Dokumenty zgłoszenia. Jak złożyć dokumenty?

Przed dołączeniem do dokumentacji wymaganej najbardziej gruntowną znajomość z dużej liczby niezbędnych instrukcji dotyczących problematyki zarządzania dokumentami i archiwami. Te normy – są złożone i zawierają dużą liczbę różnych drobnych szczegółów i niuansów. Jak hem dokumenty rzut rożny? Który zawiera wykaz załączony? Mogę uszyć dokumentów księgowych maszynę termoperepletnoy? Początkujący pracownik biurowy mają coś rozbić głową.

Łatwizna?

Na pierwszy rzut oka, procedura rejestracji sprawy i oddanie go do archiwum dość prosty, ale praktyka pokazuje coś przeciwnego. W przypadku naruszenia którejkolwiek z zasad instytucji urząd odmówi przyjęcia handlowej papieru, i trzeba ponownie uruchomić zadanie. Jeśli taka sytuacja wystąpiła w swoim życiu, przeczytaj nasz artykuł – postaramy się rozwiązać ten problem.

Dlaczego zszywa dokumenty? Czy są jakieś przepisy, zgodnie z którymi ta procedura jest regulowane? Tak, a jest ich wiele. Mówimy tu głównie o zaleceniach metodologicznych dotyczących zarządzania sprawami, które zostały zatwierdzone w grudniu 2009 roku, na zlecenie Archiwum Państwowego. W drugim z kolei – na GOST 51141, dedykowane do archiwizowania gospodarczej i zarządzania biurowych i zawierające wszystkie niezbędne definicje i pojęcia. Ponadto, istnieją inne normy prawne, zgodnie z którym usieciowany dokumentacji.

Zacznijmy z pokrywą

Jeśli teatr zaczyna się wieszak, wtedy nasza procedura – nie tylko z pokrywą. A wybór tektury „crust” – jeden z pierwszych zadań w procesie „opakowania” dokumentu. Na pierwszy rzut oka, nie znajdzie różnicę pomiędzy wielu istniejących odmian. Ale patrząc bliżej, można zrozumieć, że pokrywa są standardowe, niestandardowe i wykorzystywane są do długotrwałego przechowywania.

Najczęściej można spotkać standardowym formacie nakładką 229h324 mm. Jest stosowana we wszystkich przypadkach, gdy wielkość próby zszytych arkuszy. Jeśli z jakiegoś powodu dokument ten ma dość specyficzne parametry i wygląd, wymaga niestandardowego pokrywę zmienności. Idź do ostatniego umysł dotyczy to, w którym dokumenty są przechowywane od 25 lat lub więcej.

Zgodnie z prawem, takie Osłony są wykonane tylko z tektury litej z powodu znacznego okresu użytkowania. Należy podjąć środki w celu zachowania odpowiedniego typu dokumentu i jego przydatności do użycia po poważnej okres czasu. Dokumenty przeznaczone do przekazania w Archives państwowych przechowywane w osłonie wykonanej z materiału takiego, jak karton kwasów.

Porozmawiajmy o liczbie arkuszy

Przed złożeniem poprawne dokumenty wątki, z których wszystkie muszą być dodawane w poprawnej kolejności. Następnie procedura przeprowadzona za pomocą konwencjonalnego prostego ołówka numeracji. Główną zasadą jest – to jest numerowany list zamiast stron dokumentu. Cyfrą arabską przymocowany do każdego arkusza w prawym górnym rogu. Ponadto nasze znaki nie są wymagane do „crawl” na tekście. Przez łączną liczbę arkuszy nie dotyczy dokumentów magazynowych.

Co subtelności istnieje w numeracji? Jeśli liczba dokumentów na luźnych kartkach zawierać litery lub coś w tym rodzaju, pierwszy wyliczone przez kopercie, a następnie skręcić – każdy osadzony w swoich arkuszach. Jeżeli liczba jednostek przychodzących – ponad 250, wykonany podzielić ją na kilka tomów. A każdy z nich posiada własną numerację.

Wewnątrz archiwum dokumentów biznesowych mogą być obecne, które mają swoje własne odrębne numery stron, na przykład publikację czasopism. Jednak rozpatrzenie sprawy w archiwach, że wyliczone przez, między innymi, nie zakłócając przy tym ogólny porządek.

Jeśli zagnieżdżona lista jest wielkim formacie, postanowił poszerzyć i cyfra w prawym górnym rogu. Informacja dostarczana jest bezpłatny dostęp do tekstu. Jeśli na którekolwiek z arkuszami wklejonymi fragmenty niemożności ich rozdzielenie, wszystkie tego pakietu jest numerowany jako jeden. W tym przypadku, jest to z pewnością sporządzania inwentaryzacji każdy z klejonych części, która znajduje się z tyłu lub na wolnej przestrzeni. Wskazanie wklejony wiarygodności dokumentu powinna być na piśmie lub w informacji dodatkowej do całkowitej inwentaryzacji wskazaniem imienia. Najczęściej te inwestycje są freelance czeki, oświadczenia lub zdjęcia.

Poprawki i wykaz dokumentów

W przypadku gdy w trakcie eksploatacji nie wolno trochę zbyt poważny błąd (np pomijane parę arkuszy) zamiast całej tablicy ponownie numeracji może używać nazwy litery. W tym przypadku numery na innych arkuszach nie są zmieniane. Eliminacja takich błędów jest możliwe tylko po uzgodnieniu z personelem archiwum. Jeśli wykrytego błędu brutto, dokument zostanie ponownie policzone. Stare numery natomiast wykreślić tak delikatnie, jak to możliwe i odłożyć nowe. W tym przypadku, zaktualizowany numeracji znów rzekomo Wiarygodności napisem.

Bez zapasów nie masz archiwizacji nie będą akceptowane. Informacje zawarte w niej nazwy dokumentu, datę sporządzenia, adnotacji i bezpośrednio tabeli pokazano numery seryjne arkusze, liczbę banknotów i (jeśli to konieczne). Zakończono wszystkie informacje na temat liczby dokumentów w postaci liczb, zduplikowane słowa, to wszystko podpisane przez Clerk ze szczegółami Nazwa

Jak złożyć dokumenty wątek

Ponieważ procedura sieciowania powinien zapewnić, że wszystkie niezbędne materiały i narzędzia w zasięgu ręki. Oprócz własnej działalności gospodarczej trzeba szydło, igły, karton do składania dokumentów oraz specjalnych nici. Jako ostatni zarybieniowego Sznurek bankowy, ciężka lub proshivnymi gwintu L-210. Ostatni rodzaj wykorzystywane dla potrzeb urzędu częściej.

Na początku tego dokumentu zostały usunięte z wszelkich spinaczy lub innych przedmiotów metalowych, a następnie arkusze przypadków są gładkie schludny stos. Po lewej stronie w dziedzinie przestrzeni kosmicznej jest igła trzy-dołkowe lub szydło. Umieścić je w środku najlepszego wolnej przestrzeni przeznaczonej dla lewego wcięcia, czyli odległość około półtora centymetra. Ta obserwacja jest ważna – bo inaczej po złożeniu dokumentów będą one trudne do odczytania.

Wskazówki dla wygody

Jeśli otwory mają gładkie krawędzie dla Ciebie ważny, wziąć dziurkach. Ale należy pamiętać, że zbyt dużo papieru to „zbyt trudne”. Upewnić się, że wszystkie trzy otwory znajdowały się na wysokości jednolicie i oddalone od siebie na odległość około 3 cm. Średnia z nich powinny mieścić się na środku strony.

Aby zapobiec uszkodzeniu stronie tytułowej i upadku biznesu jest często zalecane, aby umieścić migające przednie i tylne wzmocnienia pasków kartonu. Poprzez zostanie pominięty wątek. Normalna jego wielkość – 70 cm, a w każdym przypadku zależy od grubości stosu ..

Jako przebity otwór 3

Oto treść tego algorytmu składania dokumentów. Po pierwsze, igła przechodzi przez środek otworów, z tyłu do końca gwintu pozostaje. Obserwowani vdet na szczycie jej otworów. W rezultacie oba końce stosu wyświetlane na arkuszach obrotowych szyte. Igła jest ciągnięty przez dno otworów i rysować ciąg na przedniej stronie. Potem znowu pominąć igłę do otworu środkowego. Więc nasz wątek został sporządzony przez wszystkie niezbędne otwory, po czym oba końce są przymocowane do tylnej części dokumentu silny węzeł. Zachowały końce o długości około 5 cm.

Bezpośrednio na zespole jest przyklejony kawałek papieru z napisem wiarygodności. Poniżej przyjrzymy się technologii jego produkcji.

Dokument może być szyte i z 4 otworami. Jak to zrobić? Procedura nie jest skomplikowana. Cztery otwory wycina się pionowo, symetrycznie po rozmieszczeniu na wspólnej osi. Pozostawienie gwint ogona w tylnej strony pierwszego otworu, prowadzenie ściegów oprogramowania następnie zawiązanie węzła, jak to opisano powyżej. Firmware powinien być powielana dwukrotnie w celu zapewnienia trwałości i niezawodności.

Wiarygodności napisem

Kolejnym etapem po numeracji i oprogramowania sprzętowego – dostawa naszej działalności ubezpieczeniowej napisem. Co to jest? Ta naklejka wielkości 4×6 cm z napisem „nawleczone razem i ponumerowane arkusze …” (ich liczba jest oznaczony numerem, i słowa). Stwierdza ponadto stanowisko pracownika, należy udokumentować datę i podpis osobisty. Jeśli chcesz, aby uszczelnić certyfikat, należy również zauważyć. Napis jest przyklejona na górze węzeł zawiązany nam wskazówki włókien, które w tym przypadku muszą pozostać wolne. Podpis stanowią na końcu procedury, gdy klej suszy. Ma to na celu zapobiec jej rozprzestrzenianiu się. Drukowanie (jeśli w ogóle) umieszcza części do części arkusza na samej etykiety.

I dopiero po transakcji szyte, ponumerowane, podpisane i opieczętowane zamkniętych, może być wysłana do archiwum.

Picie Wiarygodności napis musi być poważna i uprzejmy. To ona – udokumentowane dowody przypadku odporności. W przypadku naruszenia jej integralności lub udokumentować nastawienie nie może zostać przyjęta organów kontrolnych, czy może mu wyzwanie w sądzie.

Co i dlaczego szyje

Jest to obowiązkowe wszystkie zszytych dokumentów, ze względu na złożenie w archiwum lub w którymkolwiek z organów kontrolnych, do których organy podatkowe, funduszy emerytalnych i wiele takich. Nie można odebrać dokumenty klejone lub zszywane za pomocą zszywacza. Jak już wspomniano, w przypadku postępowania niezgodności to po prostu nie będzie akceptować.

Takie procedury są objęte głównie dokumenty należące kadr i księgowości. Ci, którzy ukończyli przetwarzanie późniejszym roku zostanie złożony w archiwum organizacji lub przedsiębiorstwa. Specjalne instytucje archiwalne przekazuje sprawę z poprzedniego okresu retencji prawnej. Jest ona określana przez prawo, w zależności od rodzaju dokumentu. Na przykład, co najmniej 75 lat są zobowiązani do prowadzenia rejestrów notarialnych, książki i dokumenty rachunku ekonomicznego informacji personalnej.

Trwałość rysunki projektowe są znacznie mniejsze – tylko 20 lat. Dokumentacja fotograficzna wykonana dbać o 5 lat. Instytucje archiwalne będą składane w przypadku obu przedsiębiorstw publicznych i prywatnych. Zadaniem wszystkich podmiotów niepaństwowych – do zawarcia z Federalnej służby archiwalnej niniejszej umowy.

Należy pamiętać, że prawo dokument firmware ma tylko jednego pracownika, który ma napisane w opisie pracy tego obowiązku. W przypadku niskiej jakości dokumentu złożonego oferuje pewne sankcje, zwłaszcza w przypadku zmiany lub braku pewnych ważnych stron.

Wróćmy do spoiwa technologii

Wyżej opisane sposoby sieciujące są odpowiednie zarówno do składowania i kontroli podatkowej. Ale składanie dokumentów księgowych, przechowywane przez dłuższy czas (ponad 10 lat), powinny być szczególnie silne – często na 5 otworów. Wiarygodności napis wykonany jest na specjalnej bibuły, żeby wyraźnie widoczne naklejka znajduje się pod urządzeniem i nie ma wątpliwości co do integralności dokumentu.

Jeżeli warunki otworu biuro dziurkowanych konwencjonalnych Perforatory papierniczych, a następnie, jeśli to konieczne, aby wydać duże ilości papierowych dokumentów (na przykład, w druku) używają profesjonalnego sprzętu w postaci maszyn wiertniczych lub wiążącej maszyny. Takie mechanizmy mają poważną siłę i może być obsługiwane ręcznie, wyposażone w napęd elektryczny.

mechanizm maszyna

Podstawą tych systemów lub urządzeń – klasyczna metoda z użyciem sprężyn. Takie urządzenie introligatorskie jest wyposażony w urządzenie do perforacji. Innym mechanizmem dokumentu na wiosnę szpikulec z tworzywa sztucznego, po czym górna i dolna zespołu dodanej kartonu lub plastikowych pokrywek.

Zaletą urządzenia jest możliwość wiązania z spajania bardzo dużych dokumentów. Grubość kostki może wynosić do 500 stron. A także – możliwość usunięcia lub uzupełnienia stron i arkuszy już oprawionego dokumentu. Wadami są dość poważne, a także złożoność nie jest zbyt duża siła.

Jeśli urządzenie introligatorskie do składania dokumentów wyposażone w sprężyny metalowe, który jest ustawiony w pewnym punkcie i otworami, odpowiednio do tego, bloki papieru są noszone na elastycznej stali sprężynowej, która jest następnie sprężony i zablokowane. Zalety urządzenia z metalowych sprężyn – prezencji ostateczny kształt i większą trwałość w porównaniu z wiązaniem źródeł sztucznych. Ale w tym samym czasie, aby włożyć lub wyjąć bez uszkodzenia arkusze niemożliwe.

W uzupełnieniu do wiosny, nie są to urządzenia działające na zasadzie wiązania do plastikowego grzebienia, który zęby curl. Istnieje również wiążące spirali, znane nam na biurku kalendarz, notebooków i pamiętniki. Po wykrawania otworów w nich nawinięta spiralnie (3-4 obraca ręcznie, drugi automatycznie).

Postęp nie stoi

Co to jest wiązanie termiczne? Jest to nowoczesna maszyna do składania dokumentów, które mogą być szybko i ich nierozłącznie związane. Z termoperepletnyh maszynie można wykonać dużą ilość materiałów, a także sporządzenie pojedynczych egzemplarzy. Wariant ten jest szczególnie odpowiedni mailem raportów, umów oraz materiały promocyjne.

Maszyna tego typu pracę dzięki zastosowaniu wiązania termokoreshkov i termooblozhek mający różnych kolorach i rozmiarach. W zależności od liczby kartek wybranych termooblozhka Case pewną grubość, a następnie razem umieszczone w urządzeniu. Wewnętrzna strona zamykającej pokrywy puszystej warstwy kleju polimerowego. Maszyna jest wyposażona w element grzejny, przez który polimer topi się i wszystkie arkusze są zamknięte w gorącej warstwie.