263 Shares 1992 views

Archiwalne zapisy organizacja zarządzania: GOST, instrukcje, dokumenty, zasady. Wytyczne dotyczące zarządzania archiwalnych

Zasady zarządzania archiwalne zapisy zawierają podstawowe wymagania do pracy z papierami i materiałów nie związanych z bieżącej działalności spółki. Są one sformułowane zgodnie z niniejszym ram prawnych, regulacyjnych przetwarzania zakresu, sporządzania i przechowywania informacji. Pojęcia kluczowe stosowane w ramach standardowych zestawów do Archiwalnej Records Management. Przy opracowywaniu je pod uwagę postępy w zakresie wykorzystania technologii i zaawansowanych technologii informatycznych. Rozważyć dalsze podstawę archiwalnego zarządzania rekordami.


częstość

Wytyczne dla archiwalnego zarządzania rekordami zastosowanie do agencji rządowych. Są one także wymagane dla firm zaangażowanych w niektórych rodzajach pracy. W szczególności, przepisy stosuje się w części opisu, rejestracji, przechowywania i wykorzystywania dokumentów archiwalnych funduszu Federacji Rosyjskiej, w odniesieniu do własności państwowej.

Podziały przedsiębiorstw, pracujący z filmem, fonograficzne, video, fotografie, mapy, nauki i technologii, informacji telemetrycznych, objętych postanowieniami określonymi w planowaniu i sprawozdawczości.

Obowiązek i prawo tworzyć organizacje w archiwum do tymczasowego przechowywania dokumentów RF AF stanowi podstawę przepisów sektorowych (od 1993) pozycję (z 1994 i 1998 roku). Ramy regulacyjne tworzą akty prawne o znaczeniu regionalnym. Uznane zasady nie mają zastosowania do dokumentów, dzieło, które jest regulowane przez ustawy federalnej № 5485-1 i Dekret prezydencki № 1203 z 30.11.1995,

ukończenie

To jest systematyczne uzupełnianie bazy dokumentalnej jednostek korporacyjnych. Picking obejmuje ustalania:

  1. Źródła.
  2. Skład materiałów do odbioru.

W ramach tej działalności jest również przeprowadzane bezpośrednie przekazanie dokumentów do archiwum. Jako źródła to:

  1. jednostek przedsiębiorstw.
  2. osób fizycznych.
  3. struktura podporządkowana.

Skład materiałów

zapisów archiwalnych określa instrukcja zarządzania że nabycie jest wykonywany tymczasowo (ponad 10 lat) przypadki i trwałe przechowywanie. Również podsumowanie informacji na temat pracowników. Przypadki, w których trwałość mniej niż 10 lat, co do zasady, nie są archiwa przekazane. Są one zawarte w odpowiednich częściach przedsiębiorstwa. Pod koniec okresu przechowywania takich rzeczy mają być zniszczone. Szczegóły indywidualnego charakteru są przekazywane na wniosek właściciela. Następnie są one wysyłane do Archiwów Państwowych o stałej zawartości. Przeniesienie będzie również materiały prekursora Przedsiębiorstwa i zlikwidowanych struktur podległych.

Archival zarządzania rekordami i nomenklatura

Upoważnieni pracownicy wykonujący prace z materiałów informacyjnych dla przedsiębiorstw, dokonywanie systematycznej listę przypadków. Nazwał nomenklaturze. Na jej powstania wskazuje trwałość materiałów. do archiwalnych podręcznik zarządzania określa autoryzowany podział monitorowania i ułatwić świadczenie usług w opracowywaniu nomenklatury. Systematyczne lista służy jako podstawa do tworzenia zapasów materiałów informacyjnych stałych i czasowych (do 10 lat) przechowywania. Nomenklatura jest również ważnym dokumentem księgowym. Jest on używany do rejestracji przypadków czasowego magazynowania, łącznie na okres krótszy niż 10 lat. Ustalony schemat systematyzacja nomenklatura mogą być wykorzystywane przy opracowywaniu aktów kartoteki wykonywane.

klasyfikacja

Prowadzenie ewidencji archiwalnych zarządzanie odbywa się na trzech typach nomenklatury:

  1. Typowe.
  2. Wzorowy.
  3. Indywidualne (dla danej firmy).

Pierwszy określa skład materiałów wytworzonych w podobnych instytucjach. Standardowa nomenklatura jest uważany za dokument regulacyjny. Przybliżony systematyzacja określa przybliżony skład materiałów informacyjnych dla przedsiębiorstw, które są objęte jej działaniu, podając indeks. To ma charakteru zalecenia. Te rodzaje systematyki używana do tworzenia pojedynczego zakresie i przeniesiono do niej bez zmian.

Opis przygotowania

Dokumenty do archiwalnego zarządzania rekordami przedsiębiorstw usystematyzowane w formularzu zgodnie z nomenklaturą jednostek strukturalnych. Ten ostatni powinien być uzgodniony i podpisany przez przywódców.

Nomenklatura przedsiębiorstwie jest wykonany w postaci ogólnej. Jest parafowane przez kierownika archiwum lub osoby odpowiedzialnej, podpisany przez kierownika świadczenia usług lub upoważnionego pracownika. Nomenklatura musi zostać zatwierdzony przez komisję ekspertów, a następnie zatwierdzony przez dyrektora firmy. Po przeprowadzeniu tych procedur szefowie działów konstrukcyjnych przedsiębiorstwa pod warunkiem, wyciąg z odpowiednich sekcjach.

Nomenklatura na nadchodzący rok utworzonej w ostatnim kwartale bieżącego okresu. Harmonizacja jest przeprowadzane co najmniej 1 raz w ciągu 5 lat. W przypadku zmiany struktury i funkcji przedsiębiorstwa, nową nomenklaturę.

Procedura sporządzania Sprawy

Formacja zwana grupowanie wykonywane aktów zgodnie z nomenklaturą. Archival organizacja zarządzania rekordami obejmuje usystematyzowanie informacji zgodnie z nazwą folderu. Niedozwolony zgrupowanie dwóch egzemplarzach i przeciągów. Wyjątek stanowią pojazdy o dużej wartości. nie muszą być umieszczone w folderze papierowym zostać zwrócone.

Utrzymanie archiwalnym ewidencji przeprowadza się w sposób scentralizowany świadczenie usług informatycznych do transportu materiałów, a przy zdecentralizowanym – zarówno jednostek strukturalnych, a powyższym podziałem. Grupowanie odbywa się pod bezpośrednim nadzorem osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo nośników. W razie potrzeby mogą być zaangażowani pracownicy Archiwum Państwowego.

Kluczowe wymagania

zarządzanie archiwalne zapisy są prowadzone zgodnie z wymogami przepisów. W kształtowaniu foldery z nośników informacji muszą spełniać następujące wymagania:

  1. Materiały do tymczasowego i stałego składowania są zgrupowane osobno.
  2. Folder jest zawarte w jednym egzemplarzu każdego z papieru.
  3. Folder powinien znajdować się materiały do jednego roku kalendarzowego. Tego rozporządzenia, jednak istnieją wyjątki. Należą do nich:
  • akta personalne, które są utworzone przez cały okres trwania danego pracownika;
  • Materiały i struktury wybranych komisji stałych z nimi, grupy zastępca regimented w okresie zwołaniu;
  • Papierowe instytucje edukacyjne, realizowane i zgrupowane w roku szkolnym;
  • Materiały teatralne, charakteryzujące działalność w sezonie;
  • historie, i tak dalej.

Folder musi być mniejsza niż 250 arkuszy o grubości o nie więcej niż 4 cm.

Grupowanie aktów administracyjnych

Archiwizacja Zarządzanie rekordy wymaga systematyzacji różnych typów nośników informacji. Są w tym atrybucie i aktów administracyjnych. Są one pogrupowane w zależności od rodzaju i chronologii wniosków:

  1. Postanowienia statutów zatwierdzonych przez aktów prawnych, działają jako załączników. Są one zgrupowane razem. Jeżeli przepisy, przepisy, statuty zostały zatwierdzone jako odrębnych ustaw, usystematyzować je w indywidualnych przypadkach.
  2. Rozkazy i decyzje wyższych struktur do ich realizacji są pogrupowane według obszarów przedsiębiorstwa.
  3. Zamówienia w odniesieniu do personelu, usystematyzowane według okresu przechowywania. Z dużą ilością materiałów informacyjnych celowe działa na różnych stronach firmy, grupy osobno.
  4. Zamówienia w kluczowych obszarach działalności są usystematyzowane oddzielnie od działań na pracowników. Na przykład, kolejność archiwalnego zarządzania rekordami jest w tym samym folderze, a mianowanie szefa dywizji odpowiedzialnej – do drugiego.
  5. Zatwierdzone limity, raporty, szacunków i odliczane listy, plany i tak dalej. zgrupowane osobno od nich projektów.
  6. Lokalizacja dokumentów z akt osobowych odbywa się w kolejności ich otrzymania.
  7. Pracownicy twarzy rachunki płacowe usystematyzowane w oddzielnych folderach. Są one ułożone w kolejności alfabetycznej.
  8. Skargi, propozycje, skargi obywateli dotyczące działalności firmy, zapisy ich rozpatrzenia i realizacji są zgrupowane oddzielnie od skarg osób na sprawach osobistych.
  9. Systematyka korespondencji odbywa się zwykle w okresie kalendarzowego, w porządku chronologicznym. W tym przypadku, odpowiedzi są umieszczane po pytaniach. W przypadku odnowienia korespondencji na dany temat, który rozpoczął się w ubiegłym roku, dokumenty zawarte w folderze bieżącego okresu. W tym wypadku wskazuje indeks poprzedniego roku.

Dokonywanie nośników informacji przyjęte na przechowanie

Archiwizacja Zarządzanie rekordy zapewnia szereg wymagań dla jednostek strukturalnych, pracy z dokumentów papierowych. Nośniki dzięki czemu może być częściowe lub całkowite. To zależy od czasu przechowywania. Pełna rejestracja odbywa się w odniesieniu do dokumentów tymczasowych (ponad 10 lat), stałej zawartości, jak również akty dotyczące personelu. Polega ona na:

  1. Twarda katalogu / spoiwo.
  2. Numeracja arkuszy.
  3. Sporządzenie page-świadka.
  4. Tworzenie zapasów wewnętrznej, jeśli jest to konieczne.
  5. Dokonywanie korekt szczegółów na stronie tytułowej. Mogą one dotknąć nazwę przedsiębiorstwa, numer rejestracyjny foldery, skrajne daty, i tak dalej.

Materiały do tymczasowego magazynowania, łącznie na okres krótszy niż 10 lat, sporządzony w części. Tak, aby nie dopuścić do przeprowadzenia systematyzację papierów wartościowych w folderze, nie list numerowanych, nie bądź etykiety Assurance.

niuanse

Archiwizacja Zarządzanie rekordy – działalność, w której specjaliści zapewniają nie tylko nośników informacji bezpieczeństwa, ale również możliwość pracy z nimi w razie potrzeby. W tym celu, akty stanowiące folder, złożone przez czterech nakłucie w kartonowej okładki. Są one również mogą wiązać rozważa możliwość czytania tekstów, uchwały, termin wiz we wszystkich gazetach.

W ramach przygotowania do grupowania wszystkich metalowych elementów złącznych są usuwane. Materiały przeznaczone do stałego przechowywania i składający się szczególnie cenne lub niesformatowany aktów zawarte są w folderach zamkniętych trójzaworowego ze strunami lub w specjalnych pudełkach.

Gdy obecny w nieodebrane dokumenty o charakterze osobistym (książki pracy, pocztówki, wojskowe, itp.) Są umieszczone w oddzielnej kopercie i złożył go do reszty materiałów. Pod koniec folderze musi być obecny pusty arkusz świadkiem. Na początku folderze przyszyto formularz inwentaryzacji wewnętrznego. W celu zapewnienia bezpieczeństwa, a porządek rozmieszczenia każdego arkusza papieru cyframi arabskimi. Zasada ta nie ma zastosowania do strony i formy Świadek zapasów. Numer jest umieścić w ołówkiem w prawym górnym rogu.

Arkusz świadek

Wykonany jest zgodnie z zamówieniem. Zawiera słowa i liczby:

  1. Ilość arkuszy z numeracją.
  2. Liczba stron zapasów wewnętrznego.

Arkusz świadkiem przewiduje również numeracja specyfikę. W szczególności, w celu ustalenia, czy istnieją literami indeksów, brakujące kody, numery stron z fotografiami klejone, dużych stron formatu i tak dalej. Ponadto, na arkuszu oznaczać obecność drukowania broszur w folderze, jeśli nie zostały one zaznaczone w głównym numeracji. Arkusz świadkiem gły kompilatora. Kolejne zmiany w statusie i składu folderów powinny być oznakowane w nim w odniesieniu do stosownych aktów. Nie wolno wprowadzać arkuszy świadkiem na stronie tytułowej folderu lub obrotu netto ostatniej stronie dokumentu w nim.

inwentaryzacja wewnętrzny

Jest on utworzony na przechowywanie informacji i rozliczanie czasu materialnej (ponad 10 lat) i ciągłej treści. inwentaryzacja wewnętrzna jak skompilowany dla firm utworzonych przez odmian dokumentów, tytuły, których zawartość nie zostały ujawnione. Formularz powinien przedstawić dane o numery seryjne ataków w folderze indeksów, tytuły, daty i numery stron.

Inwentaryzacji wewnętrznego dołączone podsumowanie rekord. Stwierdzono, cyframi i słownie liczby dokumentów zawartych w niej, jak również liczbę arkuszy tworzących go. Popiera wewnętrzny kompilatora zasobów. Jeśli folder jest związany lub zszywane bez formy, skompilowany lista jest przymocowany do wewnętrznej strony przedniej pokrywy.

Zmiany w składzie materiałów powinny być odzwierciedlone w folderze „Notatki”. W szczególności odnosi się to do usuwania, wymiany kopii papierowych, w tym dodatkowych dokumentów w folderze. Jednocześnie odłożyć odniesienia do odpowiednich ustaw. W razie potrzeby mogą być tworzone przez nowego wpisu do karty podsumowujące inwentaryzację wewnętrznego, jak również napis folderu świadkami.