczaniu potencjalnego obciążenia (urządzenia do archiwum i masy składowanych dokumentów), sprawdzić dostępność i aktualny stan systemów wentylacyjnych i grzewczych.

W badaniu udział przedstawiciele organizacji (zwykle pracownicy przyszłego archiwum) oraz pracowników wszystkich odpowiednich służb – .. Budownictwa, pożarowego, bezpieczeństwa itp Wyniki egzaminu są odzwierciedlone w przygotowaniu ostatecznej wersji aktu.